БДДС и платежный календарь. Казначейский прогноз в ODOO

Бюджетирование – очень эффективный инструмент управления деятельностью предприятия, но к сожалению его очень часто игнорируют либо приделяют ему недостаточно внимания. Хотя именно оно является основой эффективного финансового управления предприятия, и чем больше компания тем этот момент существенен.  Мы не будем сейчас рассказывать все о бюджетировании, а остановимся на моменте планирования движения денежных средств и составлении БДДС.

Бюджет движения денежных средств

Бюджет движения денежных средств (БДДС) – бюджет (план) движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или его структурного подразделения, отражающий все прогнозируемые поступления и снятия денежных средств в результате хозяйственной деятельности предприятия.

Для эффективного ведения бизнеса предприятию в настоящем и будущем необходимо иметь положительный баланс денежных средств.Иначе оно просто напросто не сможет функционировать.  Именно поэтому БДДС отводится главенствующее место в системе бюджетирования. 

В БДДС должны быть предусмотрены меры против так называемых “кассовых разрывов”, т.е. ситуаций, связанных с нехваткой  денежных средств для текущих выплат (в качестве мер могут быть банковские кредиты, выпуск акций или иное привлечение денежных средств). Временно свободные денежные средства могут направляться, например, в инвестиционные проекты, банковский вклад под процент и т.д.

Бюджет движения денежных средств обычно составляют на основе бюджета доходов и расходов (БДР) и инвестиционного бюджета. Однако составить его на основании их показателей не получится, так как в их формирование заложен разный принцип.

 Бюджет доходов и расходов формируется по методу “начисления” (т.е. доходы и расходы определяются в тот момент времени, когда они были реально понесены, вне зависимости от оплаты), бюджет движения денежных средств – по “кассовому” методу (т.е. доходы и расходы должны быть не только совершены, но и оплачены). Кроме того, существуют статьи бюджета доходов и расходов, не связанные с движением денежных средств (например, амортизация, брак, недостача), равно как и существуют статьи движения денежных средств, не связанные с текущим оборотом капитала и инвестиционной деятельностью (кредиты и займы).

Бюджет движения денежных средств (БДДС) составляется на основании текущего состояния платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических обязательств. При этом необходимо помнить о необходимости формирования остатка, который сможет быть потрачен на непредвиденные расходы, которые любят возникать у всех предприятий независимо от вида деятельности.

Возможности эффективного планирования движения денежных средств зависят от периода планирования. Долгосрочные (год и больше) и среднесрочные (квартал, год) БДДС могут практически совпадать с БДР. Чем больше период планирования, тем ближе БДДС к БДР. При переходе к краткосрочному (оперативному) планированию не представляется возможным брать за основу скорректированный на тот же период БДР из-за сильной подверженности процесса движения денежных средств случайным воздействиям, которые почти невозможно предусмотреть на этапе составления БДР, как то: колебания сроков и размеров оплаты, условий и объемов поставок. Кроме того, данные о стоимостном выражении расходов в БДР обычно являются приблизительными, создаются на основе нормативных (учетных) цен на сырье и материалы.

Заявочно-договорная методика формирования БДДС представлена на рисунке

При планировании поступлений денежных средств  проводится расчет предполагаемых поступлений денежных средств на основании имеющихся плановых данных по доходам за данный период и возможным погашением дебиторской задолженности покупателями.

Расчет поступлений выполняется с учетом сложившейся практики взаимоотношений с покупателями. Для этого с помощью, например, статистических методов проводится анализ текущей деятельности предприятия и определяются следующие показатели:

• сроки погашения дебиторской задолженности;
• процент поступающих авансов от общей суммы, реализуемой продукции (товара);
• сроки от получения авансов до исполнения предприятием соответствующих обязательств;
• процент “безнадежных” долгов в общей доле предъявленных покупателям счетов.

Расчет этих показателей производится по каждому виду деятельности в разрезе групп контрагентов. Для этого можно использовать бухгалтерскую базу предприятия.

