Для початку – трохи теорії
Бухгалтери постійно мають справу з необоротними матеріальними активами. Мало того, що такі активи періодично надходять на підприємство і вибувають різними способами, так на них ще й регулярно доводиться нараховувати амортизацію, а іноді також їх переоцінювати, визначати втрати від зменшення та вигоди від відновлення корисності, здійснювати ремонт і робити поліпшення.
Тут треба зробити особливий акцент на слові “очікуваний”. Якщо очікуваний строк корисного використання певного матеріального активу не довший за рік (або операційний цикл), то це — оборотний матеріальний актив. Тож його обліковують як об’єкт запасів, товар чи малоцінний і швидкозношуваний предмет (МШП).
У бухгалтерському обліку необоротні матеріальні активи поділяють на дві групи: власне основні засоби (ОЗ) та інші необоротні матеріальні активи (в бухгалтерському середовищі розповсюджена абревіатура – МНМА). Далі по тексту я необоротні матеріальні активи буду називати основними засобами або просто активами.
Для обліку таких об’єктів в українському плані рахунків призначені два різні синтетичні рахунки:
— рахунок 10 «Основні засоби»;
— рахунок 11 «Інші необоротні матеріальні активи»
Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про основні засоби визначені в Національному положенні (стандарті) бухгалтерського обліку 7 “Основні засоби”.
Чим інші необоротні матеріальні активи відрізняються від основних засобів? В податковому обліку визначальним критерієм є вартість активу (який може періодично змінюватися). Ті активи вартість яких нижче 20000,00 грн вважаються МНМА, ті у яких вартість більше – основними засобами. В бухгалтерському обліку бухгалтери зазвичай використовують такий же критерій, щоб зайвий раз не заморочуватися з нарахуванням амортизації.
В ПКУ наведено наступне визначення амортизації:
амортизація – систематичний розподіл вартості основних засобів, інших необоротних та нематеріальних активів, що амортизується, протягом строку їх корисного використання (експлуатації)
Амортизація показує, в якій сумі об’єкт втрачає свою вартість за місяць, і в цьому місяці вона ж відображається у складі витрат.
Амортизують майже усі об’єкти основних засобів крім земельних ділянок, природних ресурсів і капітальних інвестицій. Амортизацію нараховують протягом строку корисного використання виходячи з величини вартості основного засобу, що амортизується.
Амортизацію починають нараховувати з місяця, що йде за датою введення об’єкта в експлуатацію (при застосуванні виробничого методу — з наступного дня), а припиняють — починаючи з місяця (чи відповідно — дня), що йде за датою вибуття об’єкта (так прийнято в національних стандартах, в МСФЗ – трохи по іншому).
Життєвий цикл основних засобів виглядає наступним чином:
Первісно підприємство отримує об’єкт основних засобів. Під отриманням розуміють купівлю, самостійне виготовлення, безкоштовне отримання та інші варіанти.
Після передачі в експлуатацію, тобто вже в процесі такої експлуатації, відбувається знос об’єкта основних засобів і одночасне накопичення амортизації.
Деякі об’єкти в процесі використання ремонтують або навіть покращують, тобто добудовують, модернізують, модифікують.
Якщо вартість основних засобів, за якою вони обліковані, перестає відповідати їх реальній вартості, можна їх переоцінити — як зменшити, так і збільшити.
Завершується буття об’єкта основних засобів на підприємстві його вибуттям — тобто ліквідацією, продажем, безкоштовною передачею та іншим.
Окремим видом активів є нематеріальні активи, облік яких дуже схожий на облік основних засобів. Обліковують їх як правило на рахунку 12 “”Нематеріальні активи”. Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про нематеріальні активи та розкриття інформації про них у фінансовій звітності визначає Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 8 “Нематеріальні активи”.
Облік основних засобів в Odoo Community
В базовій версії ком’юніті можливість ведення обліку основних засобів відсутня.
Облік основних засобів в Odoo Enterprise
В Odoo Enterprise є досить непоганий функціонал з обліку основних засобів, але як ви розумієте він не адаптований під вимоги П(с)БО 7 “Основні засоби”. Тож нам довелося його модифікувати. Ми старалися по максимуму використовувати базовий функціонал, тож далі ви про нього теж дізнаєтесь.
Базові налаштування обліку основних засобів
Перед тим як почати робити якісь дії з необоротними активам в системі слід знати які налаштування слід зробити в системі.
І почну я з картки продукту. В базовій версії системі в картці продукту немає окремого типу “Основні засоби” для карток основних засобів. І для них користувачам треба вибирати або “Товар, що зберігається” або “Послуга”.
