Зменшення посадових окладів(тобто зміна істотних умов праці) може відбуватися виключно у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці. Якщо ж змін в організації виробництва і праці не відбулось, роботодавець не має права односторонньо змінювати істотні умови праці. У разі коли зміни все ж таки відбулись, роботодавець повинен дотримуватися певного порядку.
Згідно ст. 103 КЗпП, власник або уповноважений ним орган повинен повідомити кожного працівника не пізніше як за два місяця про нові або зміну діючих умов оплати праці в бік погіршення до їх запровадження або зміни .
Відповідно до частини третьої статті 32 КЗпП спочатку видається наказ про внесення відповідних змін в організацію виробництва і праці (з основної діяльності), в якому розкривається зміст цих змін. Конкретні працівники, істотні умови праці яких підлягають зміні, персонально попереджаються про те, що з такої-то дати (але не раніше ніж через два місяці після персонального попередження) їхні посадові оклади зменшуються. Працівники ознайомлюються з наказом про майбутні зміни істотних умов праці під розписку. Протягом двох місяців від усіх цих працівників доцільно отримати письмову згоду або відмову продовжувати роботу в нових умовах. Працівники мають право в будь-який час протягом строку попередження змінити своє рішення: скасувати раніше дану згоду на продовження роботи або дати згоду на продовження роботи, скасувавши раніше заявлену відмову.
Безпосередньо перед початком роботи відповідно до змінених істотних умов праці потрібно видати наказ (із персоналу), визначити щодо кожного працівника нові істотні умови праці — посадові оклади.
Працівники, які відмовилися продовжувати роботу у зв’язку зі зміною істотних умов праці — зменшенням посадових окладів, підлягають звільненню на підставі пункту 6 статті 36 КЗпП із виплатою вихідної допомоги в розмірі не менше середнього місячного заробітку.
