Відрядження: все, що ви хотіли знати. Коротко про головне

Попри карантинні обмеження та певні перепони, які створені у поїздках і проживанні подорожуючих, службові відрядження не припинилася повністю, а значить клопоту із ними не поменшало. В цій публікації зупинимося на ключових аспектах оформлення відрядження та витратах відрядженого працівника.

Треба чітко виокремлювати відрядження від поїздок з метою навчання, підвищення кваліфікації чи роз’їзного характеру робіт.

Визначення службового відрядження містить Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція № 59). І хоча її норми обов’язкові для підприємств, установ й організацій, котрі повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, все ж саме на неї посилаються контролюючі органи, а госпрозрахункові підприємства беруть за орієнтир при формуванні власних Положень про службові відрядження.

Під «службовим відрядженням» розуміють поїздку працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Положення про відрядження на підприємстві

Необхідність у його розробленні та прийнятті на підприємстві обмовлене тим, що трудове та податкове законодавство не встановлює усі особливості для відряджень, а Інструкція № 59 виступає як допоміжний (методичний) інструмент для госпрозрахункових підприємств.

Звісно, підприємства можуть взяти повністю за основу норми Інструкції № 59 і видати на наказ про застосування її положень при направленні працівників у відрядження. Однак такий варіант не враховуватиме всіх нюансів відряджень, притаманних на підприємстві.

Оптимально розробити власне Положення про відрядження, де виписати норми, пов’язані з організацією відряджень, порядком звітування за витрачені кошти, поданням підтвердних документів й оплатою часу відрядження.

Додатками до Положення про відрядження можуть виступати форми: кошторису витрат на відрядження, довідки-розрахунку на виданий аванс, звіту про виконану роботу у відрядженні.

Його затверджують розпорядчим актом роботодавця або як додаток до колдоговору.

Наказ про відрядження

Відправна точка відрядження — видача керівником розпорядчого документа (наказу, розпорядження) із чіткою службовою метою — поїхати працівнику до іншого населеного пункту, аніж де розташоване робоче місце працівника.

Цей документ обов’язковий, адже саме на підставі нього оформлюють відрядження. Саме згідно із наказом про відрядження визначають суму добових, дати відправлення та вибуття у відрядження для кадрового обліку та оплати часу відрядження тощо.

В наказі про відрядження прописують:

• П.І.Б. та посаду працівника;
• мету відрядження;
• пункт призначення (назва країни (країн), населеного пункту (пунктів) та назву суб’єкта(ів) господарювання, куди відряджають працівника;
• термін відрядження (дати вибуття та прибуття із відрядження);
• суму добових;
• обмеження на витрати у відрядження;
• завдання для кадрової та бухгалтерської служб щодо оформлення відрядження та видачу коштів для нього;
• інші умови, які треба обумовити для конкретного відрядження.

Не зайвим буде надати працівникові і копію наказу про відрядження.

По-перше, це підтверджуватиме для працівника ціль його поїздки до відрядженого підприємства, а по-друге, платниками турзбору не є відряджені працівники у місцях проживання (ночівлі), визначені пп. «б» пп. 268.5.1 ПКУ, які належать фізособам на праві власності або на праві користування за договором найму (пп. «б» пп. 268.2.2 ПКУ).

Кошторис витрат на відрядження

Його формують у довільній формі аби зафіксувати обсяг та обмеження на витрати у відрядженні, до яких відносять передусім добові, транспортні витрати, оплату проживання та інші витрати.

Для бюджетних установ п. 6 р. І Інструкції № 59 передбачає, що відрядженого працівника обов’язково ознайомлюють з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий/перерахований аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів за якими звітують про використання коштів, виданих на відрядження.

Госпрозрахункові підприємства можуть прописати аналогічну норму у власних Положеннях про відрядження або колдоговорах.

Наказ про відрядження і погоджений кошторис витрат на відрядження слугуватимуть підставою для формування суми авансу на відрядження для видачі його працівнику до початку відрядження.

Аванс на відрядження

Працівники можуть розраховувати аби їм відшкодовували витрати та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями (ст. 121 КЗпП).

Відрядженим працівникам обов’язково виплачують:

• добові за час перебування у відрядженні;
• вартість проїзду до місця призначення і назад;
• витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Ці суми складають аванс для працівника аби здійснити відрядження. Проте, це все ж мінімальні трати на відрядження, які повинен забезпечити роботодавець. Конкретну суму авансу, яку видавати працівникові, можна прописувати в наказі про відрядження, бо роботодавець її визначає самостійно.

Треба враховувати, що невиконання вимоги ст. 121 КЗпП в частині видачі авансу на відрядження класифікують як інше порушення законодавства про працю, за що слідуватиме штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати (ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Видають аванс одним із способів:

1) з каси підприємство готівкою за ВКО;
2) безготівково, шляхом перерахування на особистий картковий рахунок працівника або ж на корпоративну платіжну картку.

