Як рахувати компенсацію за невикористані відпустки з 12 вересня 2023 р.

КМУ прийняв постанову щодо обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки, що проводитеметься з урахуванням виплат за робочий рік, у якому виникло право на таку відпустку.

Що саме змінили у Порядку №100?

Насамперед у пункті 2 розділу ІІ один абзац замінили двома (див. таблицю).

Таблиця. Зміни до п. 2 Порядку №100

Як бачимо, один із напрямів змін стосується певної матдопомоги. Судячи з усього, йдеться про матдопомогу державним службовцям для вирішення соціально-побутових питань, яка надається у порядку, затвердженому постановою КМУ від 08.08.2016 №500.

От для неї чітко прописали правила розрахунку – не лише виплати, які не (!) треба брати до уваги (зміни, внесені до абзацу двадцятого п. 4 Порядку №100), а й розрахунковий період (зміни, внесені до п. 7 Порядку №100). 

Проте зараз ми поговоримо про компенсацію за невикористані відпустки, де все далеко не так райдужно. А тим часом це може стосуватися будь-якого працівника або роботодавця. І змінили чомусь порядок розрахунку саме компенсації за невикористані відпустки, а не відпусткових.

Компенсація за невикористані відпустки по-новому

По суті, Постанова №957 запровадила новий підхід щодо розрахунку компенсації за невикористані відпустки, залежно від того, в яких роках у працівника виникло право на цю відпустку – до 31.12.2023 чи пізніше.

При цьому досі Порядок №100 не містив окремих правил для розрахунку середньої зарплати щодо компенсації за невикористані відпустки, для жодної із категорій працівників. Тобто і відпусткові, і компенсацію за невикористані відпустки рахували однаково.

Якщо дуже коротко і стисло, то правила старого підходу такі: 

• для розрахунку середньої зарплати беремо 12 місяців, які передують місяцю надання відпустки або нарахування компенсації за невикористані відпустки. Це, так би мовити, базовий розрахунковий період;
• але розрахунковий період може бути і меншим – все залежить від того, скільки працівник фактично відпрацював у цих 12 місяцях;
• може бути і таке, що у працівника взагалі немає розрахункового періоду (наприклад, в останній рік перед звільненням він перебував у відпустці без збереження зарплати). У такому випадку середня зарплата рахується виходячи з окладу працівника (або з мінімальної зарплати, якщо її розмір більший) на дату розрахунку.

І всі ці правила, які ми так докладно розглядали у статті, наведеній вище за посиланням, і надалі працюватимуть. Але тимчасово – лише для відпусткових. А от для компенсації за невикористані відпустки впровадили спеціальний порядок розрахунку.

У 2023 році, починаючи з 12 вересня, треба буде застосовувати вже новий підхід.

Якщо право на відпустки, якими працівник не скористався, виникло до 31 грудня 2023 року, для розрахунку компенсації за ці відпустки треба брати виплати, нараховані працівникові у 2023 році.

Наголосимо, що для розрахунку середньої зарплати важливі два чинники: розрахунковий період і виплати (доходи), нараховані працівникові в цьому періоді. Саме тому в Порядку №100 існують два окремі розділи – розділ ІІ, за яким визначається розрахунковий період, і розділ ІІІ, за яким визначається, які виплати брати до розрахунку.

Проте зміни щодо правил розрахунку компенсації за невикористані відпустки урядовці чомусь внесли лише до розділу ІІ (про розрахунковий період). Причому якщо розуміти буквально, стосуються ці зміни не розрахункового періоду, а виплат, які треба брати до розрахунку. Отже, в цьому вже є невизначеність, яка може і обов’язково призведе до суперечок.

Ці самі правила нарахування компенсації поширюються на випадки виплати у разі тривалості щорічної основної відпустки більше 24 днів та нарахування при звільненні компенсації за додаткові оплачувані щорічні відпустки.