- На рівні категорії продукції ви можете обрати метод оцінки Fifo або Середня. І якщо у вас декілька однакових ОЗ – то при списанні таких ОЗ зі складу у вас виникнуть проблеми з відображенням їх собівартості в обліку. Рішенням цієї проблеми може стати додавання нового методу оцінки активів на рівні категорії продукції. По такому шляху я пішов, коли робив облік ОЗ на 14-й версії, але залишилась інша проблема.
- Якщо ви робите якісь маніпуляції з вартістю необоротного матеріального активу, то вам треба робити і маніпуляції з вартістю цього активу на складі. І іноді вирівняти таку вартість – ще той собі квест. Якщо ОЗ вибуває по якійсь причині – вам в більшості випадків доведеться робити ручні коригування тих записів які вам система зробить в обліку.
Ці типи продуктів не враховують того, що необоротні активи мають свою специфіку ведення обліку, тож нами для продуктів був доданий новий тип “Основні засоби”. Даний тип не активує опцію складського обліку для таких продуктів.
Для таких продуктів слід вказувати певним чином налаштовану категорію. В категорії достатньо вказати “Рахунок доходів” та “Рахунок витрат”. В якості рахунку витрат майже завжди повинен бути вказаний рахунок для обліку капітальних інвестицій. Рахунки вказані в категорії будуть використовуватися у випадку закупівлі/продажу активів.
Тепер пару слів про моделі активів, які можна знайти в Бухоблік/Налаштування/Управління/Моделі активу. Вони визначають налаштування по замовчуванню, зокрема правила нарахування амортизації та рахунки які будуть при цьому задіюватися:
- метод нарахування амортизації
- тривалість нарахування амортизації (термін корисного використання активу)
- рахунок на якому буде обліковуватися актив
- рахунок амортизації
- рахунок витрат
- журнал обліку
Рахунки бухгалтерського обліку з типом “Основні засоби” також мають ряд додаткових налаштувань автоматизації створення активу (asset – так в системі називаються основні засоби) . Давайте їх розглянемо.
Автоматизувати актив:
- Ні – картку активу користувач створює вручну самостійно,
- Створити у чернетці – картка активу створюється системою автоматично з заповненими полями із документу надходження у статусі “Чернетка” (рекомендую обирати саме це налаштування),
- Створити та перевірити – картка активу створюється системою автоматично з заповненими полями із документу надходження у статусі “Готово”. Для цього варіанту поле “Модель активу” є обов’язковим до заповнення.
Опція керуйте елементами дозволяє системі автоматично створювати декілька карток активів (наприклад, закуплено 8 штук ноутбуків вартістю 320 тис.грн. Якщо дана опція активована, то система створить 8 окремих карток активів на кожен основний засіб по 40 тис.грн.). Опція не застосовується, якщо користувач обрав варіант вручну створювати картку активу.
В полі “Модель активу” можна підтягнути модель активу, яка буде автоматично підставлятися в актив.
Закупівля основних засобів
З точки зору обліку, будь-який варіант надходження основного засобу завершується оприбуткуванням отриманого об’єкта за дебетом рахунка 10 або 11 – за первісною вартістю.
- сума, сплачена продавцеві, плюс витрати на:
- транспортування (тут же страхування ризиків доставки об’єкта);
- установлення;
- монтаж;
- налагодження і, взагалі, доведення до стану, придатного для використання із запланованою метою;
- реєстраційні збори і подібні платежі;
- інші подібні витрати.
Зазвичай придбаний актив оприбутковують на рахунок 10 або 11 не відразу. Навіть якщо такий об’єкт не потребує певних дій для того, щоб його можна було експлуатувати: тобто встановлення, монтажу, налагодження та таке інше. Необоротний актив спочатку класифікується як об’єкт капітальних інвестицій та оприбутковується на рахунку 15 «Капітальні інвестиції» (Дт 15 Кт 631). А коли вводять в експлуатацію 15 рахунок закривають на 10(11) рахунок на суму первинної вартості активу (Дт10(11) Кт 15).
Розглянемо як в ERP Odoo відобразити купівлю основного засобу у постачальника. Порядок дій буде наступний:
- Створюємо в системі картку продукту з типом “Основний засіб” та вказати в ній категорію продукції, яка налаштована під основні засоби.
- Створюємо “Замовлення на купівлю”, вказати в ньому постачальника та які основні засоби (продукти) ми в нього закуповуємо.
- На підставі замовлення на купівлю створюємо документ з надходження (інвойс постачальника).
- В Документі надходження вказуємо дату видаткової накладної постачальника. В рядку документа де у нас вказаний основний засіб повинен бути вказаний рахунок капітальних інвестицій (він підтягнеться із категорії продукції)
- Після підтвердження документу система створить картки активів (якщо були зроблені відповідні налаштування на рахунку обліку капітальних інвестицій)
- Якщо до складу первісної вартості активу слід включити ще якісь додаткові витрати – їх слід відобразити на тому ж рахунку, на якому була відображена закупівля активу (наприклад якщо при закупівлі активу ви використовували рахунок 152100, то і для додаткових витрат повинен бути використаний цей рахунок).
