Автоматизація управлінського, оперативного та бухгалтерського обліку в онлайн сервісі BookKeeper

Перед сучасною обліковою системою постають задачі вирішення питань не лише бухгалтерського, але й управлінського обліку. Застосовуючи дані, внесені безпосередніми виконавцями (менеджерами, бухгалтерами), система формує для керівника інформативні звіти про фінанси компанії. Саме на даними управлінського обліку оперують керівники, приймаючи те, чи інше рішення. Тому оперативний облік є важливою ланкою в ланцюжку управління компанією.

В статті поговоримо про буденну роботу управлінця (чи менеджера) на прикладі онлайн сервісу BookKeeper.

Оперативний контроль за фінансовим станом компанії в програмі BookKeeper

Для того, щоб прийняти ефективне рішення, керівнику в будь-який момент потрібно мати доступ до інформації про поточний стан компанії. Оскільки сервіс BookKeeper працює онлайн, всі користувачі програми вносять та отримують дані про зміни в діяльності компанії в режимі реального часу.

Тому де б не перебував керівник (в офісі, на зустрічі з клієнтом, або у відрядженні в іншій країни), на стартовій DashBoard завжди можна переглянути актуальну інформацію про фінанси компанії.

Рис. 1. DashBoard в BookKeeper

Універсальність програми БукКіпер: для бухгалтерів та управлінців

BookKeeper формує управлінські звіти не за бухгалтерським, а за економічним змістом інформації. Програма не вимагає знань бухгалтерії, тому керівник самостійно формує будь-який звіт, знаходячи його за зрозумілою назвою. 

Рис. 2. Контроль за взаєморозрахунками з покупцями 

Так само відображаються і документи — за їх назвою. Тому менеджер без бухгалтерської освіти може самостійно скласти рахунок, або акт, безпосередньо на зустрічі з клієнтом, тим самим прискорюючи швидкість взаєморозрахунків. Проведені документи формують бухгалтерську проводку з одночасним відображенням відповідних сум в податковому обліку. Тому бухгалтер вчасно отримує всю інформацію для виконання безпосередніх обов’язків.

Рис. 3. Список документів в розділі Продажі

Планування та перевірка виконання бізнес-рішень

Управління бізнесом та досягнення прибутку включає ряд заходів: встановлення мети та планування, виконання запланованих процесів, перевірка на основі ключових показників ефективності та вжиття заходів для усунення причин відхилень від запланованого результату. На прикладі реального кейсу розберемо управління бізнес-процесу за типовим проектом в БукКіпер.

Встановлення мети: В рамках планування кварталу вирішено запустити в продаж нову товарну групу, для якої в програмі для обліку було створено новий проект. Для реалізації проекту були виділені кошти на закупівлю товару, створення Landing, рекламу в інтернеті та % менеджерам за продаж.

  Табл.1. Планування витрат і доходів нового бізнес-проекту

Виконання: На створення Landing та рекламу в інтернеті була витрачена запланована сума. Продажі в першому місяці перевищили план на 20%. В наступні два місяці становили 50% і 30% відповідно від запланованої.

Табл. 2. Показники за 1-ий місяць 

Контроль: В BookKeeper керівник відстежував показники в рамках проекту, і на їх підставі робив висновки щодо ефективності продажу нових товарів, їх маржинальності та рентабельності.

Рис. 4. Аналіз швидкості реалізації нового товару

Рис. 5. Аналіз ефективності та дохідності нового проекту

На підставі цієї інформації керівник застосовував відповідні заходи. Зокрема, обговорювались чинники, що призвели до збільшення, або зменшення обсягу продажів, і на їх підставі приймалось рішення про наступні кроки.

Поділ доступу до інформації для користувачів БукКіпер і надійний захист бази даних

З точки зору конфіденційності та підвищення ефективності роботи підприємства, розподіл доступу до інформації бази для тих чи інших категорій працівників є вкрай важливим. В БукКіпер доступ до бази документів розподіляється відповідно до обов’язків користувачів: менеджерам налаштовується доступ до прибуткових та видаткових накладних, бухгалтерам — до операцій з розрахунків по заробітній платі, податкових звітів.

Рис. 6. Налаштування прав доступу до бази BookKeeper

Завдяки хмарному розміщенню на віртуальних серверах компанії Microsoft, база даних фірми доступна користувачам в будь-який момент часу з гаджетів із підключенням до мережі інтернет і гарантовано захищена від втрати або викрадення.

Матеріал підготувала компанія Bookkeeper SaaS. Більше інформації про облік в БукКіпер читайте на сайті (https://bookkeeper.kiev.ua/).