Автоматизация управления персоналом с помощью ERP Odoo: рекрутинг и онбординг

Каждая компания регулярно сталкивается с задачей подбора и найма персонала. Текучесть кадров – естественный процесс и она может быть связана со множеством причин.

Процесс отбора кандидатов на должность может быть весьма длительной, сложной и дорогой процедурой, во время проведения которой нужно учесть множество факторов.

ERP Odoo содержит в себе HRM-систему, которая может помочь автоматизировать множество HR процессов и процедур. Я уже про нее начинал писать в своем блоге, но потом как-то переключился на другие темы и больше ее не затрагивал. Пора это исправить. И сейчас я хочу более детально пройтись по таким процессам как рекрутинг и онбординг персонала. В первую очередь я хочу вас познакомить с теми возможностями, которые есть в базовой Odoo, и немного рассказать про дополнительные возможности, которые можно получить за счет модулей, которые можно найти в appstore.

Рекрутинг

Процесс подбора персонала давно уже перестал простым. Компания должна понимать, что от ее действий зависит не только закрытие вакансии, но и бренд работодателя в целом. Рынок труда стал более изощренным и соискатели ищут информацию о компании где им возможно предстоит работать. И если они находят кучу негативных отзывов (типа директор – козел или неплатят вовремя зарплату и все время за что-то штрафуют), то нормальный специалист не пойдет работать в такую компанию. Если в компании нормально организован процесс найма, то кандидаты могут похвалить компанию, например написав пост в соцсетях. Привлечение и удержание лучших из имеющихся талантов сегодня — это без преувеличение будущее бизнеса.

HR специалисты должны понимать, что не только соискатель должен подойти компании по своим скиллам (hard&soft skills), но и сама компания должна подойти ему.

Также есть возможность использовать интеграции с сервисами поисками работы. Например для Украины уже есть интеграции с Work.ua и Rabota.ua

 Для того чтобы в системе у нас появился фугнкционал по найму нам нужно установить модуль hr_recruitment

Вакансии (должности)

Итак, у нас возникла необходимость в новой должности или сотруднике на существующую должность. В Odoo есть отдельный справочник который называется “Должность” или “Вакансия”. Совокупность должностей и их количества по сути есть нашим штатным расписанием.

Сама должность (hr job) может иметь два статуса: “В процессе найма” и “Найм не производится”

После нажатия на кнопку “Открыть набор” должность поменяет свой статус на “В процессе найма”, для закрытия процесса найма должность должна быть переведена в статус “Найм не производится” через действие “Набор завершен” доступное на канбан плитке должности.

В самой должности мы указываем:

• подразделение компании, где будет работать (или работает) данная должность
• адрес офиса, где будет работать должность
• количество ожидаемых сотрудников на эту должность
• форма опросника для этой должности
• кто является рукретером для данной должности

В самой должности мы также видим – сколько есть соискателей на эту должность и ихние резюме в виде приложенных файлов.

Само штатное расписание на текущий момент имеет следующий вид

Саму вакансию мы можем опубликовать на веб-сайте (если он сделан на Odoo)

Процесс рекрутинга будет менее эффетивным если мы на самом старте не определим необходимый нам профиль кандидата. Сделать это мы можем либо в карточке самой должности – заполнив вкладку “Описание работы” либо добавив вложение в должность

Воронка найма

Мы можем самостоятельно настроить воронку наймы и определить какие этапы будет проходить кандидат. Также если какая-то должность имеет какой-то специфический этап – мы это можем определить в настройках этапа.

К этапу может быть прикреплен шаблон письма, который будет отправляться кандидату при переходу на этот этап.

Кандидаты и проведение собеседований

После того как мы открыли вакансию, можно начинать делать какие-то по ней активности. Например разместить вакансию на определенных ресурсах. Откуда пришел кандидат на должность мы можем указать непосредственно в его карточке. Для этого используются UTM-метки.

Сама карточка кандидата содержит следующие поля:

• e-mail
• телефон
• на какую должность претендует
• в каком подразделении будет работать
• теги – для более быстрого поиска и пометки
• кто является рекрутером
• откуда пришел кандидат (об этом уже было выше)
• на какую ЗП претендует
• какую ЗП ему предлагает компания
• с какого числа готов приступить к работе
• текст резюме соискателя

Теперь давайте рассмотрим жизненный цикл нашего кандидата. Рекрутер после создания кандидата в базе начинает с ним работу. Что он может с ним сделать? Много чего, но давайте по порядку :)

После размещения вакансии рекрутер начинает получать резюме кандидатов. В базовой версии системы их нужно заносить вручную, если у вас процесс найма не идет постоянно – то этого вполне достаточно, если же у рекрутера или рекрутеров много работы – то можно сделать интеграцию с необходимым сервисом, если конечно у этого сервиса есть возможность такое сделать.

В воронку найма могут попадать не все резюме которые получает рекрутер. Ведь кандидаты проходят предварительный отбор и некоторые из них явно не подходят на ту должность на которую идет найм.

