Якщо документи втрачено на територіях, де ведуться (велися) бойові дії, та тимчасово окупованих
Відповідний порядок встановлено пп. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ.
Але зараз скористатися цим порядком немає змоги. Адже КМУ досі не затвердив переліку територій, на які поширюється цей порядок.
Можливо, такий перелік територій з’явиться. Тож наведемо тезово особливості зазначеного порядку.
Перше: порядок застосовується, тільки якщо втрата документів пов’язана з проведенням бойових дій на відповідних територіях. Якщо ж території окуповані, але бойових дій не було, застосувати порядок немає підстав.
Друге: платник повинен у довільній формі подати податковій письмове повідомлення, підписане керівником і головбухом, про неможливість вивезення первинних документів, в якому зазначити:
— обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів;
— податкові (звітні) періоди;
— загальний перелік первинних документів (за можливості — із зазначенням реквізитів).
Протягом одного місяця з дати отримання повідомлення податкова може прийняти рішення про відмову в застосуванні норм пп. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ.
Таким чином, протягом місяця після подання повідомлення платник має чекати, чи податкова, бува, не відмовила у застосуванні порядку. Якщо відмовила, доведеться діяти так, як зазначено в наступному розділі.
Третє: подане повідомлення дає підстави зберегти без додаткового підтвердження первинними документами витрати, від’ємне значення об’єкта оподаткування податком на прибуток, ПК з ПДВ, суму від’ємного значення ПДВ минулих податкових (звітних) періодів.
Фактично подане повідомлення підтверджує показники поданої податкової звітності.
Четверте: у пп. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ не уточнено, що платник повинен поновлювати втрачені первинні документи.
Але думка податкової з цього питання нам невідома. Можливо, вона має іншу думку і наполягатиме на поновленні. Тому може бути доцільним отримати ІПК.
Якщо документи втрачено на інших територіях, ніж зазначено вище
Застосовується загальна процедура відновлення документів згідно з нормами п. 44.5 ПКУ, п. 6.10 Положення №88.
Як сказано вище, на сьогодні немає відповідного переліку територій (див. вище). Тож наразі всі платники, які втратили документи, мають дотримуватися загальної процедури.
Повідомлення правоохоронних органів про втрату документів
У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.
Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також територіальному органу центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну податкову політику, державну політику у сфері державної митної справи, державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, державну політику у сфері боротьби з правопорушеннями під час застосування податкового, митного законодавства, а також законодавства з питань сплати єдиного внеску, — підприємствами та місцевому фінансовому органу — установами, в 10-денний строк.
Пункт 6.10 Положення №88
Інвентаризаційна комісія
Керівник своїм наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.
Комісія встановлює перелік втрачених документів, причину втрати, визначає розмір завданої втратою документів шкоди.
Під час визначення шкоди, на наш погляд, варто дотримуватися Порядку №326.
Згідно з пп. 14 п. 2 Порядку №326 відповідальними за визначення шкоди та збитків щодо підприємств недержавної форми власності є обласні, Київська міська державні адміністрації (на період воєнного стану — військові адміністрації). Шкоду визначають як за вартістю втраченого, знищеного, пошкодженого, так і щодо упущеної вигоди. Причому визначають шкоду та збитки згідно з методикою, затвердженою Мінекономіки та Фондом держмайна. Але на момент підготовки цієї статті методики ще немає.
У п. 4 Порядку №326 зазначено, що до підготовки проєктів методик щодо оцінки шкоди можуть залучатися представники неурядових організацій, незалежних інформаційно-аналітичних центрів та громадських організацій.
Можуть залучатися — а можуть і не залучатися.
Результати роботи комісії оформляють актом, який затверджує керівник підприємства.
Повідомлення податкової
Згідно з п. 44.5 ПКУ у п’ятиденний строк з дня відповідної події платник повинен письмово повідомити (з наданням оформлених відповідно до законодавства документів, що підтверджують настання події, яка призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів):
— контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому ПКУ для подання податкової звітності, та
— контролюючий орган, який здійснив митне оформлення відповідної митної декларації, надав авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.
Хоча в п. 6.10 Положення №88 сказано про надіслання податковій копії акта комісії в 10‑денний строк після складання.
На наш погляд, потрібно дотримуватися вимог п. 44.5 ПКУ — повідомити письмово податкову, додавши копію акта комісії та інші підтвердні документи, у 5-денний строк. Причому цей строк, на нашу думку, слід відлічувати від дати акта, а не дати появи інформації про втрату документів. Тому що саме акт свідчить про встановлення факту втрати.
Але податкова може мати іншу думку з цього питання. Може бути доречним отримати з цього питання ІПК.
Відновлення документів
Платник зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 к. д. з дня, наступного за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
Але відповідно до пп. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, для платників податків та контролюючих органів зупиняється перебіг строків, визначених податковим законодавством та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.
Таким чином, починати відлічувати граничний строк 90 к. д. потрібно вже з дати скасування воєнного стану.
