ФОП взагалі не зобов’язаний приймати на роботу бухгалтера, в звітності він ставить тільки свій підпис. У той же час законодавство не забороняє ФОП, в тому числі єдинникам, передати деякі бухгалтерські функції іншій людині.
Трудовий договір
Основне питання – чи можна оформити фізичну особу на посаду бухгалтера у ФОП? Ми не бачимо для цього перешкод – зокрема, про таку можливість сказано в листі Мінпраці від 30.05.2001 р № 03-3 / 2478-018-2. Облік у ФОП набагато простіше бухгалтерського і податкового обліку інших підприємств. Тому якщо керуватися Довідником № 336 (Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 1 «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності», затверджений наказом Мінпраці від 29.12.2004 р № 336), то для виконання обов’язків бухгалтера фізичної особи достатньо кваліфікації бухгалтера 1 або 2 категорії.
Обов’язки працівника можна перерахувати в трудовому договорі, спираючись на опис посади в Довіднику № 336, наприклад:
- ведення обліку товарів;
- заповнення первинних документів, Книги обліку доходів (витрат);
- складання та подання звітності до податкових і інших органів;
- оформлення платежів контрагентам, в бюджет;
- нарахування заробітної плати працівникам і т. д.
Що стосується підписання податкової звітності, то на ній згідно п.п. 48.5.2 ПКУ повинна стояти тільки підпис ФОП або його представника. Підпис бухгалтера не потрібен. У той же час ФОП має право передати бухгалтеру право ставити власний підпис (в тому числі ЕЦП) замість підпису ФОП. Для цього ФОП повинен зробити бухгалтера своїм представником, оформивши і засвідчивши у нотаріуса довіреність (лист ДФСУ лист від 28.09.2015 р № 9033 / Б / 99-99-17-02-02-14). Це ж стосується і передачі права підпису на податкових накладних.
Процитуємо цей лист
Правовий статус підприємця визначено у ст. 128 ГКУ. Господарські зобов’язання можуть виникати, зокрема, безпосередньо із закону, іншого нормативно-правового акта, що регулює господарську діяльність, або з господарського договору та інших угод, передбачених законом, а також з угод, не передбачених законом, але таких, які йому не суперечать (ч. 1 ст. 174 ГКУ).
Згідно зі ст. 237 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ), представництвом є правовідношення, в якому одна сторона (представник) зобов’язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє. Пунктом 19.2 статті 19 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) передбачено, що представниками платника податків визнаються особи, які можуть здійснювати представництво його законних інтересів та ведення справ, пов’язаних із сплатою податків, на підставі закону або довіреності. Довіреність, видана платником податків – фізичною особою на представництво його інтересів та ведення справ, пов’язаних із сплатою податків, має бути засвідчена відповідно до чинного законодавства.
Відповідно до ст. 244 ЦКУ представництво, яке ґрунтується на договорі, може здійснюватися за довіреністю (документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами). Статтею 245 ЦКУ визначено, що форма довіреності повинна відповідати формі, в якій відповідно до закону має вчинятися правочин. Статтею 34 Закону України від 02 вересня 1993 року № 3425-XII «Про нотаріат» визначено, що однією з нотаріальних дій, які вчиняють нотаріуси, є посвідчення правочинів, в тому числі довіреностей. Враховуючи викладене, уповноважена особа фізичної особи – підприємця має право представляти інтереси платника податків в податкових органах на підставі нотаріально посвідченої довіреності.
НА ЗАМІТКУ. Бухгалтеру – штатному працівнику ФОП може бути оформлена ЕЦП, але право підпису уповноваженій особі замість платника податків-ФОП має бути передано за дорученням.
А ось звичайні первинні документи бухгалтер, який працює у ФОП за трудовим договором, може становити і підписувати без довіреності. При цьому потрібно, щоб це було обумовлено в трудовому договорі з бухгалтером.
Договір ЦПХ
Також ФОП має право залучити для ведення обліку іншого ФОП за договором ЦПХ. Теоретично договір можна укласти і з звичайним громадянином, але так як дані послуги будуть надаватися регулярно, то в такому разі з’являється наявність ознаки здійснення підприємницької діяльності. Перелік обов’язків виконавця бухгалтерських послуг призводять в тексті договору.
Як правило, ФОП-виконавцю видається «широка» нотаріальна довіреність на представлення замовника при здійсненні господарських операцій з правом підпису первинних документів, звітності, податкових накладних, а також на представництво інтересів замовника в контролюючих органах. Обсяг прав і обов’язків ФОП-бухгалтера, в тому числі і право підпису, прописують також в договорі про надання бухгалтерських послуг.
Таким чином, без нотаріально посвідченої довіреності виконавець послуг має право підписувати лише первинні документи (якщо це передбачено договором на надання бухгалтерських послуг і якщо угоду, в якому особа виступає від імені ФОП, не підлягає нотаріальному посвідченню). Для того щоб ставити підпис у податковій звітності за ФОП, його представнику потрібно нотаріально засвідчене доручення.
Договір з компанією, яка спеціалізується на наданні таких послуг.
Кращим варіантом буде звернутися до аутсорсингової компанії, яка спеціалізується на наданні послуг з бухгалтерського обслуговування. Як правило, такі компанії мають персонал, який відстежує всі зміни законодавства і вчасно зможуть надати оперативну інформацію ФОП, вартість послуг такої компанії буде залежати виключно від обсягу вашої діяльності і ваші відносини будуть закріплені офіційним договором.
Якщо ви знаходитесь в Києві можемо вам порекомендувати компанію “Бухконсалт“, яка надасть вам весь спектр послуг по веденню бухгалтерського обліку і цим питанням ви зможете більш не перейматись.
