На багатьох підприємствах щороку кадровики стикаються з ситуацією, коли хтось із працівників не був у відпустці або використав лише її частину. Як можна вчиняти з відпустками за минулі роки та оплачувати в разі їх використання?
Відповідно до ст. 74 КЗпП України та ст. 2 Закону України «Про відпустки» № 504/96-ВР кожний громадянин України, який працює на підприємстві, в установі, організації (далі ― підприємство) будь-якої форми власності, виду діяльності та галузевої належності або у фізичної особи, має право на щорічну відпустку. Іноземні громадяни та особи без громадянства, які працюють в Україні, також мають таке право нарівні з громадянами України.
Це право забезпечується гарантованим наданням відпустки певної тривалості, збереженням на період відпустки робочого місця (посади) і заробітної плати (допомоги), забороною заміни відпустки грошовою компенсацією, крім випадків, передбачених ст. 24 Закону № 504.
У ч. 5 ст. 11 Закону № 504 містяться вимоги щодо ненадання працівникам щорічних відпусток, зокрема, забороняється:
- ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд;
- ненадання щорічної відпустки протягом робочого року особам до вісімнадцяти років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці чи з особливим характером праці.
Отже, відповідальність в разі невиконання цих норм законодавства буде нести саме роботодавець.
Ненадання працівнику щорічних відпусток є порушенням законодавства про працю, за що передбачена:
- фінансова відповідальність – накладається на роботодавця (підприємство або підприємця) у вигляді штрафу в розмірі 1 МЗП (абзац восьмий ч. 2 ст. 265 КЗпП). У 2019 році МЗП становить 4173 грн.
- адміністративна відповідальність – накладається на посадових осіб підприємства або на роботодавця-підприємця у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.) (ч. 1 ст. 41 КУпАП).
Якщо на прохання працівника щорічну відпустку поділено на частини і він використав не всі з них, невикористану частину (невикористані частини) відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.
Отже, законодавством передбачено, що кожного року працівник повинен відпочивати від роботи, тобто, йти у відпустку. Однак на практиці це правило не завжди виконується, в результаті чого в окремих працівників накопичуються відпустки за два, три або більше років. Чому це відбувається?
Основною причиною накопичення певної кількості невикористаних відпусток є невиконання графіка відпусток, який щороку складається на підприємстві, в установі та організації.
Ще однією причиною накопичення днів невикористаної відпустки є звичка деяких працівників відпочивати лише частину належної їм відпустки.
Які види відпусток можна накопичувати, а в подальшому використати або отримати за них грошову компенсацію?
Особливості надання відпусток за минулі роки
Невикористані відпустки “не пропадають”.
Законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівник може втратити право на використання відпустки за минулі робочі роки. Немає також заборони надавати в майбутньому щорічну відпустку, невикористану в поточному році. Це означає, що відпустки, не використані в минулих роках, не «зникають». Тому, за наявності невикористаних відпусток, наприклад спочатку надають їх, а вже потім — дні відпустки за поточний робочий рік. Це правило нормативно не закріплене: воно склалося на практиці, але така рекомендація міститься і в листі Мінсоцполітики від 24 грудня 2013 р. № 152/13/82-13.
Види відпусток, які “накопичуються”.
Відповідно до ч. 1 ст. 24 Закону № 504 в разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину-інваліда з дитинства підгрупи А групи І. Це означає, що накопичувати, а потім використати або отримати компенсацію можна тільки за щорічні відпустки, які передбачені п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону № 504 та додаткову соціальну відпустку на дітей – ст. 19 Закону № 504.
До таких належать наступні відпустки:
― щорічна основна відпустка;
― щорічна додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
― щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці;
― інші щорічні додаткові відпустки, передбачені законодавством;
― додаткова соціальна відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину-інваліда з дитинства підгрупи А групи І.
Для відпусток за минулі роки не застосовується обмеження їх тривалості.
