Автоматизація за допомогою ERP Odoo: виклики та можливості

“Зоопарк” систем і перехід на єдину IT-систему (ERP)

Автоматизація бізнес-процесів з використанням IT-систем стала невід’ємною складовою ефективного управління бізнесом. Вона дозволяє підвищити якість прийняття управлінських рішень, швидко проводити розрахунки з персоналом та постачальниками, ефективно працювати з дебіторською заборгованістю та мінімізувати людський фактор у процесах, де це можливо.

Сьогодні на ринку існує безліч IT-систем, які можуть еволюціонувати разом з бізнесом. На початковій стадії розвитку бізнесу компанії часто шукають безкоштовні або дешеві рішення, щоб оптимізувати свої бізнес-процеси. Однак, такий підхід може призвести до виникнення “зоопарку” систем, де кожна функціональна область працює зі своєю окремою IT-системою. З часом це може призвести до втрати даних, складнощів у взаємодії різних функціональних областей, та відставання від конкурентів.

Але як тільки компанія починає зростати, власнику доводиться зробити важкий вибір: продовжувати працювати по старому або використовувати системи, які дозволяють оцифрувати, автоматизувати та стандартизувати більшість процесів. Лише другий підхід до управління бізнесом дозволяє бачити компанію в цілому і ухвалювати правильні стратегічні рішення. Саме тому топменеджмент починає дивитися в сторону рішень які зможуть забезпечити комплексну автоматизацію, до комплексних ERP-систем, які дозволяють автоматизувати практично всі аспекти діяльності компанії.

ERP-системи стають все більш популярними у світі і на даний момент вони все більше починають орієнтуватися на малий та середній бізнес. Сучасними трендами розвитку ринку ERP-систем є:

• зосередження уваги на мобільних та хмарних рішеннях;
• покращена інтеграція з соціальними мережами та іншими онлайн-платформами;
• робота над інтерфейсом;
• акцент на аналітиці та бізнес-аналітиці;
• розширення на нові галузі та ринки;
• гнучкість та адаптивність

*більш детально про ці тренди можна почитати в блозі компанії Self-ERP.

Останніми роками ERP все більше зміщуються в сторону букви “E”, хоча спочатку їхня основна функція полягала в букві “P”, якщо ви розумієте про що я

Чому компанії відразу не впроваджують ERP-системи? Перше, що гальмує – це їх ціна. Повноцінні ERP-системи коштують недешево і їх впровадження навіть в маленькій компанії може потягнути за собою досить значні для них витрати. По-друге, менеджменту невеликих компаній здається, що наявність ERP потрібна для великих компаній, а для свого підприємства підійде і звичайний Excel або якийсь точковий софт.

Але щоб сказали такі керівники, якщо вони б знали, що на ринку є ERP-система, у якої прийнятна ціна, яка містить увесь необхідний функціонал, і яка зможе масштабуватися разом із бізнесом?

Таке питання собі поставив у 2005 році Фаб’єн Пінкерс і вирішив створити ERP-систему для малого та середнього бізнесу, яка була б доступна за адекватною ціною. Так з’явилася на світ спочатку TinyERP, потім вона була перейменована на OpenERP, а у 2014 році отримала назву Odoo. Про цю ERP зараз і піде у нас мова.

Що таке Odoo?

Odoo – це ERP-система з відкритим кодом, яка має безмежні можливості кастомізації. Починала вона свій шлях як TinyERP, а потім була перейменована на OpenERP і, нарешті, на Odoo в 2014 році. Зараз вона пропонується у двох варіантах: Community Edition (CE) та Enterprise Edition (EE).

Ядро Odoo є спільним для обох варіантів, а функціонал можна розширювати за допомогою встановлення модулів. В EE доступно багато унікальних модулів, яких немає в CE, тому ЇЇ функціонал системи значно ширший. У CE теж можна встановлювати безкоштовні та платні модулі з магазину додатків, що вирівнює їх у можливостях. Сказати яка версія системи краще складно – тут треба дивитися у кожному конкретному випадку, плюси та мінуси є і там, і там.

ERP система Odoo подібна до конструктора Lego, де кожен модуль покриває певний сегмент бізнесу (наприклад, продажі, закупівлі, склад, облік, HR). Кожен модуль збирає певні дані, які можуть бути використані для управлінського обліку. Це дозволяє компаніям більш детально контролювати свою діяльність та приймати обґрунтовані рішення на основі наявної інформації.

