Если в течение отчетного периода работнику предоставляется оплачиваемый отпуск, такой факт выплаты дохода фиксируется в отчетности. Порядок отражения предоставленных отпусков в отчетности зависит от вида отпуска
Начисление дохода, в частности заработной платы работникам за время отпуска, и начисленных сумм единого взноса, НДФЛ и военного сбора следует отражать в отчетности. А именно: в отчете по суммам начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (внимание: с 1 июня 2015 года отчеты за отчетный период «май 2015 года» подаются по новой форме согласно приказу Минфина от 14.04.2015 г. №435(далее — Порядок №435 (1)) по форме приложения 4) и в налоговом расчете сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного из них налога — форма №1ДФ (утвержден приказом Минфина от 13.01.2015 г. №4).
В соответствии со ст. 115 КЗоТ и ст. 21 Закона об отпусках, заработная плата работникам за время отпуска (далее — отпускные) выплачивается не позже чем за три дня до его начала. Напомним, что порядок расчета средней зарплаты для выплаты отпускных за время ежегодного отпуска, дополнительных отпусков по учебе, творческого отпуска, отпуска в связи с усыновлением ребенка, отпуска для подготовки и участия в соревнованиях, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А 1-й группы, и компенсации в случае увольнения за неиспользованные отпуска, установлены Порядком №100. В случае отпуска по беременности и родам средняя заработная плата для расчета выплат исчисляется в соответствии с Постановлением №1266.
Ежегодный отпуск
Довольно часто возникают ситуации, когда ежегодный отпуск приходится на текущий месяц и переходит на следующий. На практике это называется «переходные отпуска». В этом случае отпускные выплачиваются за текущий месяц и за следующий, перед началом отпуска. При этом из сумм таких отпускных, выплаченных заранее и даже за два календарных месяца, уплачиваются ЕСВ, НДФЛ и военный сбор. Как отразить это в отчетности?
По поводу начисления ЕСВ следует помнить, что в соответствии с ч. 3 ст. 7 Закона о ЕСВ единый взнос начисляется в пределах максимальной величины базы начисления единого взноса (2). Внимание: максимальная величина при начислении единого взноса на оплату ежегодного отпуска, период которого больше одного месяца, применяется отдельно за каждый месяц (пп. 2 п. 4.3 Инструкции №455). В приложении 4 переходные отпускные в разрезе каждого застрахованного лица отражаются только в таблице 6 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам» следующим образом.
—1—
Согласно разъяснению ГФСУ отчетность за апрель 2015 г. подается по старой форме, утвержденной приказом Миндоходов от 09.09.2013 г. №454.
—2—
Согласно п. 4 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ, это максимальная сумма дохода застрахованного лица, которая равна семнадцати размерам прожиточного минимума для трудоспособных лиц; т. к. на сегодня это 1218 грн, то максимальная сумма, на которую начисляется единый взнос до 30.11.2015 г., — 20706 грн.
Если отпускные начислялись за текущие и будущие месяцы, то на одно застрахованное лицо допускается несколько записей в таблице 6 приложения 4. При наличии нескольких строк по одному застрахованному лицу количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в течение отчетного месяца указывается только в одной строке, а именно в той, в которой проставляются данные о суммах заработной платы, при их наличии (п. 9 раздела IV Порядка №435):
— суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносятся в графу «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце, с кодом типа начислений 10;
— суммы, приходящиеся на дни отпуска следующих месяцев, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в отдельных строках по первой строке с кодом типа начислений 10.
По поводу НДФЛ и военного сбора при выплате переходных отпускных отметим следующее. Абзацем 3 пп. 169.4.1 НКУ установлено: если плательщик налога получает доходы в виде заработной платы за период ее сохранения согласно законодательству, в т. ч. за время отпуска, то для целей их налогообложения такие доходы (их часть) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления. Это значит, в частности, что для целей применения ставок 15% или 20% НДФЛ в текущем месяце сумма начисленных доходов (в т. ч. отпускных) в определенном месяце делится на доходы текущего месяца и доходы в следующем месяце (месяцев). С военным сбором этого делать не нужно, ведь ставка 1,5% применяется к любой сумме начисленного налогооблагаемого дохода в текущем месяце, независимо от того, за какой месяц этот доход начислен.
Таким образом, отпускные за апрель 2015 г., начисленные и выплаченные в марте 2015 г., следует отражать в форме №ДФ за I квартал 2015 г. (это касается как первого, так и второго разделов этого отчета, т. е. и НДФЛ, и военного сбора).
Отпуск по беременности и родам
Напомним, что единый взнос начисляется на сумму пособия по беременности и родам и удерживается из него по тем же ставкам, что и из больничных. В соответствии с ч. 6 и 12 ст. 8 Закона о ЕСВ, предприятия, выплачивающие пособие по беременности и родам, начисляют единый взнос в размере 33,2% (3) суммы пособия по беременности и родам и удерживают единый взнос в размере 2% таких сумм. Максимальная величина при начислении единого взноса на суммы пособия по беременности и родам, период которых больше одного месяца, применяется отдельно за каждый месяц. Начисляется единый взнос в этом случае за каждый месяц отдельно, в соответствии с п. 4.3 Инструкции №455. Уплачивается единый взнос за лиц, находящихся в отпуске по беременности и родам и получающих пособие, из всей суммы начисленного пособия в месяце, в котором были проведены начисления.
