Електронна трудова: офіційний старт

З 10 червня цього року в Україні почав діяти Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», який Верховна Рада України ухвалила ще 5 лютого. Уже майже півроку цей документ на устах усього українського суспільства: і працівники, і роботодавці прагнуть розібратися в тонкощах цього законодавчого акту і хочуть знати, як відбуватиметься втілення нових прогресивних технологій в життя. Розібратися в цьому нам допоміг Голова правління Пенсійного фонду України Євгеній Капінус. 

Що зміниться для кожного українця?

Із 10 червня 2021 року розпочинається офіційний старт роботи з електронними трудовими книжками. До цього часу робота з цим сервісом також велася – у тестовому режимі, за бажанням ентузіастів, яких зацікавив проект і яким хотілося подивитися і спробувати, що це таке і як воно працює. На сьогодні в електронній формі вже подано понад 650 тис сканованих документів про трудову діяльність. Але з 10 червня – це вже не бажання, а обов’язок. Тепер роботодавці мають надавати відомості, що містяться в паперових трудових книжках про трудову діяльність своїх працівників, для внесення їх до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Зауважу, що це можуть робити не тільки роботодавці, а й безпосередньо громадяни, які мають на руках трудову книжку та кваліфікований електронний підпис.

Інакше кажучи, 10 червня — це активізація процесу оцифрування трудових книжок усіх працюючих українців. Ми робимо перший крок на шляху удосконалення системи обліку трудової діяльності українських працівників. Але хочу наголосити: це процес поступовий.

Закон передбачає, що відсутні відомості про трудову діяльність працівників включаються Пенсійним фондом України до Реєстру застрахованих осіб з паперових трудових книжок протягом п’яти років.

У чому особливості цього п’ятирічного періоду? І яка доля чекає в подальшому на паперові трудові книжки?

Держава встановила п’ятирічний перехідний період для того, аби занести до Реєстру застрахованих осіб відомості з паперових трудових книжок. Наша мета – за цей час, за ці п’ять років, перенести в Реєстр усі дані з паперових трудових книжок про трудову діяльність кожного застрахованого громадянина. Проте, відповідно до Закону за бажанням працівника паперова трудова книжка може вестисяі після закінчення п’ятирічного терміну.

Яка інформація буде міститися в електронній трудовій книжці? Чи буде вона відрізнятися від паперової?

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки, тому в електронній трудовій книжці буде відображатись уся наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Тобто, все як і в паперовій трудовій книжці.

Інформацію з паперової трудової в електронному вигляді можуть надати як роботодавці, так і фізичні особи?

Усе правильно. Я уже про це говорив, але хочу наголосити ще раз: відомості про трудову діяльність може подавати до Реєстру застрахованих осіб як застрахована особа, так і  роботодавець, через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Насправді процес доволі простий: для цього потрібно увійти до особистого кабінету на вебпорталі Фонду за допомогою КЕП (ред. – кваліфікований електронний підпис). Якщо дані вносить роботодавець, то за допомогою КЕП роботодавця. Потім заповнити анкету та прикріпити скановані копії паперової трудової книжки. Роботодавець також повинен обов’язково надати скановану копію згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних.

А яким чином скановані дані переводяться у цифровий формат і хто це робить: сама людина, роботодавець або працівники Фонду?

Пенсійним фондом України вже успішно використовується технологія переведення сканованих даних у цифровий формат. Після заповнення роботодавцем або громадянином анкети та прикріплення скан-копій спеціалісти територіальних органів Фонду переводять їх у цифровий формат. Крім того, спеціалісти Фонду здійснюють звірку записів трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру застрахованих осіб. У підсумку формується кінцевий варіант електронної трудової книжки. Коли трудова книжка успішно оцифрована, то дані про періоди роботи і наявний страховий стаж можливо переглянути в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Фонду.

А як бути, наприклад, з документами про освіту, про народження дітей жінкам, а чоловікам – про службу в армії?

Ці документи також скануються і вносяться до електронної трудової книжки, адже вони впливають на обрахунок стажу, а відповідно мають бути зафіксовані в Реєстрі застрахованих осіб.

І що далі? Куди тоді подіти, по суті, уже не потрібний паперовий документ?

Після оцифрування оригінал паперової трудової передається на зберігання працівнику. Якщо людина виявить бажання, то паперову трудову і надалі, на її вимогу, роботодавець буде зобов’язаний вести паралельно із електронним варіантом трудової, вносити туди записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення тощо.

Де і як можна подивитися свою електронну трудову книжку?

Переглянути наявну інформацію про себе, зокрема, про свій трудовий чи страховий стаж можна на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (pfu.gov.ua) в своєму особистому кабінеті. Якщо в людини виникають будь – які питання, тут же, на порталі, можна подати звернення. Крім того, аби з’ясувати додаткові питання, можна звернутись до найближчого сервісного центру або зателефонувати на «гарячу» телефонну лінію Пенсійного фонду України за номерами: 0 800 503 753, 044 281 08 70, 044 281 08 71.

Хотілося б згадати й ще про один ресурс: Пенсійний фонд України розробив мобільний додаток «Пенсійний фонд».  Він забезпечує доступ до електронних сервісів Фонду з мобільних пристроїв та робить спілкування з Фондом максимально зручним та ефективним.

Чи впливає наявність електронної трудової книжки на процедуру виходу на пенсію?

Безперечно, запровадження цього документу полегшить життя майбутнім пенсіонерам: електронна трудова книжка дасть можливість, при досягненні людиною пенсійного віку призначати їй пенсію автоматично, позбавить необхідності особисто відвідувати органи Пенсійного фонду України.

А як бути, якщо людина планує вийти на пенсію пізніше?

За людиною завжди зберігається право вибору. Якщо вона вирішить вийти на пенсію з більш пізнього віку і таким чином підвищити розмір пенсії, то має про це повідомити до досягнення пенсійного віку. І зробити це можна через той же вебпортал електронних послуг.

Якщо людина повідомила про свій вибір продовжувати працювати, або якщо паперова трудова книжка не надавалась для оцифрування і протягом трьох місяців з дня досягнення пенсійного віку її також не надано (а про необхідність подати трудову книжку ми зобов’язані інформувати людину), то згідно закону вважається, що вона виявила бажання вийти на пенсію пізніше.

Якщо ж людина не повідомила про свій вибір щодо часу призначення пенсії і в Реєстрі застрахованих осіб наявна інформація про страховий стаж, то пенсія призначається автоматично з наступного дня за днем досягнення пенсійного віку.

У будь-якому разі, як я вже казав, людина може звертатися до органів Фонду і, я певен, вона отримає усі необхідні відповіді і питання обов’язково вирішаться на її користь.

Наскільки будуть захищені дані, які міститимуться в електронній трудовій книжці? Чи не зможуть ними скористатися шахраї?

Дані, які акумулюються в Реєстрі застрахованих осіб, перебувають під надійним захистом системи кіберзахисту. Вся інформація про працівника та набутий ним стаж роботи, освіту, кваліфікацію, відомості про реєстраційний номер облікової картки платника податків, дату народження, надається тільки особі, якої такі відомості стосуються, або іншим особам виключно за згодою працівника, наданою через електронний кабінет застрахованої особи на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Які переваги дає людині електронна трудова книжка?

Основна перевага, як я вже казав, — це автоматичне призначення пенсії та зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу, спрощення доступу до інформації про набутий стаж, зменшення негативних наслідків втрати паперових документів, їх фізичного пошкодження.

І плюси можна знаходити і знаходити ще. Це справді – крок на шляху прогресу, адже, без сумніву, за електронними технологіями – майбутнє.

ПФУ