Алгоритм дій при звільненні працівника в 2022 та 2023 році

Підстави  та причини звільнення

Норми КЗпП дають можливість припиняти трудові відносини за різними причинами та підставами. Можна розділити умовно на декілька груп підстави припинення трудових відносин, а саме:

1. з ініціативи працівника (ст. 38 та ст. 39 КЗпП; ст. 4 Закону 2136);
2. з ініціативи роботодавця (ст. 40 та ст. 41 КЗпП);
3. за угодою сторін (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП);
4. за іншими підставами (п. 2-9 ст. 36 КЗпП).

Зверніть увагу, що у 2022 році з’явилися нові підстави для припинення трудових відносин, а саме:

1. смерть роботодавця – фізичної особи або набрання законної сили рішенням суду про визнання такої фізичної особи безвісно відсутньою чи про оголошення її померлою (п. 8-1 ст. 36 КЗпП);
2. смерть працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим (п. 8-2 ст. 36 КЗпП);
3. відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль (п. 8-3 ст. 36 КЗпП);
4. розірвання трудового договору за власною ініціативою у строк, зазначений у заяві працівника (крім випадків примусового залучення до суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану, залучення до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури),у зв’язку з веденням бойових дій у районах, в яких розташоване підприємство, установа, організація, та існування загрози для життя і здоров’я  (ст. 4 Закону 2136).

Крім нових підстав звільнення, у нормах КЗпП дещо змінилися правила звільнення працівників з набранням чинності 19.07.2022 року Закону № 2352.

Алгоритм дій у день звільнення працівника

Нагадаємо, що, як правило, звільнення за власним бажанням провадиться згідно зі ст. 38 КЗпП.

Працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це роботодавця письмово за два тижні.

Та є випадки, коли можна не дотримуватися двотижневого строку попередження, а саме:

• переїзд на нове місце проживання;
• переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість;
• вступ до навчального закладу;
• неможливість проживання у даній місцевості, підтверджена медичним висновком;
• вагітність;
• догляд за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною з інвалідністю;
• догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку або особою з інвалідністю I групи;
• вихід на пенсію;
• прийняття на роботу за конкурсом;
• інші поважні причини (ст. 38 КЗпП);
• підприємство розташоване в районі, де ведуться бойові дії, й існує загроза життю і здоров’ю працівника (ст. 4 Закону 2136).

Звільнення ж за угодою сторін провадиться згідно з нормами, зазначеними у п. 1 частини 1 Ст. 36 КЗпП. Обмежень на звільнення за цією підставою не існує.  Можна звільнити:

1. під час відпустки;
2. під час тимчасової непрацездатності;
3. під час призупинення дії трудового договору. 

Алгоритм звільнення можна поділити умовно на документальний та розрахунковий. Якщо йдеться про велике підприємство, де є і відділ бухгалтерії, і відділ кадрів, то документальним оформленням буде займатися кадровик, а розрахунками  – бухгалтер. 

Якщо ж роботодавець має невелику кількість працівників, як правило, питанням звільнення від «А до Я» займається бухгалтер, який рахує заробітну плату.

Унаочнимо алгоритм дій кадровика та бухгалтера у день звільнення у зручній таблиці.

№ З\П Дії учасників процесу розірвання трудового договору

1. КРОК Відділ кадрів (бухгалтер) видає наказ про звільнення (як правило наказ видається раніше, а не в день звільнення)
2. КРОК проект наказу про звільнення підписує керівник  
3. КРОК наказ реєструється в Журналі реєстрації кадрових наказів тривалого строку зберігання (присвоюємо номер наказу) 
4. КРОК Нараховуємо зарплату працівнику за останній місяць роботи
5. КРОК Визначаємо кількість невикористаних днів щорічної основої відпустки, щорічної відпустки на «дітей», які підлягають компенсації під час звільнення
6. КРОК Бухгалтер нараховує  компенсацію за невикористані дні відпусток 
7. КРОК Бухгалтер утримує зайво нараховані відпускні (якщо працівник використав надміру відпустки до звільнення)
8. КРОК Якщо необхідно, нараховується вихідна допомога
9. КРОК Провадимо перерахунок ПДФО (якщо необхідно, утримуємо з працівника недоутриманий податок, або, навпаки, повертаємо заво утриманий)
10. КРОК Утримуємо аліменти (якщо звільняється платник аліментів), повідомляємо виконавчу службу про припинення трудових відносин з таким працівником та суму непогашеного боргу з аліментів за наявності
11. КРОК Розраховуємо перші лікарняні (за необхідності)
12. КРОК Перевіряємо Колдоговір, Положення про оплату праці, Трудовий договір на предмет наявності інших обов’язкових виплат при звільнення працівників. Нараховуємо й виплачуємо 
13. КРОК Вносимо запис про звільнення в особову картку П2 
14. КРОК Проводимо повний розрахунок з працівником (ст. 116 КЗпП)
15. КРОК Видаємо копію наказу про звільнення (ст. 47 КЗпП)
16. КРОК Видаємо повідомлення про нараховані та виплачені суми працівнику (ст. 47 та ст.116 КЗпП)
17. КРОК Закриваємо особову справу працівника