После расчета общей суммы плановых поступлений определяется максимально возможная сумма выплат за период:

Выплаты = Сальдо нач + Поступления – Сальдо кон – Резерв , где

• Сальдо нач – фактический (при отсутствии таких данных – плановый) остаток денежных средств на начало периода планирования;
• Сальдо кон – планируемый остаток денежных средств на конец периода планирования;
• Резерв – резерв денежных средств на незапланированные, чрезвычайные выплаты.

Планирование выплат денежных средств осуществляется на основе утвержденных заявок и договоров (блок 2 на рисунке). В рамках данной методики предполагается создание базы договоров, в которой регистрируются все заключенные с предприятием финансовые и хозяйственные договора. Для планирования выплат денежных средств на основе разовых взаимоотношений с контрагентами, не оформленных договорами, предназначен документ заявка(Примерный формат табличной части заявки приведен в таблице ниже). Заявка составляется подразделением на расходы по текущей деятельности. Обязательное условие заявки – наличие документального подтверждения каждой строки расходов (счет, справка, производственный план).

Таблица “Формат заявки”

Периодичность составления заявок соответствует периодичности планирования бюджета. При использовании нескольких различных по интервалу планов составление заявок производится по каждому периоду.

При получении заявок по всем структурным подразделениям Предприятия проводится анализ поступивших данных. Составление графика выплат денежных средств проводится в два этапа:

• определение назначения выплат;
• определение дат выплат.

На первом этапе после определения максимальной суммы выплат (Выплаты) производится выбор наиболее приоритетных статей оплат. Если максимальной суммы выплат недостаточно, чтобы покрыть свои наиболее приоритетные (обязательные к уплате) статьи, то делается вывод о необходимости получения кредита, займа в размере, необходимом для оплаты этих расходов. Кредиты и займы увеличивают поступления Предприятия за планируемый период, но увеличивают выплаты следующих периодов.

На втором этапе проводится определение дат выплат. Для этого составляется график поступлений денежных средств, на основе которого определяется остаток денежных средств на каждый шаг планирования (минимальный, неделимый период планирования – например, день, неделя и т.д.).

Таблица “Форма плана-календаря движения денежных средств”

Изначально определяются сроки наиболее приоритетных статей выплат исходя из требуемых сроков оплаты и возможностей Предприятия по выполнению этих обязательств. Далее сроки оплаты определяются по остальным статьям, начиная с наиболее приоритетных статей, и заканчивая менее приоритетными. При этом проводится контроль кассовых разрывов, т.е. отсутствие периодов с отрицательными остатками на начало, конец периода.

Кроме того, сумма выплат по статьям формируется с учетом лимитов по расходам для каждого подразделения, устанавливаемых на основе планового БДР и инвестиционного бюджета (блок 3 на рисунке). В случае, если выплаты являются целесообразными и необходимыми, принимается решение о внесение корректировок в БДР и инвестиционный бюджет.

После выбора статей и определения сроков оплат, заполняются графы заявок подразделений, подтверждающие оплату выбранных статей в определенные сроки в планируемой сумме и количестве. В табл.ниже приведены графы табличной части заявки, заполняемой лицом, ответственным за определение сроков и статей выплат.

Таблица 

Заявки с утвержденными сроками и статьями оплат возвращаются руководителям подразделения. При формировании заявок на следующий период руководители подразделений вправе вновь указать в заявке статьи, не прошедшие (не получившие подтверждение об оплате) в предыдущие периоды.
На основе отчета по утвержденным заявкам (графика по выплатам), а также графика поступлений денежных средств формируется платежный календарь, а на основе последнего – БДДС.

Важным аспектом предлагаемой методики наряду с технологией составления является организация работ по планированию. Методика формирования БДДС должна входить в состав положения о планировании на предприятии (быть закрепленной во внутренних нормативных документах) и быть обязательной к применению для всех подразделений.

