Автоматизація обліку продаж в роздрібних магазинах

Для багатьох фірм та компаній роздрібна торгівля є привабливим видом бізнесу, а облік такої діяльності має особливості. Тому не дивно, що розробники рішень з автоматизації бізнес-процесів регулярно створюють програми, які б могли забезпечити потреби роздрібних мереж. Серед таких програм є iiko, SmartTouch POS, Постер та продукти країни-агресора: R-Keeper, Рарус, 1С: Підприємство Роздріб для України, BAS Роздрібна торгівля тощо.

Серед продуктів української розробки є рішення компанії Bookkeeper SaaS. Для своїх клієнтів українські розробники створили систему, яка дозволяє автоматизувати облік магазину: імпортувати роздрібні продажі в бухгалтерську програму та автоматично списувати зі складу товари, продані через касовий апарат.

Особливість рішення БукКіпер для обліку магазину полягає в тому, що воно є монолітним функціоналом всієї цільної бухгалтерської системи. Фактично, воно є ще одним робочим місцем в сервісі, таким як робоче місце бухгалтера з розрахунку зарплати, або ж менеджера з продажу. З робочого місця касира продавець працює і з покупцями, і безпосередньо з онлайн сервісом BookKeeper: продає товари, друкує чеки, формує Z-звіти та Відомості РРО для імпорту в бухгалтерську програму. І цей функціонал не потребує інтеграції із зовнішніми системами обліку, або ж дописування додаткового програмного коду. 

Компанія БукКіпер першою реалізувала безпосередньо з браузеру інтеграцію робочого місця касира з фіскальними реєстраторами розрахункових операцій моделей ІКС Маркет і Datecs. Також через браузер можна працювати з нефіскальним чековим принтером фірми Xprinter. Тож функціонал для роздрібної торгівлі закриває потреби і магазинів, які зобов’язані застосовувати РРО, і тих, де касові апарати не обов’язкові.

За допомогою сканеру штрих-кодів продавці на касах проводять продажі безпосередньо на своєму робочому (і не обов’язково потужному та дорогому) комп’ютері. Розглянемо, яким чином автоматизоване робоче місце касира для роздрібної торгівлі працює в БукКіпер.

1. На комп’ютері магазину потрібно встановити невеличкі додатки (ці файли надає дбайлива служба підтримки БукКіпер). Їх потрібно налаштувати і внести назву касового апарату. Ці налаштування здійснюються один раз.

В сервісі немає обмежень щодо кількості роботи відокремлених кас. Можна налаштувати роботу місця касира як в одному, так і в десяти магазинах. Для цього в довідник Склади програми БукКіпер вноситься інформація про роздрібні магазини, а також РРО, через які проводяться продажі.

Рис.1. Заповнення властивостей склада

2. Безпосередньо робота продавця ведеться в онлайн-сервісі POS. Касир сканує товари, або ж у вікно вводить штрих-код (артикул). Там вказується і кількість. Функціонал для обліку роздрібного магазину дозволяє проводити продаж і вагових товарів (кг, грами).

Рис. 2. Продаж товарів через POS сервіс BookKeeper

3. В кінці робочого дня касир формує Z-звіт, який вже буде готовим для імпортування в бухгалтерський сервіс.

Рис. 3. Службові операції на робочому місці касира

4. Важливо, що завантажувати в бухгалтерську програму Відомості РРО може лише користувач, який має доступ у BookKeeper. Тобто, ви самі вирішуєте: чи відкривати вашому касиру доступ до бухгалтерської програми, або ж продавець працюватиме лише через вікно роздрібних продажів, а Відомості РРО проводить користувач, який має доступ до онлайн бухгалтерії.

Рис. 4. Відомість РРО

Програма БукКіпер автоматично списує продані товари зі складу, формує проводки та розраховує прибуток маржу, що розраховується, як сума продажу за мінусом собівартості товару.

Рис. 5. Проводки роздрібних продажів магазину

5. На підставі Відомості РРО можна відразу скласти податкову накладну, де покупець — Кінцевий споживач. Кожну податкову накладну можна зберегти у форматі xml для реєстрації її у ЄДРПН, або ж імпортувати безпосередньо до Сонати, де вона реєструється.

Рис. 6. Податкове зобов’язання на підставі Відомості РРО

6. Зручні звіти, які реалізовані для потреб роздрібної торгівлі розкривають користувачам необхідну аналітику.

Зокрема, Звіт про продажі відобразить маржинальний дохід.

Рис. 7. Звіт про продажі

Також можна подивитись детальну інформацію про сформовані чеки — на яку суму вони були пробиті, яким чином розрахувався покупець.

Рис. 8. Звіт Реєстр чеків   

Зараз робоче місце касира працює в режимі beta-тестування, і для клієнтів БукКіпер воно безкоштовно. Кожен охочий може звернутись до служби підтримки та отримати необхідні файли для налаштування функціоналу з обліку роздрібних магазинів. Функціонал і досі розвивається. Заплановано реалізовувати автоматизацію обліку продажів за дисконтними програми для роздрібних покупців.

Безпосередньо сервіс БукКіпер вже закриває потреби бухгалтерського та податкового обліку малого та середнього бізнесу. В програмі можливо розрахувати повноцінну зарплату (з відпускними, лікарняними та соціальними пільгами працівників), проводити операції ЗЕД, або ж комісійної діяльності, вводити в експлуатацію, ремонтувати, виготовляти та амортизувати необоротні активи, а також автоматично заповнювати необхідні фіскальні звіти.

Для нових клієнтів діє безкоштовний місяць користування BookKeeper, протягом якого можна прийняти рішення переходу на онлайн облік в новому році.

Більше інформації про бухгалтерський сервіс БукКіпер можна дізнатись на сайті https://bookkeeper.kiev.ua/

Матеріал підготувала співробітник компанії Bookkeeper SaaS Катерина Брехова. Для уточнюючих питань з функціоналу систему пишіть на електронну пошту: support@bookkeepertech.com