Опенспейс (открытое общее рабочее пространство) — предмет многочисленных споров. Многие считают, что в опенспейсе невозможно сосредоточиться, другие отмечают, что такое пространство повышает сплочённость команды.
ЦП выбрал несколько полезных советов, как обустроить опенспейс таким образом, чтобы каждому сотруднику было комфортно в нём работать.
Главные аргументы противников открытого рабочего пространства — шум, невозможность сосредоточиться и потеря концентрации. Однако выделить каждому сотруднику по отдельному кабинету, по мнению автора Fast Company, — не лучший вариант.
Почему опенспейс лучше отдельных кабинетов
1. Интровертам может быть проще обратиться к коллеге, сидящему за соседним столом, чем заставить себя постучаться в дверь чужого офиса
Обратиться к кому-то, с кем работаешь в одном офисе и кого видишь каждый день, может быть намного проще, чем обратиться к сотруднику, у которого есть собственный кабинет.
Это, по мнению автора Fast Company, работает даже с начальством — если руководитель каждый день работает в одном и том же пространстве со своими подчинёнными, они перестают относиться к нему с опаской, и становятся более расположены задавать вопросы, которые их интересуют.
Этот пункт в чём-то повторяет первый. По мнению редактора Fast Company, сотрудникам проще общаться с людьми, с которыми они вместе работают в одном помещении. Им становится психологически комфортнее выступать перед коллегами, они охотнее высказываются на совещаниях и «мозговых штурмах», и продуктивность команды в целом повышается.
Как отмечает издание The Daily MBA, содержать открытое пространство для компаний дешевле, чем множество отдельных кабинетов. В открытом офисе сотрудников можно разместить плотнее, и это снижает затраты на аренду здания.
В опенпейсе, по мнению консультанта по дизайну Джона Ферригана, который работал со многими компаниями Кремниевой долины, должно быть место, удовлетворяющее потребностям каждого — открытые большие столы для тех, кому важно общение с коллегами, полуизолированное пространства для тех, кому нужна тишина, чтобы сосредоточиться.
С ним согласен и менеджер по коммуникациям инвестиционного стартапа Betterment Джо Цимер:
Не нужно думать, что опенспейс — это большая яма, в которой рядами стоят столы и сидит множество сотрудников, при том как можно плотнее друг к другу.
В Betterment любой сотрудник может работать на своём фиксированном рабочем месте в опенспейсе, а при желании может обосноваться в более тихой комнате-библиотеке, предназначенной специально для тех, кому нужно избавиться от шума — в ней запрещено вести переговоры или просто громко разговаривать.
Кроме того, в библиотеке запрещено использовать телефоны или включать музыку.
Библиотека есть и в офисе стартапа Three Rings:
А исполнительный директор компании по обустройству рабочего интерьера Martela Елена Аралова рекомендует уcтановить в помещении несколько офисных телефонных будок. Они оборудованы вентиляцией, кондиционированием, освещением и так далее — в таких будках можно не только проводить переговоры по телефону или Skype, но и расположиться с ноутбуком и поработать в тишине.
Очень часто, отмечает Ферриган, клиенты офисных дизайнеров сами не понимают, что им нужно. Они хотят, чтобы было «как у Google», а каково в таком помещении будет работать коллегам, не интересуются. В таком случае проектировщику важно уметь набраться смелости и объяснить заказчику, что он не прав.
На этапе оформления нового офиса руководству важно задать себе несколько вопросов: «Каковы наши цели?», «Как открытое рабочее пространство поможет нам достичь их?».
Более тесное сотрудничество между коллегами, считает издание Fast Company — это действительно благородная цель, но понимание того, кому именно нужно, а кому не нужно взаимодействовать с другими работниками, поможет построить более продуманное и комфортное для сотрудников пространство.