Заявки за период группированные, и выведенные в форме отчета по подразделениям, представляются руководителю, ответственному за расход денежных средств. Отчет анализируется по приоритету заявок, по статьям расходов, по видам деятельности, и по каждой строке заявки проставляются сумма и дата оплаты по заявкам. Не утвержденные заявки должны быть предоставлены в следующий месяц наравне с новыми заявками.

При организации планирования необходимо предусмотреть операции контроля:

• соответствия статей БДДС лимитам (определяемых БДР и инвестиционным бюджетом);
• целесообразность производимых расходов и перерасходов (сравнение с производственной программой);
• лимита остатков денежных средств на конец периода на случай непредвиденных расходов;
• контроль отсутствия “кассовых” разрывов.

Контроль осуществляется в соответствии с положением о планировании, основными принципами которого являются:

• соответствие поданных заявок финансовому плану;
• осуществление платежей на основе письменных заявок служб-инициаторов;
• перечисление денежных средств производится в соответствии с реестром на оплату, утверждённым Финансовым директором.

Заявки на оплату поданные подразделениями сверх плана оплачиваются только с разрешения  высшего руководства (или лицом, его замещающего).

При образовании “кассовых разрывов” (т.е. ситуации, когда расходная часть бюджета превышает доходную, и итоговое сальдо денежных средств на конкретную дату становится отрицательным) предпринимаются меры по их устранению – решение по “урезанию” расходов (или смещение расходов во времени) или получение банковского кредита.

Внедрить на предприятии бюджетирование, можно и с помощью обычного Excel, но такое решение будет иметь некоторое ограничение в использовании. Например однопользовательский режим, отсутствие возможности согласования функциональных бюджетов, нет разграничения доступа к информации, сложность консолидации и т. д. Таким образом, бюджетирование в эксель является не оптимальным выбором для компании.

Платежный календарь

С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования ДС из плана. Но в отличие от БДДС это более подробный документ. Ведь если при стратегическом планировании не имеет значения, от кого конкретно будут получены или кому заплачены деньги, то при оперативном — все как на ладони: вот должники-дебиторы, а вот — кредиторы.

Поэтому в платежном календаре можно подробно расписать: кому, когда, от кого, за что и сколько следует заплатить (получить).

Платежный календарь представляет собой план движения денежных средств (далее — ДДС) в краткосрочной перспективе (неделя-месяц), отражающий все виды деятельности предприятия (основную, финансовую, инвестиционную), утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия.

Платежный календарь предприятия позволяет компании избежать кассовых разрывов. Есть несколько проверенных на практике рецептов. Какие разделы в нем важно предусмотреть мы расскажем в статье и приведем образец платежного календаря.

Кому необходим платежный календарь?

Информация, представленная в платежном календаре предприятия, необходима собственникам бизнеса, руководителям высшего и среднего звена, руководителям центров финансовой ответственности (далее — ЦФО) и работникам финансово-экономического блока.

С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования денежных средств из плана

Круг вопросов, относящихся к компетенции финансового директора, одного из наиболее важных руководителей предприятия, необычайно широк — от задач оперативного управления денежной наличностью до проблем стратегического развития компании. Кроме того, на любом предприятии финансовое управление тесно связано с его основной деятельностью — производством, торговлей или оказанием услуг, а следовательно, с управлением ресурсами. Внедрение платежного календаря позволит сократить трудозатраты финансового директора на контроль расходования ДС Если ранее ему приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то с внедрением платежного календаря, когда суммы выплат утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль денежных потоков можно возложить на работника финансовой службы. Финдиректор же будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило, сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансистом.

Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.

Задачи, которые позволит решить платежный календарь

1. Не допускать кассовых разрывов и невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Основная цель формирования платежного календаря — борьба с кассовыми разрывами, при которых денег в кассе и на расчетном счете нет. Являясь фактически плановым «расписанием» потока ДДС предприятия, платежный календарь позволяет прогнозировать кассовые разрывы, заблаговременно принимать меры, чтобы исключить ситуации необходимости осуществления платежей при отсутствии достаточных средств на счете компании. Следуя принципу «предупрежден — значит вооружен», можно оперативно изменить планы расходования ДС, тем самым предотвратив кассовый разрыв.

