З 01.09.2021 р. діє новий національний стандарт ДСТУ 4163:2020. Керуватися ним повинні всі — і державні органи, і ОМС, і будь-які юридичні особи. ФОП, вважаємо, теж повинні.
Він прийшов на заміну ДСТУ 4163-2003, за яким складали документи з 2003 року.
Деякі правила залишилися незмінними, разом з цим були введені і деякі новації. Так, із старого в новий ДСТУ перекочувало загальне правило: організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкуючих засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні і доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, допустимо оформляти рукописним способом.
Простіше кажучи, усе залишилося, як і раніше: заяву можна оформляти як від руки, так і друкарським способом.
Серед новацій — зміна правил зазначення такого реквізиту, як «підпис». Раніше реквізит «підпис» складався з назви посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціала(ів) і прізвища. За новими вимогами підпис повинен виглядати так: найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище. Прізвище при цьому зазначається прописними (великими) літерами.
Наприклад, «Іван ІВАНЕНКО».
Таке ж правило діє й для написання шапки заяви. Так, за вимогами нового ДСТУ, у випадку якщо документ адресований керівникові юрособи або його заступнику, найменування юрособи має бути складовою частиною найменування посади адресата, яке зазначають у давальному відмінку. Наприклад, директору УНІІАСД Павлу ПЕТРЕНКУ.
Хоча насправді таке правило було й раніше в Типовій інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (постанова КМУ від 17.01.2018 р. № 55). Проте вона мала обмежену сферу дії, тому з 01.09. 2021 р. завдяки ДСТУ 4163:2020 таке правило стосуватиметься всіх.
Ба більше, новим ДСТУ чітко зазначено, як саме треба виготовляти друкарські тексти документів. До речі, попередній ДСТУ не містив цих вимог. Так, коли друкуєте текст, обирайте гарнітуру Times New Roman, і як основний розмір можна використати шрифт 12 — 14 друкарських пунктів, а окремі реквізити можете друкувати й меншим або більшим розміром. Наприклад, реквізит «Назва виду документа» друкується ВЕЛИКИМИ БУКВАМИ і можна використати розріджений шрифт розміром 14 — 16 друкарських пунктів. Також допустимо використати напівжирний прямий шрифт.
До речі, текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1 — 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Але для реквізиту «Адресат» використовують 1,5 міжрядковий інтервал.
Це ті нововведення, які стосуються написання заяви. Проте новий ДСТУ 4163:2020 містить ще багато правил стосовно оформлення різних реквізитів документів. І хоча штрафних санкцій за їх недотримання не встановлено, все ж радимо дотримуватися цих правил для збереження юридичної сили документів.