Модульність ERP Odoo є її великим плюсом, але водночас і мінусом. Плюс полягає в тому, що за її допомогою можна реалізувати будь-який функціонал, адже є величезна кількість модулів у магазині додатків (їх кількість зараз наближається до 40000), які можуть вирішити більшість потреб. Мінус полягає в тому, що така варіативність робить майже неможливим появу якогось більш-менш стабільного рішення, яке було б придатним для масового впровадження.

Ситуацію ускладнює той факт, що Odoo – це система, яка активно розвивається, і кожен рік виходить нова версія, яка містить нові функції. Компанії, які займаються впровадженням, не можуть довго залишатися на одній версії (наприклад, робити рішення на 13-й версії, коли вже вийшла 16-та, така собі ідея). Для користувачів ситуація трохи краща – перехід на нову версію кожен рік не є необхідним (такий перехід можна робити кожні 3-4 роки або взагалі не робити, якщо система була дуже змінена під вас).

Odoo на українському ринку систем автоматизації

На ринку західних країн Odoo себе позиціонує як аналог SAP, але більш дешевий, швидкий та сучасний. І вона навіть має слоган «Sorry SAP».

Odoo з самого початку створювалася як система в першу чергу для малого та середнього бізнесу і останнім часом набирає все більше і більше популярності у світі.

Хвиля цікавості до даної системи докотилася і до країн Східної Європи та країн колишнього СРСР.  В Україні активна спільнота Odoo існує вже з 2017 року, а особливо великий інтерес до системи з’явився з початком російської агресії в лютому 2022 року. Питання заміни російського софту (в першу чергу це стосується облікових програм – 1С та її клону BAS) серед представників вітчизняного бізнесу стоїть і буде стояти у майбутньому дуже гостро і Odoo є дуже привабливою для компаній-інтеграторів російського софта (а їх на ринку на початок 2022 року було біля 500).

У російських IT-продуктів на українському ринку немає майбутнього, хоча мене трохи дивують ті активності які досі проводять деякі навчальні центри, які кажуть “Вивчіть BAS і станьте конкурентними на ринку праці” – питання тільки в тому, на ринку праці якої країни – Росії можливо, України – точно ні.

Зараз на Odoo вже є величезна кількість готових рішень для українського ринку і з кожним місяцем їх стає все більше. Єдиною перепоною для масового розповсюдження цієї системи є відсутність можливості ведення в ній регламентованого обліку, але зараз ця проблема активно усувається за моєї участі і є великий шанс того, що до осені цього року таке рішення все-таки з’явиться на Enterpise версії системи, а згодом і на Community (це моя рожева мрія). Я вже до речі писав вже про свій досвід участі у створенні такого рішення на DOU.

Спільнота Odoo активно розвивається. В Україні вже є дві асоціації (ГО «Українська асоціація Одоо» та ГС «ОСА Україна»), відкрита школа Odoo school де вже пройшли навчання декілька груп розробників та бізнес-аналітиків на Odoo, Odoo вже застосовують у своїх навчальних програмах кілька ВУЗів, мною готується до запуску спеціалізований курс для бухгалтерів (на підставі того рішення по регламентованому бухгалтерському обліку, яке створюється мною в надрах компанії Self-ERP). Тож якщо якась українська компанія все-таки вирішить впровадити у себе Odoo – їй вже є на кого спертися :)

Дуже короткий огляд функціоналу Odoo

Odoo – дійсно комплексна система автоматизації, за допомогою якої можна закрити будь-яку потребу яка може виникнути у бізнесу: починаючи зі створення веб-сайту і закінчуючи організацією робити служби підтримки. Базові модулі забезпечують покриття всіх сегментів бізнесу, а за допомогою допоміжних модулів можна змінювати функціонал базових або додавати новий функціонал.

Давайте пройдемося по базовому функціоналу системи і я постараюся дати короткий опис базових модулів (більш детально про функціонал основних модулів ви можете прочитати ось тут)

Автоматизація основних процесів бізнесу за допомогою ERP Odoo

До основних процесів я відношу ті, які, власне кажучи забезпечують бізнесу його основну функцію – заробляння прибутку та забезпечення достатнього грошового потоку.

Закупівля

Odoo має модуль закупівель, який дозволяє автоматизувати процес закупівлі матеріальних та нематеріальних активів від постачальників. Як ERP-система, Odoo може автоматично створювати замовлення на купівлю при виникненні певних умов, таких як мінімальний або максимальний запас, потреба у сировині для виробництва, закупівля на замовлення та інші. Також присутні функції тендерів та прайс-листів постачальників.