Можно делать предварительные «прикидки», изменять даты поступлений и платежей, согласовывать их с контрагентами — и отражать все это непосредственно в платежном календаре.

2. Не допускать расходования средств свыше утвержденных сумм. Даже если денег у компании много, это не значит, что их можно расходовать бездумно.Траты допустимы только в рамках принятых бюджетов. Непредвиденные ситуации, требующие выйти за рамки бюджета, являются, скорее, исключениями из общего правила. Платежный календарь позволяет контролировать, находится ли платеж в рамках бюджета.

3. Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока ДС в любой момент времени.

4. Предоставлять достоверную информацию в on-line режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно. Недостатком платежного календаря, реализованного в Excel, является расход времени на перепостроение отчетности. Платежный календарь должен быть интегрирован в систему оперативного учета так, чтобы для получения достоверных данных не требовалось двойного ввода.

5. Обеспечить надлежащее соблюдение процедур согласования оплаты расходов. Процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности, в зависимости от важности того или иного платежа.

6. Максимально исключить человеческий фактор.

Планирование потоков ДО предполагает возможность управления ликвидностью компании. В показателе ликвидности предприятия учтено состояние и величина его текущих активов и обязательств.

Платежный календарь — это план движения денег в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности компании, утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия

Основные составляющие текущих активов — запасы, дебиторская задолженность и ДС, текущих обязательств — кредиторская задолженность.

Платежный календарь позволяет управлять кредиторской и дебиторской задолженностями. Особенно это актуально при возрастании числа покупателей либо поставщиков, поскольку появляется возможность четко определить даты выплат для своевременного получения сырья, услуг, обеспечения эффективности деятельности предприятия, предупреждения возникновения штрафных санкций.

Управление ДС, имеющими отношение к товарно-материальным запасам, сразу ставит задачу управления оборачиваемостью запасов. Чем она быстрее, чем меньше складских запасов, тем дешевле они обходятся компании, тем эффективнее используются ДС для приобретения необходимого сырья, материалов, товаров для основной деятельности.

При дефиците «живых» денег особо важна четкая работа предприятия по согласованию плана платежей на всех уровнях управления и грамотная, продуманная расстановка приоритетов.

На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования ДС исполняется в полном объеме, соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление ДС. Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90%.

В этой связи весьма полезен анализ так называемых постоянных платежей: зачастую на предприятиях есть расходы, к которым привыкли и не ставят под сомнение их целесообразность. Свежий взгляд на структуру платежей поможет определить, действительно ли эти расходы обязательны. Составление плана ДДС только тогда имеет смысл, когда можно быть уверенным, что все необходимые платежи учтены. План составляется для того, чтобы исключить необходимость «внезапного» финансирования каких-либо «суперважных» проектов. Продумывать направления расходования ДС необходимо заранее, в кризисной ситуации уместно введение более жестких сроков по согласованию плана платежей на всех уровнях управления предприятием.

Что касается исполнения плана, то заслуживает внимания практика ежедневной сверки баланса наличных ДС, которая позволит исключить возможные злоупотребления, даст менеджерам достоверную информацию о текущем остатке средств на счетах и в кассе предприятия, что необходимо для принятия решений об осуществлении текущих платежей.

Реестр платежей в платежном календаре

Важная составляющая рабочего платежного календаря – реестр запланированных выплат. Как правило, именно этот документ отдается на подпись финансовому или генеральному директору. Причем в идеале в реестре платежей присутст­вуют не только такие стандартные колонки, как дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, но и ряд дополнительных полей, которые помогут руководителю департамента казначейства (или финансовому директору, если как таковая казначейская функция не выделена) сформировать платежный календарь, а именно:

