Любая компания – это сложная система, которая состоит из множества процессов. Производственный цикл любой компании можно представить в виде схемы:
На схеме изображено движение денежных средств внутри компании и она понятна любому человеку, который мало мальски связан с ведением бизнеса.
Сash flow — поток наличных денег, денежный поток — одно из важнейших экономических понятий. Под сash flow также понимают форму «Отчет о движении денежных средств» — отражение движения денег в компании: на счетах, в кассе.
Можем ли мы управлять денежными потоками? Естественно да. И для этого есть ряд инструментов, которые вы можете задействовать.
Учет по видам деятельности
Каждая компания, независимо от размеров, не только производит/продает, но и инвестирует в развитие, создает новые проекты, сотрудничает с банками и другими кредитными организациями на предмет внешнего финансирования. Иными словами, занимается разными видами деятельности: основной, финансовой, инвестиционной.
Классический отчет о движении денежных средств содержит как раз такую классификацию денежных потоков.
Основная деятельность
Основная (операционная) деятельность — то, чем зарабатывает бизнес и для чего он собственно и создавался. Для одних это производство и продажа продукта, для других — торговля или оказание услуг. Поток от основной деятельности должен быть непрерывным и цикличным. Вырученных средств от продажи основного продукта должно хватить не только на закупку компонентов для воспроизводства нового продукта и обеспечения нужд бизнеса, но и при необходимости на закрытие отрицательных остатков по другим видам деятельности.
Финансовая деятельность
Финансовая деятельность должна обеспечивать основную деятельность финансовыми ресурсами. Сюда относятся все операции, связанные с привлечением финансирования: кредиты банков и других компаний, проценты, операции с ценными бумагами и т. д.
Инвестиционная деятельность
Инвестиционная деятельность — вклад в стратегическое развитие. Отражает потоки по движению основных средств, капитальных вложений и долгосрочных финансовых вложений. Инвестируя, мы создаем активы, с помощью которых компания получает прибыль.
Отчет о движении денежных средств показывает движение денежных средств (далее – ДС) в разрезе этих трех видов деятельности
Движение денежных средств по трем видам деятельности образует совокупный денежный поток, которым нужно управлять.
Управление денежным потоком: что хорошо, а что плохо?
Основные методы управления денежными потоками предприятия были расмотрены раньше и как мы выяснили, когда у предприятия много денег на счетах и в кассах – это не есть хорошо. Если у вас появились свободные денежные средства, то ими следует распорядиться с умом.
Например их можно инвестировать. Можно инвестировать денежные средства в какой-либо проект, бизнес, совместные предприятия, ценные бумаги, вклады и т. д. На понятных условиях и на конкретный срок. Когда принимаем решения об инвестировании денежных средств с целью получения дохода, руководствуемся тремя основными принципами. В частности,
инвестиции должны быть:
1) ликвидными;
2) безопасными;
3) прибыльными.
Если вам необходимо накопить некоторую сумму для каких-то целей, то деньги можно положить на депозит и тоже заработать, хоть и немного.
Другое дело, когда денег не хватает. Что свидетельствует о том, что компания испытывает трудности с денежными средствами? Например если у вас на предприятии наблюдается:
- Задержки в выплате заработной платы;
- Рост кредиторской задолженности перед поставщиками;
- Рост доли просроченной и отсроченной задолженности по кредитам банков;
- Рост задолженности по налогам, влекущий штрафы и пени за просрочку.
то у вас проблемы с деньгами.
Если возникает такая ситуация компания может принять меры. К ним можно отнести:
- взять кредит, нарпример овердрафт;
- получить частичную оплату от покупателя;
- сдать в аренду или продать основные средства;
- отстрочить платеж поставщику;
- сократить расходы.
В долгосрочной перспективе можно:
- заняться поиском стратегического партнера;
- найти инвестора;
- заключить долгосрочный контракт с поставщиком;
- заняться налоговым планированием.
Риски при совершении платежей и как их избежать
Практически каждый день в компании совершаются денежные платежи и каждый день необходимо принимать решения: какими денежными ресурсами компания располагает в текущий момент времени, какие денежные обязательства необходимо выполнить в текущий момент времени.
Сам процесс совершения платежей может выглядеть вот так:
При совершении оплат необходимо планировать риски, иначе можно неоптимально распорядиться денежными средствами. Какие могут возникать риски:
- Понести лишние расходы. Риск возникает, когда платеж не проходит полноценный финансовый контроль: инициатор обходит процедуру согласования из-за срочности. Фирма потеряет деньги, если бухгалтерия получит некорректную информацию, а отдел закупок нарушит последовательность утверждения платежа. Денежные потери могут быть критичными. Единичный платеж на 1000 грн. не повлияет на бюджет, но если не контролировать все расходы, компания быстро утратит платежеспособность
- Оплатить что-нибудь ненужное. Одни службы приобретают товары и услуги, другие используют их в работе. Если подразделения не взаимодействуют между собой, получите лишние счета или неподходящие продукты. В итоге компания рискует оплатить то, что никто не применит
- Отправить платеж по некорректным реквизитам. Сотрудники должны перепроверять реквизиты в платежке и выставленном счете, когда формируют оплату. Иначе неверно укажут данные, и поставщик вовремя не получит деньги
- Нарушить срок оплаты. Если никто не отслеживает своевременность оплаты и не планирует финансовые потоки, можно упустить момент, когда компания должна оплатить счет либо обеспечить достаточный объем средств. Нарушите срок оплаты, потеряете контрагента, придется выплачивать неустойку и штрафы.
