Як показує практика, поки податківці при перевірках просять надати їм паперові копії (роздруківки) електронних документів. Нагадаємо, що права податківців безоплатно отримувати від платників податків під час перевірки копії первинних документів закріплені пп. 20.1.2 і 85.4 ПКУ.
Що означає паперова копія електронного документа? Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону про електронні документи).
Тобто вам необхідно роздрукувати електронний документ. Такі роздруківки є паперовою копією. Тому вони мають бути засвідчені як паперові копії та не підлягають засвідченню електронним підписом. Тобто на такій роздруківці необхідно поставити позначку – «Паперова копія електронного документа». І далі засвідчити її як звичайну копію — словами «Згідно з оригіналом» (без лапок), зазначаємо назву посади, особистий підпис особи, що засвідчує копію, її ім’я та прізвище, дату.
До речі, виготовити паперові копії електронних документів для надання їх контролюючим органам підприємство має за власний рахунок (п. 2.2 Положення № 88).
Якщо копії треба відправити податківцям (наприклад, для розблокування податкової накладної), то скануємо ці роздруковані паперові копії і відправляємо податківцям (у форматі PDF, PNG або JPG) (категорія 101.18 БЗ).