Введення в експлуатацію основних засобів
Перед тим як вводити актив в експлуатацію треба ретельно перевірити і в разі потреби актуалізувати інформацію в його картці.
Якщо у первісну вартість активу слід включити додаткові витрати – їх можна вказати на вкладці “Рахунки” і проконтролювати суму у полі “Оригінальне значення” – первісну вартість активу. У блоці полів “метод амортизації” – метод та термін нарахування амортизації.
У полі “Дата ведення в експлуатацію” слід вказати дату введення в експлуатацію активу. Якщо актив вводиться в експлуатацію заднім числом, то система автоматично відобразить в обліку інформацію про нарахування амортизації за минулі періоди. Актив не можна вести в експлуатацію раніше дати його придбання (дати у полі “Дата придбання”).
Після натиснення на кнопку “Підтвердити” актив змінить статус на “Діючий” і система зробить запис по веденню в експлуатацію.
Нарахування амортизації
Умови нарахування амортизації як ви вже зрозуміли задаються безпосередньо в картці активу.
На даний момент для активів доступні наступні методи нарахування амортизації: прямолінійний, 50/50 та 100%.
*Методи “Зниження” та “Зниження потім прямолінійно” для ведення обліку згідно П(с)БО не підходять.
Перед введенням активу в експлуатацію для нього можна здійснити попередній розрахунок амортизації (створивши чернетки записів журналів на весь період нарахування амортизації). Після переводу активу у статус “Діючий” система сама буде публікувати в обліку записи по нарахуванню амортизації – участь користувача тут не потрібна.
Продаж основних засобів
Основні засоби можуть вибувати з балансу підприємства по різним причинам. Однією із них є продаж активу. Як тільки-но прийнято рішення продати об’єкт, який було обліковано як основний засіб, його одразу переводять на спеціально для цього призначений субрахунок 286 «Необоротні активи та групи вибyття, утримувані для продажу» рахунка 28 «Товари» та припиняють нарахування амортизації.
Для того щоб в ERP Odoo відобразити продаж основного засобу необхідно:
- Створити замовлення на продаж. Заповнити дані по покупцю та рядках замовлення. Обрати товар з типом основний засіб для продажу.
- Підтвердити замовлення та створити на його підставі документ з реалізації (інвойс покупця)
- Вказати в документі реалізації дату реалізації та провести документ в обліку. Документ відобразить в обліку дохід від реалізації активу
- Перейти в картку активу, який планується до продажу. Натиснути на кнопку “Операції” та обрати опцію “Продаж”
- Заповнити поля форми
- Натиснути на кнопку “Утримати для продажу” при цьому система зробить запису по переведенню активу утримуваного для продажу.
- Користувач може відразу продати актив або повернутися до цього пізніше
- При обранні опції “Продати” необхідно в полі “Рахунок клієнта” обрати раніше створений документ з реалізації (з п.2,3)
- За результатами будуть сформовані бухгалтерські записи переведення активу утримуваного для продажу та списання вартості активу на витрати.
Всі ці записи можна буде побачити в картці активу. Пов’язаний документ з реалізації відобразиться на вкладці “Рахунки клієнтів”.
Ліквідація основних засобів
Ще однією причиною вибуття ОЗ є їх ліквідація, яка може відбуватися з різних причин: у зв’язку з невиправною поломкою, недоцільністю ремонту, повним фізичним або моральним зносом, руйнуванням унаслідок форс-мажорних обставин тощо.
В обліку така операція відображається достатньо просто. Нарахування амортизації припиняється з місяця, наступного за місяцем виведення об’єкта основних засобів з експлуатації.
При вибутті активу зі складу основних засобів (тобто списанні) різниця між його первісною вартістю та нарахованою раніше амортизацією відноситься на витрати звітного періоду, в якому відбулося таке вибуття, тобто ліквідаційна вартість об’єкта потрапить до витрат (п. 29 П(С)БО 16). При визначенні такої різниці в повному обсязі враховується і сума амортизації, нарахованої в місяці вибуття об’єкта, тобто в останньому місяці його експлуатації.
Списання об’єкта ОЗ відображають у бухгалтерському обліку такими записами:
— (Дт 131 — Кт 10) — на суму зносу об’єкта ОЗ, що ліквідується;
— (Дт 976 — Кт 10) — на залишкову вартість об’єкта ОЗ.
Що стосується витрат, пов’язаних з ліквідацією (демонтажем) об’єкта ОЗ (зарплата працівників, відрахування на соціальні заходи, послуги сторонніх організацій), то їх так само відображають за дебетом субрахунку 976.