Строки для видачі авансу на відрядження ані в ПКУ, ані в КЗпП, не прописані. Тож роботодавець самостійно встановлює строки і порядок видачі авансу, що доцільно прописувати у Положенні про відрядження. Рекомендовано видати працівникові аванс після оформлення наказу про відрядження та до дати від’їзду працівника, а також зважаючи на часові можливості аби придбати квитки та забронювати житло ще до вибуття із місця роботи (проживання) працівника.

Що стосується валюти, в якій треба видавати аванс, то це також вирішує роботодавець самостійно. Як правило, госпрозрахункові підприємства орієнтуються на норми Інструкції № 59.

Тут особливості прописані саме для закордонних відряджень, коли виникає питання видачі авансу не у національній валюті України — гривні. Адже за кордоном витрати треба нести в іноземній валюті або мати можливість її обміняти на ту валюту, яку отримав працівник.

Згідно із п. 5 р. ІІІ Інструкції № 59 підприємство, яке відправляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Добові у 2022 році

Під «добовими витратами» розуміють витрати на відрядження, які не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб відрядженого працівника (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, п. 15 р. І Інструкції № 59).

Неоподаткований розмір добових вказаний у пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ і становить:

• для відряджень по Україні — не більш як 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (у 2022 році — 650 грн);
• для відряджень за кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Проте, безпосередньо суму добових для відряджень ПКУ не обмежує і підприємство може її встановити самостійно у будь-якому розмірі. Інша справа, що суму, яка перевищує вище вказані розміри, доведеться оподаткувати ПДФО за ставкою 18% і військовим збором за ставкою 1,5%.

В бюджетних установах визначені суми добових для відряджень в додатку 1 до постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98. Із 01.01.2022 року сума добових для відряджень за бюджетні кошти по Україні становить 300 грн, а для закордонних відряджень сума визначена у доларах США і залежить від країни відрядження.

Суму добових визначають при відрядженнях:

• у межах України та до безвізових країн (за відсутності дозволів на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
• до візових країн (за наявності дозволу на в’їзд) –згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Тобто, передусім саме згідно наказу про відрядження обраховують кількість днів службової поїздки та визначають суму добових за ці дні. При цьому, визначаючи кількість днів відрядження для виплати добових, ураховують, що день вибуття у відрядження й день прибуття до місця постійної роботи зараховують як два дні (п. 4 р. ІІ Інструкції № 59).

Можна пригадати, що п. 5 р. ІІ Інструкції № 59 вимагає, що витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на проживання або до проїзних документів, оплачує відряджений працівник за рахунок добових витрат. А у випадку, коли працівник відряджений для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань основної діяльності підприємства і за умовами запрошення буде там безоплатне харчуватись або якщо вартість харчування включена до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, то добові витрати визначаються у відсотках до сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98, зокрема 80% — при одноразовому, 55% — дворазовому, 35% — триразовому харчуванні.

Однак ці вимоги обов’язкові для відряджень за бюджетні кошти. Керівник госпрозрахункового підприємства може прийняти аналогічне рішення або зовсім не обмежувати добові за умови забезпечення харчуванням приймаючою стороною.

Як компенсують витрати на проїзд у відрядженні?

Підприємство повинно компенсувати працівникові витрати на проїзд у відрядженні. Водночас нормативно для працівника не встановлено, яким видом транспорту переміщуватись із місця відбуття у відрядження до місця його прибуття.

Роботодавець цілком може лімітувати витрати на проїзд працівника, що обмежить працівника у виборі виду транспорту. Це врегульовують у Положенні про відрядженні та наказі про відрядження.

Без оподаткування пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ дозволяє компенсувати відрядженому працівникові витрати на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті).

Працівник повинен надати для цього підтвердні документи, які засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в т. ч. чартерних рейсів.

У випадку із залізничним транспортом розрахунковими документами (транспортними квитками) виступають посадочний документ, перевізний документ, документ на повернення та документ на послуги, роздруковані на паперовому носії (п. 5.6 Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого наказом Мінінфраструктури, Міндоходів від 30.05.2013 р. № 331/137).

У свою чергу роздрукований електронний проїзний квиток на залізничний транспорт вважатимуть розрахунковим документом, якщо він оформлений на відповідному бланку проїзного документа чи сформований в електронному вигляді відповідно до вимог Порядку № 331/137 та чинного законодавства, що засвідчує укладення договору між залізницею і пасажиром на проїзд та видається після оплати вартості послуги (див. роз’яснення ДПС із категорії 109.10 розділу «Запитання — відповіді з Бази знань» ЗІР).