• наименование статьи бюджета, в рамках которой будет осуществлен платеж. Одна из классических процедур, выполняемых при согласовании заявок на платеж, – проверка на соответствие бюджету. Такую проверку будет намного проще проводить не по отдельной заявке, а по реестру платежей. Для этого по каждому заявленному платежу будет оправдано указать наименование статьи бюджета;
• источник оплаты – указывается, с какого расчетного счета (из какой кассы) планируется выплатить деньги по заявке. Без этого при составлении платежного календаря сложно будет спланировать остатки на начало и конец дня в разрезе расчетных счетов компании;
• авторизация – дополнительный признак, отражающий состояние заявки: согласована или не согласована. Кстати, это поле можно разбить на несколько составляющих, например по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании. В итоге финансовый директор, получивший на подпись в начале недели (или в конце предыдущей) реестр платежей, будет четко видеть, какие заявки получили одобрение на предыдущих этапах, а какие еще лежат на согласовании и у кого;
• факт исполнения заявки – поле, которое будет содержать пометку о том, оплачена заявка или нет, а также дату платежа. В случае необходимости инициатор сможет быстро получить информацию о состоя­нии своей заявки, а финансовый директор – быстро актуализировать платежный календарь, внеся в него те оплаты, которые уже прошли на текущей неделе.

Правила сбора и прохождения заявок

Можно смело утверждать, что составление платежного календаря, сколько-нибудь достоверного, на ближайшую неделю не получится, если в компании нет регламента платежей. Всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет. И это при том, что на практике крайне редко возникают ситуации, когда предвидеть необходимость тех или иных выплат хотя бы за неделю невозможно. Чаще всего «срочность» – причина забывчивости и халатности отдельных сотрудников, которая в отношении денег сегодня просто недопустима. Регламент платежей определяет правила заполнения заявок, порядок согласования, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена. Например, формирование инициатором платежа заявки и ее акцепт руководителем подразделения – каждый понедельник до 16.00, выдача наличных средств по согласованным заявкам – среда, четверг, пятница после 11.00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета – каждый четверг до 14.00 и т. д.

ОБРАЗЕЦ
Регламент проведения платежей

Регламент проведения платежей утверждается приказом генерального директора по предприятию и доводится до сведения всех сотрудников. Кстати, самое главное в регламенте платежей – уделить особое внимание тому, как будет проходить заявка, если нарушены сроки ее предоставления, превышен лимит по бюджетной статье. Это не только определит порядок действий в непредвиденной ситуации, но и будет мотивировать людей жестче следовать регламенту. Например, если нарушен срок формирования заявки, а в регламенте на этот случай предусмотрено общение с финансовым или генеральным директором, для подавляющего большинства сотрудников это серьезный стимул впредь заблаговременно информировать о любых платежах финансовую службу. Скачать регламент проведения платежей можно внизу под статьей.

Планирование поступления средств

Как это ни парадоксально, самое сложное – спланировать в платежном календаре сумму поступающих средств за день. Чаще всего действуют следующим образом. Поступления, запланированные в бюджете движения денежных средств, делят на количество рабочих дней в месяце и полученную цифру заносят в календарь как входящий денежный поток одного дня. Собственно, другого решения и нет, особенно если речь идет о компании, работающей с розничными покупателями без заключения предварительных договоров. Но это необходимо учитывать, планируя выплаты. Например, у компании остатки на счетах на начало дня составляют 150 тыс. гривен, к поступлению ожидается 300 тыс. гривен. На основании этих данных запланировано оплатить счета на сумму 450 тыс. гривен. В итоге выяснится, что из запланированных 300 тыс. гривен до конца банковского дня поступило лишь 200 тыс. гривен. А весь платежный календарь надо переделывать. Более того, остатки на расчетных счетах были спланированы в ноль, а у предприятия на руках договор с банком, по которому оно обязуется поддерживать на счете неснижаемый остаток – 10 тыс. гривен.

А в дополнение ко всему не лишним будет включить данные о существующих у компании невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Например, эту информацию можно указывать там же, где и сведения о входящих остатках. В таком случае сведения о финансовых возможностях предприятия в платежном календаре будут представлены максимально полно, и финансовый директор сможет эффективнее распоряжаться доступными ресурсами.

