Подання документів засобами електронного зв’язку в електронній формі здійснюється платниками згідно з Законами України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», Податковим кодексом України, Порядком обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 03.08.2017 за № 959/30827 на підставі Договору про визнання електронних документів, що визначає взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу.
Відповідно до п.3 розд. ІІ Порядку, платник створює електронні документи у строки і відповідно до порядку, визначених законодавством для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді, із зазначенням всіх обов’язкових реквізитів та з використанням ЕЦП, керуючись Договором (крім фізичних осіб, які не є самозайнятими особами).
Після накладання ЕЦП платник здійснює шифрування електронного документа з дотриманням вимог до форматів криптографічних повідомлень, затверджених в установленому законодавством порядку, та надсилає його у форматі (стандарті) засобами телекомунікаційного зв’язку до адресата протягом операційного дня. Операційний день – це частина дня, протягом якої за наявності технічної можливості здійснюється електронний документообіг, так визначає п.2 розд. І Порядку.
Електронний документообіг – сукупність процесів створення, подання, приймання, ідентифікації, оброблення, зберігання, використання електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та (у разі необхідності) з підтвердженням факту одержання таких документів – п. 2 розд. І Порядку. ДФС забезпечує приймання електронних документів, створених у затвердженому форматі та підписаних за допомогою надійних засобів електронного цифрового підпису, без огляду на те, за допомогою якого саме програмного продукту було створено такий звіт.
Пунктом 42 прим.1.6 ст. 42 прим. 1 Податкового кодексу України передбачено, що електронний кабінет працює постійно, 24 години на дату кожного календарного дня, крім часу, необхідного для його технічного обслуговування. Проведення технічного обслуговування електронного кабінету у день, на який припадає граничний строк подання податкових декларацій, та з 8 до 20 години будь-якого іншого календарного дня забороняється. Технічне обслуговування електронного кабінету проводиться у порядку, що визначається методологом електронного кабінету.