Склад

Odoo містить повноцінну WMS-систему, яка тісно інтегрується з модулями закупівель, продажу, обліку та виробництва.

Цей модуль надає можливості для керування складом та місцями зберігання. Місця зберігання можуть бути фізичними або віртуальними. При переміщенні запасів на складі використовується метод подвійної логістичного запису, що дозволяє відстежувати рух матеріальних активів з постачальника до покупця. Для інвентаризації залишків складу використовується віртуальне місце зберігання “Втрата під час інвентаризації”.

Детальніше про цей модуль можна дізнатися за посиланням.

Маркетинг та CRM

Odoo пропонує різні інструменти, які допомагають автоматизувати маркетингові активності, такі як електронна розсилка, організація подій тощо. Крім того, система дозволяє відстежувати джерела отримання потенційних клієнтів, що дозволяє оцінювати ефективність маркетингових кампаній.

За допомогою повноцінного конструктора сайтів в Odoo можна швидко створити лендінги, інтернет-магазини або корпоративні сайти компаній. Сайт, розроблений на платформі Odoo, автоматично інтегрується з бекендом системи.

Модуль CRM (Customer Relationship Management) в ERP-системі Odoo включає в себе інструменти для керування взаємовідносинами з клієнтами. Зокрема, він дозволяє збирати інформацію про клієнтів та їхні замовлення, вести історію взаємодії з клієнтами, планувати та відстежувати етапи продажів, аналізувати результати продажів. Він дуже тісно пов’язаний з модулем продажів.

Ну і як же обійтись без інтеграцій. Для України є інтеграції з телефоніями (Бінотел, Київстар, Рінгостат тощо), з соціальними мережами, з сервісами поштових розсилок.

Продажі

Модуль продажів в ERP Odoo тісно пов’язаний з іншими модулями системи, зокрема з CRM, проектами, складом та обліком. Завдяки цій інтеграції користувач може легко створити комерційну пропозицію з CRM, яка потім перетворюється на замовлення на продаж. Крім того, система має можливість автоматично створювати проекти та задачі для послуг, що продаються. Замовлення на продаж є джерелом даних для вихідних складських переміщень, і з них створюється інвойс замовника в обліку.

Також система містить в собі окремий модуль POS, який допоможе автоматизувати продажі в роздрібній торгівлі.

Облік

Про облік (він хоча і не є частиною основного процесу, але я його сюди включив свідомо) в Odoo я напевно пишу найбільше у своєму блозі. Якщо коротко – облікова частина представлена в системі двома підсистемами: бухгалтерською та аналітичною. Аналітична в основному призначена для деталізації доходів та витрат в розрізі якоїсь аналітики (проект, статті витрат, ЦФВ тощо). Але її можна модифікувати і для інших цілей (я, наприклад робив адаптацію аналітичного обліку під аналітику “Статті руху грошових коштів”). Наявний функціонал навіть в базовій Odoo може забезпечити облік ТМЦ, основних засобів, грошових коштів, зобов’язань тощо. Звісно, якщо ви мігруєте в Odoo з облікової системи, ім’я якої не можна називати, вам буде трохи незвично, адже в Odoo інша філософія та підхід до обліку :)

Виробництво

Модуль виробництва в Odoo дозволяє планувати та керувати процесами виробництва, від створення виробничих замовлень до контролю якості готової продукції.

За допомогою цього модуля можна створювати виробничі замовлення, контролювати запаси сировини та матеріалів, відстежувати процес виробництва і контролювати витрати на виробництво.

Модуль виробництва також дозволяє вести облік робочого часу, розподіляти завдання між робітниками та контролювати їх виконання.

Модуль виробництва в Odoo також інтегрований з іншими модулями, такими як модуль складу та модуль продажів, що дозволяє автоматизувати процеси замовлення та відвантаження продукції.

Схематично зв’язок між цими модулями система можна представити наступним чином:

Автоматизація допоміжних процесів та процесів управління

Проекти

Цей модуль можна використовувати у звичайній діяльності компаній для організації внутрішніх процесів, або використовувати для організації роботи з клієнтами. Він буде особливо актуальним для сервісних організацій (таких як IT, юридичні компанії, консалтингові компанії тощо).

В цьому модулі нам доступні проекти та задачі. У рамках конкретного проекту працівники можуть встановлювати конкретні завдання з певним терміном їх виконання.