Определение приоритетов, если денег для оплаты всех счетов нет

Сегодня для многих компаний вполне характерна ситуация, когда доступных средств не хватает для оплаты всех акцептованных заявок. Как правило, это приводит к тому, что собирается совещание со всеми руководителями подразделений, в ходе которого обсуждается, какие платежи можно отложить. На подобную процедуру тратится немало времени и сил. Более оперативно управлять деньгами можно, если в каждой заявке будут указаны приоритет платежа и срок оплаты по договору. Располагая этими данными, финансовый директор сможет самостоятельно принимать решение о переносе тех или иных выплат на более поздние сроки. Как правило, в первую очередь погашается задолженность по заработной плате, перед бюджетом, банками. Вторая очередь – ключевые контрагенты, разрыв взаимоотношений с которыми грозит компании остановкой производства или существенными пенями. Третья очередь – все остальные платежи.

Кстати, для того, чтобы удобнее было отслеживать неоплаченные заявки, лучше не только указывать факт исполнения (или неисполнения заявки), но и предусмотреть в платежном календаре помимо классического деления платежей по статьям затрат также аналитику по контрагентам. Проще всего сформировать платежный календарь в Excel. Тогда достаточно будет ввести дополнительный столбец, в котором указывать получателя. В итоге можно будет достаточно быстро вывести список дебиторов, которым нужно заплатить в ближайшее время.

Исполнение платежного календаря

После того как платежный календарь составлен, остается его актуализировать. Как правило, это делается в конце дня на основании выписки из системы «банк-клиент». Вместо плановых данных вносятся сведения о фактически осуществленных оплатах, поступлениях и самое главное – остатках. При необходимости можно предусмотреть возможность ежедневного анализа отклонений плановых значений от фактических. Но, как правило, подобный анализ оправдан по итогам недели.

Еще один нюанс, который стоит учесть при составлении платежного календаря предприятия, – сделать укрупненный план поступлений и выплат с делением по неделям (а не по дням) на ближайший месяц. Это поможет лучше ориентироваться в предстоящих платежах, особенно если какие-то из них уже переносилось из-за нехватки средств.

Реализация платежного календаря в ERP системах. Казначейский прогноз в ODOO

Excel это конечно очень хорошо, но его порой бывает очень недостаточно.  Сейчас на рынке представлено несколько решений, которые в той или иной мере могут удовлетворить потребности компании. Есть также весьма неплохие онлайн сервисы, например https://finance-controlling.net или http://abmcloud.com/. Минусом есть то, что ничего кроме Платежного календаря вы в них  по сути не сделаете. Если брать комплексный подход, то наверное одним из лучших решений будет применение функционала CRM/ERP системы ODOO. И давайте сейчас рассмотрим инструменты которые нам представляет данная система,  которые помогут реализовать все ваши потребности.

Одним из наиболее интересных инструментов является функционал “Казначейский прогноз” (дальше по тексту – КП), который позволяет спрогнозировать остаток денежных средств на счету предприятия после совершения всех платежей и после того как он сформирован вы можете проанализировать поток денежных средств как будто все эти платежи уже были осуществлены. 

Как мы писали выше в теоретической части Платежный календарь лучше всего базировать на договорах (исходя из условий договоров) либо как вариант основываясь на заявочной системе. Причем на разных предприятиях “хотелки” могут быть разные и представления об идеальном “Платежном календаре” тоже могут быть разные.

Например для одних предприятий будет достаточно ведение в табличке в Excel, в которой просто будет написан остаток денег на начало периода, ожидаемые поступления и планируемые расходы с выведением конечного остатка, для более крупных предприятий такой вариант будет менее приемлемым.

Рассматривать путь подачи заявок на закупку и как формируется в системе заказ продаж мы не будем, мы это частично рассматривали здесь и здесь а, сейчас давайте рассмотрим базовый функционал  непосредственно”Казначейского прогноза”.