Для того щоб в Odoo відобразити операцію з ліквідації основного засобу необхідно:
- Перейти в картку активу, який планується до ліквідації. Нажати на кнопку “Операції” та обрати опцію “Ліквідувати”
- Вказати дату ліквідації та натиснути кнопку “Ліквідувати”. Система після цього нарахує амортизацію за місяць в якому відбувається процедура ліквідації, спише актив з балансу та зробить в обліку необхідні записи.
Призупинення нарахування амортизації та модернізація основних засобів
З точки зору бухгалтерського обліку роботи над об’єктом основних засобів поділяють на дві категорії: перша — роботи з метою підтримання об’єкта в робочому стані його штатного функціоналу, друга — роботи з метою надання об’єкту нових додаткових якостей порівняно з його первісним станом.
У другому випадку витрати на поліпшення збільшують первісну вартість об’єкта. Тобто їх капіталізують Подібно до порядку обліку надходження основних засобів, тут так само витрати
на поліпшення об’єкта основних засобів спочатку збирають за дебетом субрахунків:
— 151 «Капітальне будівництво» або
— 152 «Придбання (виготовлення) основних засобів».
Після закінчення робіт усю суму витрат відносять на збільшення первісної вартості поліпшеного об’єкта, відображаючи за дебетом відповідного субрахунку рахунка 10 «Основні засоби» або 11 «Інші необоротні матеріальні активи» відповідно з кредиту субрахунків 151 або 152.
Якщо роботи над поліпшенням ОЗ займають багато часу і витрати на таке поліпшення будуть збільшувати вартість активу, то на період такої модернізації по активам припиняють нарахування амортизації ( цим національні стандарти відрізняються віж МСФЗ).
В ERP Odoo є можливість:
- провести відразу модернізацію активу,
- або призупинити нарахування амортизації, а потом її відновити і збільшити вартість активу.
Для того, щоб відобразити операцію з модернізації активу в ERP Odoo необхідно:
- Зайти в картку того активу, який необхідно модернізувати, натиснути кнопку “Операції” та обрати дію “Модернізувати”
- В полі “Сума модернізації” внести значення суми на яку треба збільшити вартість активу
- В полі “Дата” вказати дату модернізації
- В полі “Контрагентний рахунок активу” вказати рахунок, де накопичувалися витрати пов’язані з модернізацією цього активу
- Натиснути кнопку “Змінити”
*Всі витрати пов’язані з модернізацією активу слід накопичувати на одному рахунку (наприклад 152200)
Після цього система створить “Валовий приріст активу” на суму модернізації.
Якщо треба припинити нарахування амортизації перед модернізацією, то необхідно зайти в картку такого активу, натиснути на кнопку “Операції” та обрати дію “Пауза”. В полі “Дата” слід вказати з якої дати треба призупинити нарахування амортизації. Для відновлення нарахування амортизації слід зайти в картку активу та натиснути кнопку “Відновити амортизацію” і у вікні відновлення можна одразу провести процедуру модернізації активу.
При потребі в картці “Валового приросту активу” на вкладці “Рядки модернізації” довідково можна вказати, які саме витрати сформували вартість цього активу.
Обслуговування активів
Після того як актив ведений в експлуатацію він як правило закріплюється за певним працівником або підрозділом. В Odoo є модуль “Обслуговування” (Maintenance) який дозволяє:
- вести облік активів закріплених за працівниками або підрозділами;
- вести інвентарний облік активів (серійні номери, дату початку експлуатації, терміни закінчення гарантії);
- подавати заявки на технічне обслуговування активів та відстежувати статуси таких заявок
Але він ніяк не пов’язаний з активами які є в бухгалтерському обліку, що досить незручно. Тож ми додали зв’язок між активами в обліку (asset) та обладнанням в модулі “Обслуговування”. Створити обладнання (equipment) можна із картки актива викликавши дію “Створити устаткування”
Після чого система створить обладнання в модулі “Обслуговування” і додасть зв’язок між активом та обладнанням (через смарт-кнопку). При цьому частина полів в ньому заповниться із картки активу (назва, постачальник, вартість активу). Інші поля вже заповнюються користувачем.
Висновки
Облік основних засобів досить суттєво відрізняється від обліку оборотних активів. В ERP Odoo частково врахована ця специфіка, але той функціонал який є – він не пристосований під вимоги П(с)БО 7 “Основні засоби”. Тож наша команда зробила його адаптацію під українські реалії. Ми постаралися автоматизувати найбільш розповсюджені операції з такими активами – купівля, ведення в експлуатацію, продаж, ліквідація, модернізація. Також є вже плани по розширенню цього функціоналу, але всьому свій час як кажуть :)