На рівні завдань ми можемо встановити запланований час для виконання завдання та фактичного часу на їх виконання (використовуючи табелі обліку робочого часу).

Кадри

Модуль HR в Odoo містить в собі низку інструментів для управління персоналом компанії. Зокрема, він дозволяє створювати та зберігати інформацію про співробітників, включаючи дані про освіту, досвід роботи, контактну інформацію тощо. Модуль також дозволяє здійснювати облік робочого часу, контролювати відвідуваність та відпустки співробітників.

Крім того, модуль HR дозволяє керувати процесом найму нових співробітників, включаючи створення вакансій та розміщення їх на різних ресурсах з пошуку роботи, а також відстежування статусу кандидатів. Модуль HR також містить інструменти для організації тренінгів та підвищення кваліфікації співробітників.

Загалом, модуль HR в Odoo дозволяє ефективно керувати людськими ресурсами компанії, зберігати важливу інформацію про співробітників та оптимізувати роботу з ними.

Інші базові модулі системи

Odoo містить в собі модулі, які допоможуть організовувати власний робочий час (календар, активності), документообіг (Документи, Підпис, Затвердження), облік транспорту, облік відвідуваності працівників, модуль контролю якості, виїзного обслуговування, оренди, роботу служби підтримки (helpdesk) тощо.

Також не можу не відмітити ті можливості які надає Odoo  для аналізу інформації та побудови звітності. Про них можна почитати в моїй публікації в блозі.

Як впроваджувати Odoo? Практичні рекомендації

Odoo має офіційну методологію впровадження, яка на превеликий жаль мало підійде для вітчизняних компаній. Перехід на новий софт – майже завжди неприємний процес.

Одним із факторів невдалого впровадження складних IT-систем в українських компаніях є відсутність в них усталених процесів. Автоматизація хаосу призведе до автоматизованого хаосу. Початок впровадження ERP-систем може виявити в компанії проблеми, про які вона навіть не підозрювала. Небажання долати ці проблеми може поставити проект по впровадженню в “червону” зону. Подолання цих же проблем може зробити організацію більш ефективною.

Труднощі переходу на нову систему пов’язані також з тим, що у кожного зі співробітників компанії є уявлення, що склалися, про її діяльність, про принципи і методи роботи, якими вони повсякденно керуються. Для початку роботи в новій системі дуже важливо змінити погляди людей свою роботу і функції у створенні, сформувати нові відносини. Можливо вам буде треба розробити регламенти по роботі та підготувати інструкції для працівників. Якщо ви впроваджуєте велику систему (ERP), без цього елементу про вдале впровадження можна забути.

По більшій мірі вдалість впровадження буде залежати від того, наскільки ваші працівники морально готові до нової системи, тож з цим моментом треба працювати особливо уважно.

Для вдалого впровадження Odoo – велику увагу слід приділити питанню навчанню працівників. Вони повинні зрозуміти чому система працює саме так та яка в цьому закладена логіка. Тільки після того, як працівники пройдуть навчання та почнуть хоч трохи працювати в системі, можна буде піднімати тему кастомізації системи. Це дуже велика проблема при впровадженнях – компанія не розібравшись в базовому функціоналі, почувши від інтегратора, що в Odoo можливо все, кидається в сторону доробки системи під себе (як правило частиною цих вимог є – “а зробіть мені як в 1С”). А це не тільки додатковий час, а ще й додатковий бюджет. Але “більше часу, більше грошей та більше людей” – це як ви розумієте не запорука успіху проекту. Старайтесь на початкових етапах проекту мінімізувати бюджет, часові витрати, та обсяг того, що впроваджуєте.  ODOO така система, яка може масштабуватися в будь-який момент і немає потреби впроваджувати все і відразу.

Керівництво компанії де відбувається впровадження перед стартом проекту повинні чітко визначити критерії по яким можна буде сказати, що проект вдало завершений. Керівництво повинно розуміти, що основну роботу при впровадженні будуть виконувати вони та їх підлеглі, а не представники компанії інтегратора (це більше потрібно вам). Інтегратор тут скоріше буде виконувати роль консультанта.

Маю надію, що наведена мною інформація була вам корисна і вас хоч трохи зацікавила ODOO. Пишіть питання в коментарях або в особистих повідомленнях (мої контакти можна знайти в моєму блозі). І вдалих вам впроваджень :)

Джерело: dou.ua