—3—
Для предприятий, учреждений и организаций, в которых работают инвалиды, ставка 8,41%; для предприятий и организаций всеукраинских общественных организаций инвалидов, обществ УТОГ и УТОС, в которых число инвалидов составляет не менее 50% общей численности работающих, и при условии что ФОТ таких инвалидов составляет не менее 25% суммы расходов на оплату труда, ставка 5,3%; для предприятий и организаций общественных организаций инвалидов, в которых число инвалидов составляет не менее 50% общей численности работающих, и при условии что ФОТ таких инвалидов составляет не менее 25% суммы расходов на оплату труда, ставка 5,5%.
Если лицу предоставлен отпуск по беременности и родам, страхователь подает таблицы 5, 6, 7 приложения 4 к Порядку №435.
В таблице 5 «Відомості про трудові відносини осіб» приложения 4 к Порядку №435, кроме других данных о работнице:
— в реквизите 7 указывается категория лица, которому предоставлен отпуск по беременности и родам с обозначением 5;
— в реквизите 11 — период социального отпуска: дата начала и дата окончания.
В целом в таблице 6 отражаются сведения о фактически начисленных выплатах работникам и удержании ЕСВ из таких выплат.
Графа «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» таблицы 6 по каждому отдельному застрахованному лицу формируется с учетом очередности отражения выплат этому лицу в одном отчетном периоде:
— сумма начисленной заработной платы по видам выплат;
— сумма пособия по беременности и родам.
В случае предоставления отпуска по беременности и родам заполнение таблицы 6 отличается некоторыми особенностями:
— в реквизите 9 проставляется код, в частности: 42 — лица, находящиеся в отпуске по беременности и родам и получающие пособие по беременности и родам (или на предприятиях, где работают инвалиды, — 43, 44, 45);
— реквизит 11 заполняется с распределением по месяцам. Обязательно должны быть указаны месяц и год, за который проведено начисление;
— реквизит 15 «Кількість днів перебування у трудових/ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця» — только в том случае, если для такого застрахованного лица не начислялась заработная плата, соответственно нет других строк;
— в реквизите 16 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» указывается количество дней нахождения в отпуске по беременности и родам.
В случае если лицо, которому предоставлен отпуск по беременности и родам, работает на рабочем месте, работа на котором засчитывается в специальный стаж, заполняется таблица 7 приложения 4 к Порядку №435.
Суммы пособия по беременности и родам согласно пп. 165.1.1 НКУ не облагаются НДФЛ, соответственно, в форме №1ДФ не отражаются. Аналогично такая сумма, согласно п. 1.7 п. 16-1 подраздела 10 раздела ХХ НКУ, не облагается военным сбором.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
Согласно норме ст. 24 Закона об отпусках, в случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все не использованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А 1-й группы. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается налогом по общим правилам налогообложения заработной платы. Ведь суммы денежных компенсаций в случае неиспользованности ежегодных (основного и дополнительных) отпусков в соответствии с пп. 2.2.12 Инструкции №5 относятся к фонду дополнительной заработной платы.
В этом случае вся сумма, выплачиваемая работнику, считается доходом того месяца, в котором выплачивается. Сумму компенсации за неиспользованные дни ежегодного отпуска в соответствии с п. 9 Порядка №435 следует отразить в таблице 6 приложения 4 (в таблице 5 при этом показывается информация только об окончании трудовых отношений, о неиспользованном отпуске данные в ней не отражаются). Такие сведения формируются с учетом кодов категорий застрахованных лиц, определенных в приложении 2 к Порядку №435, например по наемному работнику на общих основаниях код категории застрахованного лица будет 1. При этом сумма компенсации отражается вместе с суммой другой начисленной зарплаты, которая начисляется при увольнении работника.
Что касается начисления НДФЛ и военного сбора, то компенсация облагается налогом по общим правилам налогообложения заработной платы. Соответственно, такая сумма прибавляется к другим доходам, которые выплачиваются при увольнении, с учетом п. 164.6 (в части определения базы для НДФЛ) и п. 167.1 НКУ (в части применения соответствующей ставки НДФЛ).
В разделе І отчета по форме №1ДФ такие суммы отражаются вместе с другими начисленными и выплаченными доходами при увольнении с признаком дохода 101 (при этом в графе 7 «Дата звільнення з роботи» проставляется дата увольнения физического лица с работы). В разделе ІІ в строке «Військовий збір» фиксируются общая (по предприятию) сумма начисленного дохода, общая сумма выплаченного дохода, общая сумма начисленного и перечисленного в бюджет военного сбора.
Елена ВОДОПЬЯНОВА, «Дебет-Кредит»