- Привлечь внимание контролирующих органов. Контролирующие органы проверяют все крупные платежи: соответствует ли назначение основной сфере деятельности компании, как часто происходит оплата. Уделяют внимание и контрагентам, с которыми работаете.
- Потерять деньги из-за вирусов в ПО или неэтичного поведения сотрудников
- Ошибиться в платеже из-за большой нагрузки. Если сотрудники трудятся сверхурочно, в режиме высокой загруженности, отвлекаются на иные функции, ошибки в платежах неизбежны.
Все эти риски в зависимости от существенности можно представить в следующем виде
Как избежать данных рисков? Можно дать следующие рекомендации:
- Соберите предварительные заявки на оплату по крупным статьям до того, как сформируете бюджет. Так вы зафиксируете цель расхода и сумму задолго до платежа и обезопасите компанию от ненужных трат.
- Проводите тендера, так вы сможете выбрать из нескольких выгодных поставщиков. На мелкие расходы достаточно иметь в запасе 3–5 контрагентов. Так вы уменьшите сроки контроля, а сумму расхода утвердите уже на этапе проекта договора.
- Внедрите казначейскую систему, заранее определите в ней маршруты согласования. Установите порядок в зависимости от вида расхода, его суммы и насколько он соответствует бюджету. Казначей получит реестр к оплате, когда его согласуют все утвержденные лица.
- Всегда запрашивайте у получателя счет на оплату, предусмотрите в договоре пункт «Уведомить контрагента, если реквизиты изменятся». Для налоговых платежей назначьте ответственных, например главного бухгалтера или его заместителя.
- Прогнозируйте движение денег и автоматизируйте график платежей по договорам, чтобы отслеживать сроки. Сразу оценивайте, сможете ли вы оплатить вовремя. Это поможет избежать кассовых разрывов
- Выделите отдельное время на платежи — избегайте эмоционального истощения сотрудников. Например, выдайте распоряжение бухгалтерии отправлять платежи с 10 утра до 12 часов дня. Не проводите в это время никакие собрания и не давайте других заданий.
Кассовый разрыв. Платежный календарь
Призрак кассового разрыва может преследовать любое предприятие и может возникать в любой момент времени.
Кассовый разрыв – это временный недостаток денежных средств, необходимых для финансирования наступивших очередных расходов. Возникает в связи с несовпадением сроков поступления денежных средств и их расходования.
Для избежания кассовых разрывов нужно оптимизировать денежный поток. Одним из инструментов, который поможет это сделать есть платежный календарь.
Назначение этого инструмента:
- прогнозирование «кассовых разрывов». Лучше, если вы заранее предусмотрите такие ситуации, ведь не всегда можно оперативно привлечь кредит или воспользоваться овердрафтом и таким образом подставить под удар собственную репутацию «добросовестного» плательщика;
- планирование обеспечения исполнения обязательств, в первую очередь перед банками, бюджетом и т. д.;
- своевременное определение потребности в денежных средствах и соответственно своевременное принятие мер по их привлечению. В небольших компаниях платежный календарь может быть вполне самодостаточным и закрывать потребности этой компании в своевременности платежей. И все-таки в большинстве случаев этот инструмент является необходимым дополнением к отчету о движении денежных средств (его еще называют «Бюджет движения денежных средств»), пользуясь профессиональным сленгом — ДДС.