Обмеження щодо загальної тривалості щорічних основної та додаткових відпусток встановлено для відпусток, які надають за робочий рік, і не застосовують у разі надання відпусток за різні робочі роки. Нагадаємо, що загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів (відповідно до статті 10 Закону № 504). Додаткові відпустки працівникам, які мають дітей, надаються понад щорічні основні та додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами праці та за особливий характер праці, а також понад щорічні відпустки, встановлені іншими законами та нормативно-правовими актами (частина сьома ст. 20 Закону № 504). Тому, якщо працівник подає заяву про надання йому підряд декількох відпусток, невикористаних протягом минулих років, підстав не надавати йому одразу усі невикористані відпустки, немає. Роботодавець може обмежити їх тривалість лише у зв’язку з тим, що відсутність працівника протягом такого часу може негативно вплинути на виробничий процес.
Кадрова служба має вести облік невикористаних відпусток.
Частиною 12 ст. 10 Закону № 504 передбачено, що роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, які надаються працівникам. Під цим слід розуміти, що стосовно кожного працівника має бути відображена інформація про кількість належних йому днів щорічної відпустки (та інших відпусток) за певний робочий рік, а також про їх фактичне використання. Завдяки такому обліку, на будь-яку дату відомо, у кого з працівників є невикористані відпустки та за які робочі роки.
Відпустки за минулі роки слід вносити до графіка відпусток.
Усі невикористані відпустки мають бути внесені до графіка відпусток на поточний рік. Тобто, у зазначеному графіку щодо кожного працівника має бути інформація про належні йому відпустки як за поточний рік, так і за минулі робочі роки.
Надання відпусток за минулі роки оформлюється так само, як і відпустка за поточний рік.
Порядок надання відпустки за минулі роки такий самий, як і поточних відпусток. Нагадуємо, що для відпусток за минулі роки діє правило поділу на частини, встановлене ч. 1 ст. 12 Закону № 504 – основна безперервна частина щорічної відпустки за кожний робочий рік має становити не менше 14 календарних днів.
Середня зарплата розраховується за останні 12 календарних місяців.
Середня заробітна плата для розрахунку відпускних визначається, виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців, які передують місяцю виходу у відпустку (відповідно до абз. 1 п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати № 100). Це правило розрахунку середньої зарплати діє і для розрахунку відпускних за минулі роки. Зауважимо, що роботодавцю фінансово не вигідно, якщо працівник роками не ходить у відпустку. Так, у працівника може бути «багаж» з відпустками за минулі роки, коли його зарплата була на рівень нижча, ніж на момент звільнення, однак компенсацію доведеться виплачувати, виходячи з розміру зарплати за останні 12 календарних місяців. Через це, якщо днів відпустки чимало, то й компенсація буде нарахована у великій сумі.
Заміна грошовою компенсацією.
Законодавством передбачена за бажанням працівника заміна частини щорічної відпустки грошовою компенсацією (ч. 4 ст. 24 Закону № 504). Разом з цим, тривалість наданої працівнику щорічної та додаткових відпусток не має бути меншою ніж 24 календарних дні. Тому, компенсація можлива лише в межах робочого року та після його закінчення за умови, якщо працівник використав 24 календарних днів щорічної основної та додаткових відпусток за цей робочий рік. Якщо ж у працівника є невикористані щорічні основні відпустки тривалістю 24 календарні дні кожна, то компенсації він отримати не зможе. Також зверніть увагу, що окремій категорії працівників — особам віком до 18 років — заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.
У разі звільнення працівника за дні невикористаних відпусток виплачується грошова компенсація.
Якщо працівник звільняється і має невикористані відпустки за минулі роки чи поточний рік, але не хоче їх брати, підприємство виплачує йому грошову компенсацію за всі дні цих відпусток. Сума компенсації розраховується аналогічно відпускним: для розрахунку середньої зарплати також враховуються виплати за останні 12 календарних місяців перед звільненням. Сума компенсації обчислюється як добуток середньоденного заробітку та кількості календарних днів невикористаних відпусток. Зверніть увагу, що додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – інваліда з дитинства підгрупи А I групи, надається не за робочий, а за календарний рік. Тому в разі звільнення працівника на початку або в середині року йому виплачується компенсація за таку відпустку повної тривалості.