Сотрудники не будут тратить своё время на то, чтобы дойти до телефонной будки, если она расположена на другом конце офиса, отмечает дизайнер Джон Ферриган. Они отойдут недалеко от коллег или же будут разговаривать по телефону прямо на рабочем месте, создавая ненужный шум и раздражая других работников.
Как отмечает редактор Fast Company, перегородки между столами, которые закрывают лицо одного сотрудника от глаз другого, создают ложное ощущение, что другим коллегам не слышно, как один из членов команды говорит по телефону или слушает музыку.
Fast Company советует использовать «Эффект библиотеки» — убрать перегородки между сотрудниками, чтобы каждый видел, что другие занимаются своими делами — тогда и у тех, кто собрался поговорить по телефону, не возникнет желания делать это в открытом пространстве.
По словам редакции, подобную методику испробовали в нескольких офисах, и она дала результаты — в помещениях стало тише.
Различные пространства в одном опенспейсе хорошо делают своё дело ровно до тех пор, пока каждый сотрудник знает, для чего предназначена каждая зона, считает редакция Fast Company.
Руководству следует оговорить с командой конкретные правила использования каждого помещения — где-то стоит запретить говорить по телефону, слушать музыку или общаться с другими коллегами, какие-то места, наоборот, могут быть предназначены для коллективных «мозговых штурмов».
Кроме того, стоит объяснить сотрудникам, что им не нужно стесняться подать другим сигнал о том, что их лучше не трогать. Простое сообщение в общем чате поможет избежать отвлекающих вопросов — а это то, что беспокоит сотрудников открытых пространств.
Простейший условный сигнал, что человек не хочет отвлекаться от работы — наушники. Есть и более изощрённые устройства: например, USB-индикатор занятости Luxafor, который загорается красным, если сотрудник занят чем-то по работе, и зелёным — если он готов обсудить возникающие вопросы.
Индикатор можно выставлять самостоятельно, а можно включить автоматический режим — тогда он будет загораться красным, если у работника открыта, например, среда разработки, и зелёным — если он занимается интернет-сёрфингом.
Как показало исследование, проведённое в ряде компаний, сотрудники которых работают в открытых пространствах, природа влияет на способность человека к принятию решений. Сотрудник, который наблюдает природные виды, в среднем реагирует на вопросы быстрее и делает меньше ошибок.
Если сделать так, чтобы каждый сотрудник видел за окном природные ландшафты, нет возможности, стоит хотя бы установить в офисе больше горшков с растениями. В канзасском агентстве Barkley руководство наняло специалистов, которые превратили крышу здания в цветочный луг. Туда может подняться любой сотрудник.
В тель-авивском офисе Google есть собственный апельсиновый сад в одной из зон отдыха.
На крыше нового офиса Facebook расположен настоящий парк, в котором более 400 деревьев.
Нахождение в опенспейсе вместе с остальными сотрудниками поможет руководителю лучше понять и проконтролировать, чем команда занимается весь день, а также самостоятельно выявить проблемы в организации рабочего процесса.
По мнению редактора Fast Company, руководству вовсе необязательно покидать свои кабинеты навсегда — важно только проводить с подчинёнными достаточное количество времени для того, чтобы почувствовать себя частью команды, понять, какие у неё слабые и сильные места. Можно, например, полдня работать в кабинете, и ещё полдня — в опенспейсе. Это тоже принесёт свои плоды, уверена редакция издания.
Если сама идея кажется руководителю абсурдной, можно попробовать на первое время поменяться столами с кем-то из сотрудников. Это поможет понять, насколько начальника не устраивает такая форма работы.
Путём проб и ошибок каждая компания приходит к тому, как именно должно быть организовано её рабочее пространство.
В инвестиционном стартапе Betterment, например, за каждым столом сидит два человека — не больше и не меньше. Как выяснила команда, это оптимальное число: вид работающего напарника не позволяет работнику расслабляться, а если за столом сидит уже три человека, у них резко снижается продуктивность.
