Міністерством фінансів України наказом від 01.06.2020 № 261 викладено у новій редакції Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами (далі – Порядок).
Цей Порядок розроблений відповідно до Податкового кодексу, Цивільного кодексу, Законів “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронні довірчі послуги”, “Про інформацію”, “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”, “Про телекомунікації”, визначає основні організаційно-правові засади обміну електронними документами між суб’єктами електронного документообігу.
Суб’єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту. Для державних інформаційних ресурсів має забезпечуватися рівень захисту інформації, який відповідно до законодавства має відповідати ступеню обмеження доступу до неї.
Автор створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді, із зазначенням всіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису чи печатки, керуючись даним Порядком, а також Договором. Далі автор здійснює шифрування електронного документа з дотриманням вимог до форматів криптографічних повідомлень, та надсилає його до адресата протягом операційного дня.
У разі якщо адресатом є контролюючий орган, після надходження електронного документа здійснюється його автоматизована перевірка (здійснюється у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо електронний документ надійшов після закінчення операційного дня).
Перша квитанція формується за результатами автоматизованої перевірки та надсилається автору протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі – протягом перших двох годин наступного операційного дня.
У разі негативних результатів автоматизованої перевірки у першій квитанції повідомляється про неприйняття електронного документа із зазначенням причин, у такому випадку друга квитанція не формується. На першу квитанцію накладається печатка контролюючого органу, здійснюється її шифрування та надсилання автору електронного документа. Другий примірник першої квитанції в електронному вигляді зберігається в контролюючому органі.
Якщо автору протягом встановленого строку після відправки електронного документа не надійшла перша квитанція, електронний документ вважається не одержаним адресатом.
Не пізніше наступного робочого дня з моменту формування першої квитанції, формується друга квитанція.
Друга квитанція є підтвердженням про прийняття (реєстрацію) або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі електронного документа. На другу квитанцію накладається печатка відповідного контролюючого органу, здійснюється її шифрування та надсилання автору електронного документа. Другий примірник другої квитанції зберігається в контролюючому органі. У разі наявності другої квитанції про прийняття електронного документа датою та часом прийняття (реєстрації) електронного документа контролюючим органом вважаються дата та час, зафіксовані у першій квитанції.
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник такого документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з кваліфікованим електронним підписом чи печаткою підписувача (підписувачів) відповідно до Закону України “Про електронні довірчі послуги”.
Оригінал електронного документа має забезпечувати підтвердження його цілісності та справжності у порядку, визначеному законодавством (у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, у тому числі у паперовій копії).
Наказ набрав чинності з 01.09.2020 року.