Більшість зазначених дій у таблиці зрозумілі, але є ті, які зазнали змін у 2022 році, та ті, які потребують докладніших пояснень.

Копія наказу про звільнення 

Питання не нове, але тут виникає найбільше помилок та непорозумінь.

У ст. 47 КЗпП зазначається, що роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення. 

Копія наказу  – це не дублікат і не витяг! 

Згідно з Правилами №1000/5, копія документа – це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак.

Згідно з п. 8 Глави 11 Правил 1000/5, копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії документа складається:

1. зі слів «Згідно з оригіналом»;
2. найменування посади;
3. особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища;
4. дати засвідчення копії;
5. проставляється нижче реквізиту документа «Підпис».

Наприклад

Згідно з оригіналом.

Провідний спеціаліст.

відділу організації діловодства.

Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ.

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності).

А що буде, якщо копію наказу про звільнення не видати або замість копії видати дублікат?  У разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП).

Повідомлення про нараховані та виплачені суми працівнику

Повідомляти про належні до виплати суми працівнику у день звільнення роботодавці мали і до 19.07.2022 року.  Але ця норма дещо змінилася.

Тепер про це повідомлення згадується і у  ст. 47, та у ст. 116 КЗпП. Та з деякими ключовими особливостями повідомляти потрібно про нараховані та виплачені суми.

«Про суми, нараховані та виплачені працівникові при звільненні, зі зазначенням окремо кожного виду виплати (основна та додаткова заробітна плата, заохочувальні та компенсаційні виплати, інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, у тому числі при звільненні) роботодавець повинен письмово повідомити працівника в день їх виплати» (ст. 116 КЗпП). 

Форми повідомлення законотворці нам не пропонують, тож роботодавець створює самостійно у довільній формі. Обов’язково, коли працівнику вручається повідомлення, слід цей факт зафіксувати або в окремо створеному Журналі для фіксації  отримання працівником Повідомлення, або створювати в двох екземплярах. Один з них видавати працівнику, а інший – залишати у роботодавця з підписом працівника про отримання другого екземпляру повідомлення про нараховані та виплачені суми.

Ще новації щодо звільнення у 2022 році

Змін зазнала ст. 117 КЗпП. Ця зміна є позитивною для роботодавця. Зараз ця норма виглядає так: «У разі невиплати з вини роботодавця належних звільненому працівникові сум у строки, визначені статтею 116 цього Кодексу, за відсутності спору про їх розмір підприємство, установа, організація повинні виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців» .

До 19.07.2022 року зазначалося, що слід виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку. Тобто середній заробіток за затримку виплачуватиметься не більше як за шість місяців, а не так, як раніше, за весь час.

Але і це ще не все. 

Змінено строки звернення працівника до суду щодо вирішення трудових спорів. 

Згідно з  ч. 2 ст. 233 КЗпП, зазначається що зі заявою про вирішення трудового спору у справах:

• про звільнення працівник має право звернутися до суду в місячний строк з дня вручення копії наказу (розпорядження) про звільнення;
• про виплату всіх сум, що належать працівникові при звільненні, — у тримісячний строк з дня одержання ним письмового повідомлення про суми, нараховані та виплачені йому при звільненні (ст. 116 КЗпП).

Раніше у разі порушення законодавства про оплату праці працівник мав право звернутися до суду з позовом про стягнення належної йому заробітної плати без обмеження будь-яким строком. А от з 19.07.2022 року  внесеними змінами цей строк обмежено трьома місяцями з дня одержання працівником повідомлення про нараховані та виплачені йому суми.