Результатом предварительного отбора персонала является тщательно отобранный круг кандидатов, которые, как предполагается, в разной степени подходят для объявленной должности. Следующим шагом в процессе отбора будет их более серьезная проверка. Для этого нужно провести первое собеседование, которое по-прежнему остается наиболее распространенной процедурой при приеме на работу. В последнее время оно уступает первенство, ведь оценить техническую сторону кандидата позволяет  тестовое задание, которое можно отправить кандидату прямо из его карточки. После получения результатов тестирования рекрутер или другой человек принимает решение о том стоит ли продолжать работать с этим кандидатом. Если да то рекрутер может:

• передвинуть кандидата на следующий этап и ему при этом на почту может уйти письмо о том, что он приглашен на собеседование, или
• отметить, что кандидат не подошел и указать причину
• поместить кандидата в черный список отметив его соответствующим тегом
• запланировать в своем календаре с ним встречу
• запланировать какую-то активность (или она может создаться автоматически при наступлении определенных условий)

Сам кандидат может проходить несколько собеседований и если все хорошо то рекрутер высылает ему предложение о работе и если кандидат соглашается, то он отмечается, что он нанят.

После чего прямо из карточки кандидата можно создать сотрудника, перенеся в его карточку часть данных.

Расширение возможностей рекрутинга

Выше кратко был расcмотрен базовый функционал системы, но его естественно можно расширить за счет установки дополнительных модулей из магазина приложений.

Например есть модуль, которые добавляет в кандидата функционал чек-листов, по которому должен пройтись рекрутер при найме (https://apps.odoo.com/apps/modules/15.0/dev_applicant_checklist/ )

Или модуль который позволяет прикреплять к кандидату определенные вложения, если вам это не удобно делать в чаттере (https://apps.odoo.com/apps/modules/15.0/dev_applicant_attachment/)

Или же модуль который позволяет более удобным способом делать отказ кандидату и при этом ему на почту будет отправляться соответствующее письмо (https://apps.odoo.com/apps/modules/15.0/dev_recruitment_refuse_noification/)

Онбординг сотрудников

Что такое онбординг

Онбординг персонала — одна из первоочередных по важности составляющих работы HR-менеджера.

Многие считают, что онбординг, или адаптация — это процесс ознакомления нового сотрудника c рабочими процессами, командой и текущими проектами, занимающий пару дней после выхода на работу. На самом деле, это процесс ознакомления с корпоративной культурой, принятыми в компании подходами к решению задач и построения эффективного взаимодействия с командой.

В случае успешной адаптации, новый сотрудник быстро вливается в работу и долго приносит пользу компании. В случае же неудачи в онбординге, порядка 50% сотрудников меняют место работы в течение полугода с дня найма. Оставлять этот процесс на самотек слишком рискованно.

Какие задачи должен решить онбординг?

1. Комфортный старт работы
2. Знакомство с продуктом и структурой продукта
3. Знакомство с командой и налаживание коммуникаций
4. Обучение и вовлечение в рабочие процессы
5. Адаптация
6. Удержание

Давайте же рассмотрим с помощью каких инструментов в Odoo можно организовать процесс онбординга сотрудника.

HR Plan

Как только у нас в системе появляется новая карточка сотрудника – мы можем заполнить в ней всю необходиму информацию и указать руководителя и ментора сотрудника. После чего мы можем применить к сотруднику определенный HR Plan, то есть создать ряд задач назначенных на определенных сотрудников.

Сам план мы запускаем непосредственно из карточки сотрудника

После чего у нас создадутся ряд активностей назначенных на определенных пользователей

По мере выполнения задач ответственные пользователи будут помечать их как выполненные и в случае необходимости они смогут создать дополнительные активности.

Как вы уже поняли HR Plan можно использовать для автоматизации создания задач для многих HR процедур (например увольнений). Также есть более простой фукнционал по чек-листам – https://apps.odoo.com/apps/modules/15.0/employee_check_list/

Кроме того сотруднику периодически можно давать на заполнение подготовленные опросники и анализировать их результаты.

Модуль Employee Orientation & Training

В магазине приложений Odoo есть ряд модулей которые выделяют процесс онбординга в отдельный функционал. Найти их можно вбив в поиск слово Orientation.

Давайте рассмотрим функционал бесплатного модуля employee_orientation (существующие платные модули будут повторять его функционал)

Первое что нам надо сделать это создать чек-лист действий, при этом он прикрепляется к определенному подразделению.

Далее мы создаем документ Employee Orientation

После подтверждения которого на пользователей создаются задачи/запросы

которые после выполнения переводятся в статус Complete.

После выполнения всех задач документ переводится в статус “Завершен”

Подытожим

Существующий функционал ODOO вполне может покрыть потребности компаний, которым не нужен изощренный процесс найма и онбординга сотрудников. Для более требовательных компаний можно реализовать более расширенный функционал, главное чтобы компания понимала, что именно ей нужно.

Джерело: Блог консультанта