Питання, пов’язане з відпусткою, турбує мало не кожного працівника, який після важкої продуктивної праці впродовж року мріє про законний відпочинок. Проте бувають випадки, коли з певних причин не вдається насолодитись бажаною відпусткою повною мірою. Доволі часто виникає потреба перенести відпустку на інший період або продовжити її в разі настання обставин, передбачених законодавством.
На багатьох підприємствах щороку кадровики стикаються з ситуацією, коли хтось із працівників не був у відпустці або використав лише її частину. Причини для цього можуть бути різноманітні: це і завантаженість працівника роботою, якого не має змоги ніким замінити, і небажання самого працівника йти у відпустку тощо. Згідно з частиною п’ятою статті 11 Закону України “Про відпустки” забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд. Це є порушенням законодавства про працю, проте виходячи з різних життєвих ситуацій, таке явище є, і з цим потрібно боротись, щоб уникнути подібного порушення в майбутньому.
Тому не зважаючи на те, що законодавством передбачена, щорічна відпустка, на практиці це правило не завжди діє, тож в окремих працівників накопичуються відпустки за два, три або й більше років.
З’ясуймо, яким чином можна «позбутись» відпусток за минулі роки в межах чинного законодавства.
Насамперед хочеться зауважити, що законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівник може втратити право на використання щорічної відпустки за минулі робочі роки. Немає також заборони надавати в майбутньому щорічну відпустку, невикористану в поточному році. Це означає, що відпустки, не використані в минулих роках, не «зникають». Тому, за наявності невикористаних відпусток, спочатку надають їх, а вже потім — дні відпустки за поточний робочий рік (лист Мінсоцполітики від 24.12.2013 № 152/13/82-13).
Відповідно до ч. 5 ст. 11 Закону України “Про відпустки” забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд. Згідно зі ст. 10 згаданого вище Закону загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів.
Окрім цього, додаткові відпустки працівникам, які мають дітей, надаються понад щорічні основні та додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці та за особливий характер праці, а також понад щорічні відпустки, встановлені іншими законами та нормативно-правовими актами.
Зазначене обмеження стосується тривалості щорічних відпусток за відпрацьований робочий рік, а тому у разі надання щорічних відпусток за декілька попередніх років це обмеження не застосовується.
Тому, наприклад, якщо працівник побажає використати декілька відпусток поспіль, невикористаних у минулих роках, у роботодавця немає причин йому в цьому відмовити. Роботодавець може обмежити їхню тривалість лише у зв’язку з тим, що відсутність працівника протягом такого часу може негативно вплинути на робочий процес. При цьому у працівника залишається право на використання відпустки і за поточний робочий рік, оскільки чинне законодавство не мiстить заборони на використання працiвником щорiчної вiдпустки за поточний рік, якщо він не використав відпустки за попереднi роки.
Законом передбачено, що роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, які надаються працівникам, тобто стосовно працівника має бути відображена інформація про кількість належних йому днів відпустки за певний робочий рік, а також про їхнє фактичне використання. Таку інформацію, зазвичай, відображають в особовій картці працівника №П-2 або №П-2ДС. Але відслідковувати надання відпусток за допомогою особових карток важко та незручно, тому для полегшення роботи працівників кадрової служби, а також для правильного обліку відпусток на підприємстві краще вести Журнал обліку відпусток, (хоча його ведення не є обов’язковим).
Усі невикористані відпустки мають бути внесені до графіка відпусток на поточний рік. Тобто у зазначеному графіку щодо кожного працівника має бути інформація про відпустки як за поточний рік, так і за минулі робочі роки. За наявності заборгованості щодо відпусток за минулі роки графік дасть змогу спланувати надання належних працівникам відпусток. Якщо ж сталось так, що відпустки, не отримані за минулі роки, не включені до графіку відпусток, то це не означає, що працівник не має права їх взяти, невикористані відпустки можуть бути надані за заявою працівника.
Порядок надання відпусток за минулі роки такий же, як і для поточних відпусток. Звертаємо увагу на те, що для відпусток за минулі роки існує правило поділу на частини, встановлене частиною першою ст. 12 Закону України «Про відпустки». Тобто основна безперервна частина щорічної відпустки за кожний робочий рік має становити не менше 14 календарних днів.
Відповідно до ч.4 ст.24 Закону України «Про відпустки» передбачено заміну частини щорічної відпустки грошовою компенсацією за бажанням працівника. Разом з цим тривалість наданої працівнику щорічної та додаткових відпусток не має бути меншою ніж 24 календарні дні. Тому компенсація можлива лише в межах робочого року та після його закінчення за умови, якщо працівник використав 24 календарні дні щорічної основної та додаткових відпусток за цей робочий рік.
Якщо ж у працівника є невикористані щорічні основні відпустки тривалістю 24 календарні дні кожна, то компенсації він отримати не зможе. Така вимога пов’язана з тим, що відпустка надається працівнику насамперед для відпочинку та зміцнення здоров’я, тому закон і забороняє роботодавцю компенсувати грошима ненаданий відпочинок. Також звертаємо увагу, що окремій категорії працівників, а саме особам віком до 18 років, заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.
Проте накопичувати, а потім використовувати або отримувати компенсацію можна тільки за щорічні відпустки, які передбачені п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону України «Про відпустки», та додаткову соціальну відпустку на дітей відповідно до ст. 19 зазначеного вище закону. До таких відпусток належать: щорічна основна відпустка; щорічна додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці; щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці; інші щорічні додаткові відпустки, передбачені законодавством; додаткова соціальна відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину —інваліда з дитинства підгрупи А групи І.
Якщо працівник звільняється і має невикористані відпустки за минулі роки чи поточний рік, але не хоче їх брати, підприємство виплачує йому грошову компенсацію за всі дні цих відпусток. Незалежно від того, за який рік надається відпустка, для обчислення відпускних враховується середній заробіток працівника за останні 12 календарних місяців. Сума компенсації обчислюється як добуток середньоденного заробітку та кількості календарних днів невикористаних відпусток. Зверніть увагу, що додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – інваліда з дитинства підгрупи А I групи, надається не за робочий, а за календарний рік. Тому у разі звільнення працівника на початку або в середині року йому виплачується компенсація за таку відпустку повної тривалості.
І на завершення хочемо порадити роботодавцям періодично робити ревізію відпусток працівників, і у разі виявлення заборгованості перед працівниками вживати заходів щодо їхнього зменшення. Це можливо лише шляхом надання залишку таких відпусток. Таким чином, ви страхуватимете себе від відповідальності за порушення законодавства.