Мінекономіки у своєму роз’ясненні наголосило:

• враховуючи зміни норм Порядку, середня заробітна плата для виплати компенсації за зазначені вище невикористані відпустки обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи у 2023 році, що передують місяцю виплати компенсації за невикористані відпустки, починаючи з 1 січня 2023 року.
• норми Порядку не містять вимог щодо особливого розрахунку для таких працівників, а також врахування при обчисленні середньої заробітної плати повністю відпрацьованих робочих днів протягом зазначеного періоду. Тобто середня заробітна плата за фактично відпрацьований в 2023 році період обчислюється на загальних умовах, а саме з виплат, нарахованих в місяцях розрахункового періоду, з урахуванням положень абзацу третього пункту 3 Порядку.
• якщо розрахунок середньої заробітної плати обчислюється виходячи з посадового окладу чи мінімальної заробітної плати, то її нарахування здійснюється шляхом множення посадового окладу чи мінімальної заробітної плати на кількість місяців розрахункового періоду та ділиться на кількість календарних днів розрахункового періоду.

Покажемо це на спрощеному прикладі. 

Приклад 1. Працівник звільняється з роботи 12 вересня 2023 року. У нього залишилася невикористаною відпустка за 2022 рік (24 календарні дні). Як порахувати компенсацію? 

Старий підхід, за яким розрахунковим періодом був би період 01.09.2022 – 31.08.2023 і до розрахунку бралися б виплати за цей період, вже застосовувати не можна. 

За новим підходом до розрахунку треба брати лише виплати, нараховані працівникові у 2023 році.

Згідно роз’яснення Мінекономіки, в цій ситуації бухгалтеру треба порахувати суму виплат, нарахованих працівникові за період 01.01.2023 – 31.08.2023. А також кількість календарних днів, яка припадає на цей період. А потім суму виплат поділити на кількість днів.

Уявимо, що працівникові у 2023 році щомісяця нараховували зарплату за окладом 20 000 грн. Періодів, коли він не працював без збереження зарплати, не було. Лікарняні для спрощення теж у цьому прикладі не розглядаємо. Беремо ідеальний варіант: сума його доходів за 8 місяців становить 20 000 х 8 = 160 000 грн.

Кількість календарних днів за перші 8 місяців 2023 року становить 243 днів.

Таким чином, середня зарплата становитиме 160 000 / 243 = 658,44 грн.

А сума компенсації за невикористану відпустку становитиме 24 х 658,44  = 15 802,56 грн.

Аналогічний принцип визначення розрахункового періоду наводять фахівці Мінекономіки у першому прикладі наприкінці свого роз’яснення.

А що зміниться у 2024 році?

Протягом наступних років (якщо урядовці знову не змінять Порядок №100) роботодавцям доведеться застосовувати обидва підходи: і старий, і новий.

А саме: 

• щодо компенсації за невикористані відпустки, право на які було зароблено до 31.12.2023 (включно) – новий підхід (який ми навели у Прикладі 1);
• щодо компенсації за відпустки, зроблені починаючи з 01.01.2024 – старий підхід.

Бухгалтеру роботодавця від цього стане складніше. Адже замість однієї середньої зарплати для розрахунку компенсації йому доведеться рахувати дві середні. Та й саму компенсацію ділити на дві частини: компенсація за відпустки, зароблені до 31.12.2023 і після. 

Покажемо це на спрощеному прикладі. 

Приклад 2. Працівник звільняється з роботи 1 лютого 2024  року. У нього залишилася невикористаною відпустка за період з 01.02.2023 по 31.01.2024 (24 календарні дні). Як порахувати компенсацію? 

Передусім ми бачимо, що частину невикористаної відпустки працівник заробив у 2023 році. А отже, треба буде рахувати суму компенсації окремо: за відпустку за 01.02.2023 – 31.12.2023 і за відпустку за 01.01.2024 – 31.01.2024.

Насамперед з’ясуємо, скільки днів невикористаної відпустки припадають на ці періоди.

У періоді 01.02.2023 – 31.12.2023 маємо 334 календарні дні. Отже, це нам дає 24 / 365 х 334 = 22 календарні дні відпустки.

У січні 2024 р. маємо 31 календарний день. Отже, на нього припадає 24 / 365 х 31 = 2 календарні дні відпустки.

Тепер перейдемо до розрахунку середньої зарплати, виходячи з якої ці дні будуть оплачені.

Припустимо, що протягом усього 2023 року працівникові нараховували зарплату в розмірі 15 000 грн. А з 1 січня 2024 року йому підняли оклад до 18 000 грн. Днів, коли він не працював і за ним не зберігалася зарплата, в цьому періоді немає.

Беремо ідеальний варіант (без лікарняних, відпусток без збереження зарплати тощо): 

• за період 01.01.2023 – 31.12.2023 працівник заробив 15 000 х 12 = 180 000 грн; 
• за січень 2024 р. працівник заробив 18 000 грн.

