Целью этой небольшой статьи является познакомить вас с аналитическими счетами и тегами и рассказать об основных возможностях которые дает их использование в ERP ODOO. Смысла много об этом писать я не вижу, а практическое применение этого функционала будет описано в следующих публикациях.
В ERP ODOO помимо наличия подсистемы ведения бухгалтерского (с применением плана счетов) и налогового учета есть подсистема аналитического учета, которая значительно расширяет возможности для анализа и детализации учетных данных. Этот вид учета ведется с помощью аналитических счетов и аналитических тегов.
Для того, чтобы у вас в системе появился этот функционал вам необходимо активировать эту функцию в системе. Для этого надо зайти в общие настройки учета и активировать эту опцию:
После этого у вас в настройках учета появятся соответствующие пункты меню.
Аналитические счета
Аналитический счет представляет собой сущность где вы можете накапливать определенную финансовую информацию. При этом аналитические счета очень тесно интегрированы практически со всеми сегментами системы: проекты, продажи, закупки, склад и т.д.
Использование аналитических счетов для детализации расходов
Для чего вы можете использовать аналитические счета? Наиболее распространенным является их использование для детализации и анализа расходов компании. В бухгалтерском учете для отображения затрат в учете используется счета учета затрат, но какие именно затраты были понесены не всегда понятно. Для более глубокого анализа затрат и понимания их структуры мы можем использовать аналитические счета. Для этого для каждого вида затрат мы создаем отдельный аналитический счет и указываем его в качестве дополнительной аналитики при отображении таких затрат в учете (это чем-то напоминает субконто в 1С, только этот инструмент более гибкий).
Например мы хотим отобразить в учете затраты на аренду офиса. Для этого мы например будем использовать 92 счет “Административные расходы”, но если мы проведем в учете эти затраты таким образом, то потом мы просто не сможем проанализировать структуру таких затрат, и на 92 счете будет накапливаться информация о затратах общей суммой. Для того чтобы получить информацию более приспособленную для анализа мы в качестве дополнительно аналитики укажем аналитический счет “Админзатраты – Аренда офиса”.
При проведении этой операции в учете в журнал будет сделана следующая запись:
В тот момент когда мы делаем такую запись в учете у нас происходит следующее:
- делается запись в бухгалтерском учете и ее мы видим на скриншоте выше;
- делается соответствующая запись в аналитическом учете
Как мы видим эта запись содержит в себе следующую информацию:
- Аналитический счет по которому сделана эта запись;
- Партнер (Контакт)
- Сумма – всегда делается в валюте компании;
- Продукт – который у нас фигурировал в документе, которым мы фиксировали эти затраты;
- Финансовый счет – по какому счету бухгалтерского учета мы фиксировали данную затрату;
- Элемент журнала – ссылка на запись в учете которая создала нашу аналитическую запись.
Эту проводку аналитики мы сделали когда создавали бухгалтерскую запись. Но ни что нам не мешает сделать запись в аналитическом учете минуя бухгалтерский. Для этого нам просто надо зайти в элементы аналитики и создать вручную проводку аналитики. Но если вы будете делать это вручную у вас не будет возможности указать финансовый счет, к которому будет привязана данная аналитика.
Использование аналитических счетов для отслеживания рентабельности проектов
Если компания пользуется функционалом проектов, то каждый раз когда в системе будет создаваться проект будет создаваться и аналитический счет, который автоматически привязывается к данному проекту. Это аналитический счет можно использовать для накопления всех связанных доходов и расходов с этим проектом. Также он используются для фиксации времени, отработанного по задачам, которые ставятся по этому проекту. Если известна стоимость времени сотрудника то ее можно прописать в карточке такого сотрудника и по этой стоимости будет проводиться оценка стоимости времени и отображаться как затраты по этому проекту.
Если нам необходимо зафиксировать доходы или расходы которые связаны непосредственно с проектом мы должны указать аналитический счет в момент их фиксации в учете и таким образом мы потом сможем оценить рентабельность того или иного проекта (для этого нужно либо отфильтровать аналитику по этому счету либо зайти в этот аналитический счет и перейти по кнопке Стоимость\Выручка). Этот функционал активно используется организациями, которые специализируются на предоставлении различных услуг и у которых оказание услуги это по сути отдельный проект.
Использование аналитических счетов как договоров с партнерами для периодической генерации инвойсов
Еще одним вариантом использование аналитических счетов является их использование для задачи условий для периодической генерации инвойсов.
Этот функционал будет актуален для организаций которые оказывают периодические услуги с фиксированной стоимостью (например услуги интернета).
Другие случаи использования аналитических счетов
Аналитические счета могут использоваться как место накопления финансовых данных по конкретным операциям, которые проводяться в учете. Например для аккумуляции информации о начисленной амортизации по категориям основных средств либо для накопления информации о том, во сколько нам обходится тот или иной сотрудник. В таком случае мы можем создать отдельные аналитические счета для каждого сотрудника и накапливать на них информацию по начисляемой заработной платы, налогам и фиксировать на таких счетах прочие расходы, которые связаны с такими сотрудниками.
Также аналитические счета можно например подвязать к категориям продукции (которые можно использовать для разграничения продукции по брендам) и накапливать на них информацию про рентабельность той или иной категории продукции. В момент продажи товаров или услуг на них будет фиксироваться доход от реализации и себестоимость реализованной продукции.
Аналитические теги
Начиная с 12 версии системы аналитические теги объеденили в себе функционал аналитических тегов (который присутствовал в более ранних версиях системы) и распределения на несколько аналитических счетов (эту роль ранее исполнял модуль analytic distribution).
Аналитические теги используются для пометки в первую очередь бухгалтерских записей по какому то определенному признаку и потом по нему эти записи можно фильтровать и анализировать. На уровне тега мы можем включить аналитическое распределение, то есть мы создаем шаблон распределения на несколько аналитических счетов и затем используем его при проведении в учете каких либо операций. В основном это касается учета доходов или расходов.
Для того чтобы задать распределение аналитики, нужно зайти в аналитический тег и активировать соответствующую отметку:
Затем указав соответствующий тег в документе при его проведении система создаст аналитические записи согласно шаблону распределения.
Выводы
Применение аналитических счетов и тегов значительно расширяет возможности детализации учетных данных и делает их более приспособленными для анализа. Нельзя забывать, что компания может вести сколь угодно много деревьев аналитических счетов и накапливать на них информацию для анализа. Но необходимо помнить, что накапливаемая аналитика должна проносить пользу, а учет не должен вестись ради учета.
Источник: Блог консультанта
