Створення та зберігання Z-звіту

Відповідно до п. 9 ст. 3 Закону про РРО суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) під час продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу, зобов’язані щодня створювати у паперовій та/або електронній формі РРО (за винятком автоматів з продажу товарів (послуг) або програмними РРО фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій.

Згідно з Порядком №547 на СГ покладено обов’язок створювати у паперовій та/або електронній формі X-звіти, Z-звіти й інші документи, передбачені документацією на РРО, відповідно до законодавства.

За п. 6 глави 4 розд. II Порядку №547 передбачено, що суб’єкт господарювання має забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ (не менше ніж 1095 к. дн.).

А податківці у роз’ясненнях (наприклад, ЗІР, підкатегорія 109.02) наголосили, що установа/підприємство зобов’язана(е) визначити та затвердити внутрішнім документом місце і спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z‑звітів) в електронній формі, формат їх зберігання, який має забезпечувати візуальний перегляд щоденних Z-звітів податківцями.

Це щодо загальних правил формування та зберігання Z-звітів. А тепер наведемо практичні ситуації щодо їх формування.

Нема операцій — нема Z-звіту

Чи необхідно наприкінці робочого дня створювати Z-звіт, якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, але було здійснено операції «службове внесення» та «службова видача»?

Якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, але було здійснено операції «службове внесення» та «службова видача», то створення Z-звіту наприкінці робочого дня не є обов’язковим.

Запитання — відповіді

Які обов’язкові реквізити повинен містити фіскальний звітний чек «Z-звіт»?

Відповідно до п. 14 Вимог №199 чеки всіх звітів мають містити такі загальні реквізити:

— назву і адресу господарської одиниці;

— індивідуальний номер платника, перед яким друкуються великі літери «ПН». У разі коли суб’єкт підприємницької діяльності не зареєстрований як платник ПДВ, замість індивідуального номера платника повинен бути надрукований ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ (для юросіб) або ідентифікаційний номер згідно з ДРФО (для фізосіб), а замість літер «ПН» — літери «ІД»;

— фіскальний номер реєстратора, перед яким друкуються великі літери «ФН»;

— заводський номер реєстратора;

— логотип виробника.

Чи потрібно щодня роздруковувати Z-звіти на резервному РРО, якщо він не використовувався?

Якщо резервний РРО протягом робочого дня не використовувався, то щоденне роздрукування Z-звіту чинним законодавством не передбачено.

Чи передбачено обмеження щодо кількості створення (друку РРО та/або ПРРО) фіскальних звітних чеків (Z-звітів)?

Чинним законодавством у сфері проведення розрахунків за товари (роботи, послуги) у готівковій та безготівковій формі не передбачено обмежень щодо кількості створення (друкування) РРО або ПРРО щоденних фіскальних звітних чеків (Z-звітів). Водночас суб’єкт господарювання має забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (Z-звітів) в електронній формі протягом визначених законодавством термінів, але не менше ніж 1095 днів.

Як створювати Z-звіт у разі цілодобової торгівлі?

У пункті 2 Вимог №199 наведено визначення «зміна» — це період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту.

У примітках, наведених у додатку «Формат і розрядність даних, що зберігаються у фіскальній пам’яті» до Вимог №199, є важливе уточнення: максимальна тривалість зміни РРО не повинна перевищувати 24-х годин. Позаяк у добі всього 24 години (тобто день триває з 0 годин ранку та закінчується 24 годиною вночі), в разі щоденної роботи з РРО Z-звіт необхідно виконувати щодня.

Відповідно до п. 7 Вимог №199 усі режими роботи РРО, крім тих, що забезпечують усунення причин блокування, мають блокуватися, зокрема, у разі перевищення максимальної тривалості зміни.

Тож суб’єкт господарювання, який працює цілодобово, повинен створювати фіскальний звітний чек (щоденний Z-звіт) РРО щодня після закінчення робочої зміни, але не пізніше 24 години цього дня.

Неможливо закрити зміну та сформувати Z‑звіт: які дії?

У разі несправності ПРРО суб’єкт господарювання повинен встановити вид несправності та:

— якщо є несправність у вигляді порушення роботи програмного забезпечення (далі — ПЗ), то слід оновити версію ПЗ ПРРО та повторити процедуру закриття зміни;

— якщо є несправність пристрою (пошкодження), то слід подати Повідомлення про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій за формою №2-ПРРО з позначкою про несправність та після відновлення роботи пристрою подати Заяву про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій за формою №1-ПРРО з позначкою про відновлення роботи;

— якщо пристрій викрадено або втрачено, то слід подати Повідомлення за ф. №2-ПРРО з позначкою про крадіжку. У такому разі реєстрація ПРРО скасовується та потрібно повторно зареєструвати ПРРО, якому буде присвоєно інший фіскальний номер.

Що буде за незберігання Z-звітів в електронній формі?

Податківці наголошували, що за незберігання щоденних Z-звітів в електронній формі протягом встановленого строку до платників податку застосовується адмінштраф відповідно до ст. 155-1 КУпАП:

— на осіб, які здійснюють розрахункові операції, — від 2 до 5 н. м. д. г. (31 — 85 грн);

— на посадових осіб — від 5 до 10 н. м. д. г. (85 — 170 грн).

Такі самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за такі самі порушення, тягнуть за собою накладення штрафу:

на осіб, які здійснюють розрахункові операції, — від 5 до 10 н. м. д. г. (85 — 170 грн);

на посадових осіб — від 10 до 20 н. м. д. г. (170 — 340 грн).

Штраф може бути накладено не пізніше ніж через 2 місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні — не пізніше ніж через 2 місяці з дня його виявлення, за винятком випадків, коли справи про адмінправопорушення відповідно до КУпАП підвідомчі суду (судді) (ч. 1 ст. 38 КУпАП).