Платежный календарь помогает избежать часть рисков которые были озвучены выше. И он может иметь следующий вид:
| Платежный календарь на … (месяц, год) | |||||||
| Статья ДДС / подстатья ДДС | Уровень приоритета | Контрагент | Мероприятие / пункт соотв. плана | Конечная дата оплаты | Сумма, тыс. грн. | Дата начала резерви-рования ДС | Сумма резерва в день |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||
| ПРИМЕРЫ | |||||||
| Заработная плата | 1 | – | – | 13 трв | 15 000,0 | 03 трв | 1500 |
| 27 трв | 5 000,0 | ||||||
| Налоги/ НДФЛ | 2 | – | – | 13 трв | 2 000,0 | ||
| 27 трв | 600 | ||||||
| Налоги/ НДС | 2 | – | – | 20 трв | 7 000,0 | 17 трв | 1500 |
| Возврат кредита | 2 | …. | – | 07 трв | 3 500,0 | 02 трв | 500 |
| Расходы на обслуживание кредита | 2 | …. | – | 07 трв | 210,0 | ||
| Основные материалы | 3 | …. | – | 20 трв | 800,0 | ||
| …. | – | 15 трв | 1 000,0 | ||||
| Электроэнергия | 4 | …. | – | 10 трв | 800,0 | ||
| 17 трв | 800,0 | ||||||
| 25 трв | 800,0 | ||||||
| Платежи по инвестиционным мероприятиям/ работы и услуги подрядчиков | 6 | …. | Строительство … | 18 трв | 1 240,0 | ||
Итак, какие же шаги нужно сделать для внедрения данного инструмента у вас в компании:
- Выделить группы платежей по приоритетам – это нужно для того, чтобы вы не задумывались каждый раз о степени важности того или иного платежа при ограниченном ресурсе денежных средств;
- Определиться с суммой платежей на месяц – по группам;
- Составить календарь платежей и календарь поступлений;
- Определить дни «кассовых разрывов» – посмотрите в какие дни у вас не хватает денег для совершения платежей;
- Провести варианты финансового моделирования – подумайте как можно избежать возникших минусов;
- Свести все воедино и составить “Бюджет движения денежных средств” (БДДС) на месяц;
- Вести платежный календарь ежедневно — план/факт, учитывая отклонения.
В результате мы получим бюджет и факт его исполнения:
| Статья / подстатья ДДС | ПЛАН | ФАКТ | Сумма к оплате до конца месяца | ||
| банк | касса | итого | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Остаток на начало месяца | -12 000 | -12 000 | 30 | -11 970 | |
| в т.ч. задолженность по овердрафту | -15 000 | -15 000 | -15 000 | ||
| фактический остаток | 3 000 | 2 970 | 30 | 3 000 | |
| Поступление: | 100 000 | 86 000 | 500 | 86 500 | |
| выручка и прочие поступления денежных средств | 80 000 | 67 000 | 500 | 67 500 | |
| поступление заемных средств | 20 000 | 19 000 | 19 000 | ||
| Расходование: | 87 510 | 57 757 | 480 | 57 937 | 29 573 |
| Заработная плата: | 22 600 | 16 577 | 420 | 16 997 | 5 603 |
| ФОТ (в т.ч. отпускные, удержания, профвзносы и др.) | 20 000 | 14 670 | 420 | 15 090 | 4 910 |
| НДФЛ | 2 600 | 1 907 | 1 907 | 693 | |
| Страховые взносы с расходов на оплату труда | 5 000 | 5 000 | 5 000 | 0 | |
| Налоги | 15 000 | 13 700 | 13 700 | 1 300 | |
| НДС | 7 000 | 2 000 | 2 000 | 5 000 | |
| налог на имущество | 6 000 | 6 000 | |||
| транспортный налог | 300 | 300 | 300 | ||
| налог на прибыль | 1 700 | 1 700 | |||
| Арендная плата | 1 200 | 1 000 | 1 000 | 200 | |
| Электроэнергия | 10 600 | 2 000 | 2 000 | 8 600 | |
| Тепловая энергия | 800 | 600 | 600 | 200 | |
| ГСМ | 3 000 | 3 400 | 3 400 | -400 | |
| Основные материалы | 8 000 | 8 000 | 8 000 | 0 | |
| Материалы для ремонтов | 5 000 | 6 000 | 6 000 | -1 000 | |
| Работы подрядчиков | 4 000 | 3 500 | 3 500 | 500 | |
| Услуги сторонних организаций | 2 000 | 1 700 | 1 700 | 300 | |
| Гашение заемных средств (овердрафт) | 6 000 | 7 000 | 7 000 | -1 000 | |
| Гашение заемных средств (долгосрочный кредит) | 3 500 | 0 | 3 500 | ||
| Обслуживание заемных средств (% и комиссии) | 210 | 0 | 210 | ||
| Прочие платежи | 600 | 680 | 60 | 740 | -140 |
| Остаток на конец периода | -27 510 | -7 787 | 50 | -7 737 | |
| в т.ч. задолженность по овердрафту | -29 000 | -27 000 | -27 000 | ||
| фактический остаток | 1 490 | 19 213 | 50 | 19 263 | |
Взаимосвязь первичной информации с платежным календарем и бюджетом можно выразить в виде схемы:
Итоги и выводы
Эффективно организованные денежные потоки компании являются важнейшим симптомом ее «финансового здоровья», предпосылкой обеспечения устойчивого роста и достижения высоких конечных результатов хозяйственной деятельности в целом. Помогать управлять денежными потоками вам поможет ряд инструментов, овладеть которыми должен каждый человек, который занимается ведением бизнеса и который хочет, чтобы он процветал. Некоторые из таких инструментов были расмотрены в данной статье.
Источник: Блог Консультанта