Для розрахунку компенсації за період 01.02.2023 – 31.12.2023 застосовуємо новий підхід. Тобто беремо виплати, нараховані працівникові з 01.01.2023 по 31.12.2023. При цьому середня зарплата становитиме: 180 000 грн / 365 = 493,15 грн. А сума компенсації 22 х 493,15 = 10 849, 30 грн.

Для розрахунку компенсації за січень 2024 р. застосовуємо старий підхід. В цьому випадку розрахунковим періодом буде період 01.02.2023 – 31.01.2024.

Що ми бачимо при цьому: 

розрахунковим періодом є 12 місяців, які передують місяцю звільнення. А не 12 місяців, фактично відпрацьованих у 2023 році!

Таким чином, середня зарплата становитиме (15 000 х 11 + 18 000) / 365 = 501,40 грн. А сума компенсації за невикористану відпустку становитиме 2 х 501,40 = 1002,80 грн.

Загальна сума компенсації становитиме 10 849,30 + 1002,80 = 11852,10 грн.

У своєму роз’ясненні Мінекономіки наводить ще один приклад (другий). Він вже стосується випадку, коли у працівника були оплати простою і премії. Ці випадки досить цікаві і про них вже були питання в коментарях до цієї статті, тож, наведемо його цілком. 

Приклад: Працівник, який працює за п’ятиденним робочим тижнем з двома вихідними днями (субота та неділя), звільняється з 15.09.2023 року. В лютому 2022 року працівникові було нараховано та виплачено премію за результатами роботи за  2021 рік у сумі 9 300 грн умовно (кількість робочих днів за 2021 рік становить 250, працівник відпрацював повну норму тривалості робочого часу). У травні 2023 року на підприємстві було оголошено простій з оплатою 2/3 від посадового окладу. За даними кадрового обліку працівником не використано 20 календарних днів щорічної відпустки, з яких 5 – за 2022 рік та 15 – за 2023 рік. Як розраховувати компенсацію за невикористані дні відпустки?

Розрахунковий період для обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки у зазначеному прикладі буде 01.01.2023 – 31.08.2023.

Крім того, відповідно до абзацу сьомого пункту 2 Порядку з розрахункового періоду виключається період оголошеного на підприємстві простою, який оплачувався частково, а саме 01.05.2023 – 31.05.2023.

Згідно з абзацом першим пункту 3 Порядку при обчисленні середньої заробітної плати враховуються всі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору, крім визначених у пункті 4 цього Порядку.

Водночас, відповідно до абзацу третього пункту 3 Порядку потрібно здійснити розрахунок частини щорічної премії, яка буде враховуватись в заробіток відповідних місяців розрахункового періоду.

Для цього суму премії за 2021 рік необхідно поділити на кількість відпрацьованих робочих днів у 2021 року: 9 300 грн : 250 відпр. роб. днів = 37,2 грн та помножити на кількість відпрацьованих робочих днів місяця, що відноситься до розрахункового періоду (у зазначеному прикладі це січень 2023 року, працівником відпрацьовано повністю 22 робочих дня): 37,2 грн × 22 відпр. роб. днів січня = 818,40 грн.

Кількість календарних днів в розрахунковому періоді 2023 р. складає 243. З них має бути виключено дні оголошеного на підприємстві простою, який оплачувався частково. У зазначеному випадку кількість календарних днів травня 2023 року складає 31. Отже кількість календарних днів у розрахунковому періоді становитиме 212.

Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток або компенсації за невикористані відпустки проводиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за фактично відпрацьований період (розрахунковий період) на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду.

У зазначеному прикладі розрахунок середньоденної заробітної плати здійснюється шляхом ділення суми виплат, що нараховані працівникові в місяцях розрахункового періоду (01.01.2023 – 31.08.2023) за умовами трудового договору з урахуванням премії за результатами роботи за рік в сумі, яка відноситься до тих місяців, що входять до розрахункового періоду, (у зазначеному прикладі за січень 2023 року в сумі 818,4 грн.) на число календарних днів у розрахунковому періоді, у зазначеному прикладі це 212.

Для розрахунку суми компенсації відпустки отриманий результат помножуємо на число календарних днів невикористаної відпустки, у зазначеному прикладі це 20 календарних днів.