В автобусах загального типу (маршрутних таксі) як розрахункові документи виступають типові форми квитків, установлені наказом Мінітранспорту від 25.05.2006 р. № 503.

При здійсненні Інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення для відшкодування витрат на придбання електронного квитка потрібен роздрукований на паперовому носії проїзний документ (див. роз’яснення ДПС із категорії 102.18 розділу «Запитання — відповіді з Бази знань» ЗІР).

Для відшкодування відрядженому працівнику витрат на авіапереліт потрібно надати такий пакет документів:

• оригінал розрахункового або платіжного документа, які підтверджують оплату в готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до ПКО);
• роздрук на папері частини електронного авіаквитка з указаним маршрутом (маршрут/квитанція);
• оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

Водночас, якщо для відшкодування витрат на придбання електронного авіаквитка за наявності посадкового талона відряджена особа не надає роботодавцю підтвердного документу, який засвідчує вартість таких витрат, то суму відшкодування включають до оподатковуваного доходу такої особи як додаткове благо (див. роз’яснення ДПС із категорії 103.17 розділу «Запитання — відповіді з Бази знань» ЗІР).

Які витрати на проживання у відрядженні відшкодовують?

Роботодавцю без зайвого оподаткування можна відшкодовувати працівникові оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включені до таких рахунків витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

Такі витрати не будуть об’єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів: рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання.

Коли витрати у відрядженні можуть оподаткувати?

В пп. 170.9.1 ПКУ наведений перелік витрат у відрядженні, які можна відшкодувати працівникам без оподаткування ПДФО та військовим збором.

Однак будь-які витрати на відрядження не включають до оподатковуваного доходу за наявності документів, які підтверджують зв’язок такого відрядження з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої повинна збігатись з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
• укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документів, які засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводять за тематикою, котра збігається з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Окремі із витрат на відрядження доведеться оподаткувати через те, що про їх компенсацію відсутня згадка у пп. 170.9.1 ПКУ, або у Положенні про відрядження, або ж відсутні належні підтвердні документи, або необґрунтовано зв’язок із господіяльністю підприємства.

Серед таких, зокрема:

1. Телефонні розмови. Можливо компенсувати, якщо вони включені до рахунків із готелів або підтверджено іншим розрахунковим документом.
2. Обов’язкове страхування. Без зайвого оподаткування можливе за наявності страхових полісів і при умові, якщо згідно із законами країни відрядження чи країни, територією якої здійснюють транзитний рух до країни відрядження, передбачено обов’язкове страхування життя або здоров’я відрядженої особи чи цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів).
3. Витрати на таксі. Їх компенсувати і при цьому не оподатковувати можна за умови, що така можливість прописана у Положенні про відрядження, а керівник надав згоду на такий вид проїзду за місцем відрядження.

Як заповнювати авансовий звіт?

Кожному відрядженому працівнику варто знати основні положення наказу Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 (далі — Порядок № 841), яким затверджені форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження чи під звіт (далі — авансовий звіт) та порядок його заповнення.

Відряджений працівник повинен заповнити всі поля авансового звіту, окрім тих, які заповнює особа, яка видала грошові кошти:

• поле «Звіт перевірено»;
• поле «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
• бухгалтерські проведення;
• розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернені витрачені кошти на відрядження або під звіт.

У свою чергу поле «Звіт затверджено» підписує керівник підприємства (податковий агент).

Тому більшість полів авансового звіту заповнює відряджений працівник, а не бухгалтер підприємства. Проте на практиці часто відбувається зворотна ситуація. Адже саме на плечі бухгалтера лягає надання пояснень і допомога у заповнення авансового звіту.

Також враховуємо, що на зворотному боці авансового звіту вказують перелік документів, які підтверджують витрати на відрядження. До того ж усі розрахункові документи, якими працівник може засвідчити витрачання коштів у відрядження, долучають до авансового звіту.

В які терміну подають авансовий звіт і повертають невитрачений аванс?

Відряджений працівник повинен подати до бухгалтерії авансовий звіт до закінчення 5-го банківського дня, який настає за днем, у якому він завершив відрядження (пп. «а» пп. 170.9.2 ПКУ, п. 3 Порядку № 841).

Якщо відряджена особа отримала на відрядження готівку із застосуванням платіжних карток, тоді вона подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (пп. «б» пп. 170.9.3 ПКУ).

Коли відряджена особа скористалася платіжними картками для безготівкового розрахунку, а строк подання авансового звіту не перевищує 10 банківських днів, то за наявності поважних причин роботодавець може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

А за наявності надміру витрачених коштів їх суму повертають в касу або зараховують на банківський рахунок роботодавця до або під час подання авансового звіту.