Як відобразити лікарняні у звіті з ЄСВ

Якщо працівник надав лікарняний листок, то при заповненні звіту з ЄСВ треба відобразити нараховані виплати за лікарняним.

Особливості відображення

Відображають виплати за лікарняними листками у тому місяці, в якому лікарняний пред’явлено роботодавцю і за ним проведено нарахування.

Може скластися так, що лікарняний від працівника ви одержали вже після подання звіту з ЄСВ. Адже допомогу з тимчасової втрати працездатності виплачують, якщо працівник надав лікарняний листок не пізніше 12 календарних місяців від дня його закриття після (ч. 5 ст. 32 ЗУ «Про соцстрахування»):

• відновлення працездатності;

• встановлення інвалідності;

• закінчення відпустки по вагітності та пологах.

Крім того, працівник міг занедужати під час відпустки та принести лікарняний після виходу на роботу.

Порядок відображення

Лікарняні виплати, нараховані працівнику, відображають у таблицях 1 і 6 звіту Д4 (додаток 4 до Порядку № 435).

У таблиці 1 «Нарахування єдиного внеску» окремо вказуються:

• сума нарахованих лікарняних за перші п’ять днів тимчасової непрацездатності (рядок 1.3);

• допомога по тимчасовій непрацездатності за рахунок фондів соцстрахування (рядок 1.4);

• сума, на яку нараховується ЄСВ, тобто база нарахування за лікарняними, не виокремлюється і зазначається загальною сумою разом із зарплатою та іншими доходами, з урахуванням граничного розміру доходу, на який роботодавець нараховує ЄСВ (рядок 2.1).

Нарахований ЄСВ також відображають загальною сумою в рядку 3.1.

У таблиці 6 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам» відображають лікарняні, виплачені у звітному місяці, за кожним працівником, якому проводили нарахування, і за кожен місяць окремо.

Допускається в таблиці 6 робити кілька записів за особою. Тому якщо в одному звітному місяці працівнику нарахували і зарплату, і лікарняні, на нього заповнюють два рядки.

Якщо працівнику нарахували виплати за дні тимчасової непрацездатності, то в графі 9 для них передбачено окремий код категорії застрахованого особи:

• «29» — сума допомоги з тимчасової непрацездатності у всіх роботодавців (нараховують 22%);

• «36» — сума допомоги з тимчасової непрацездатності для працюючих інвалідів у роботодавців-юросіб (нараховують 8,41%).

Вказуються такі нарахування в окремих рядках із розбивкою по місяцях, на які припадає нарахування.

Реквізит 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» заповнюють обов’язково. Якщо працівник приніс лікарняний після подання звіту, вказати треба саме ті місяці, за які лікарняні нараховано.

Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності зазначають у реквізиті 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності», також окремо за кожен місяць, який припадає на дні тимчасової непрацездатності.

У поле реквізиту 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» вносять фактичну суму нарахованого доходу за кожним співробітником за звітний місяць, окремо в розрізі видів доходу залежно від категорії застрахованої особи:

• сума нарахованої зарплати;

• оплата за цивільно-правовим договором;

• сума лікарняних.

Виправлення у звіті

Якщо у звіті з ЄСВ треба відобразити суми перерахунку зарплати (доходу) працівника, пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю чи відображенням лікарняних, нарахованих у попередніх періодах, то допускається вносити від’ємні значення.