Хотелось бы сразу отметить, что есть возможность создавать шаблоны стандартных платежей и затем их затягивать в казначейский прогноз. Это можно сделать непосредственно в шаблонах КП. Там следует набить наиболее типовые платежи, которые затем будут автоматически подтянуты в казначейский прогноз. Забегая наперед скажу что они подтянуться лишь после нажатия кнопки “Сформировать” в самом КП. При этом шаблон имеет только две вкладки: Переменные и повторяющиеся платежи.

Даже если вы не будете планировать заводить реальные шаблоны, один вам все равно прийдется сделать, так как поле “Шаблон ” является обязательным в форме КП, его просто можно сделать “пустым”.

Внешне Казначейский прогноз выглядит так:

Как мы видим, можно задать интервал за который формируется реестр, наименование (например “реестр платежей за …..”). В поле Расчет/Начальная сумма следует вписать сумму денег, которая у вас уже есть на счету, чтобы после сохранения “Казначейского прогноза” система вам посчитала сумму, которая у вас останется на нем после проведения всех платежей. Но помните, если вы делаете Платежный календарь за период больше одного дня, сумма которая получится в итоге не будет свидетельствовать о том, что у вас все хорошо, а почему так поговорим ниже.

Для начала давайте сформируем Казначейский прогноз вручную и для этих целей у нас есть аж  четыре  вкладки: “Повторяющиеся платежи”, “Переменные платежи”, “Дебиторы” и “Другие платежи”. В последней вкладке вы не сможете указать наименование контрагента, от которого должны прийти деньги либо на которого эти деньги должны уйти. И давайте эту вкладку рассмотрим более детально.

Как мы видим, на начало периода остаток денежных средств был 10000,00 грн и мы вручную заполнили прогнозируемые платежи в систему, после сохранения прогноза система нам подсчитала остаток денежных средств после проведения всех платежей (поле Final amount).

Сюда теоретически можно заносить вручную все ваши платежи и пользоваться Казначейским прогнозом не задействуя другие вкладки. Но зачем это делать, если функционал данного инструмента значительно шире.

Давайте представим, что у вас с контрагентом заключен договор аренды, согласно которого вам необходимо платить допустим 15000,00 грн до 20-го числа каждого месяца.

Данный платеж можно занести во вкладку “Повторяющиеся платежи” и вы будете знать что данный платеж повторится и в следующем периоде и вам не стоит расслабляться :)

Если же у вас есть дебиторская задолженность давних периодов и ваш должник вас обрадовал приятной новостью, что он заплатит вам допустим 20000,00 грн до 15-го числа, то чем это не повод для радости и занесения этого платежа во вкладку “Дебиторы”.

Если же у вас есть кредиторская задолженность и вы решили ее заплатить, то данную информацию можно внести во вкладку “Переменные платежи”. Допустим вы решили заплатить 10000,00 грн поставщику за запчасти которые вы купили еще в том году.

Все три вкладки про которые мы упомянули имеет поле “Partner”, в котором можно указать наименование контрагента, что является более информативным, для того кто просматривает “Казначейский прогноз”.

Памятка: необходимо правильно поставить знак во вкладке “Другие платежи”. Если платеж исходящий, то необходимо сумму написать со знаком “-” и поставить Тип “Output”. Во всех остальных вкладках знак “-” применять не нужно, кроме случаев когда вы или вам делают возврат денежных средств.

И наконец-то мы подошли к первым двум вкладкам. Особенностью этих вкладок, есть то, что вам в принципе ничего не надо забивать в систему, вам достаточно применить фильтры и нажать кнопку “Сформировать” и система подтянет счета на покупателей и поставщиков, которые являются неоплаченными и у которых уже подошел срок оплаты, указанный в самом счете. Естественно, если у вас эти счета заведены в систему и если вы пользуетесь функционалом Odoo по полной :)

При этом вы можете отфильтровать какие счета должны быть затянуты: уже проведенные, черновики (для прогноза, а что будет если мы будем платить этот счет или нам заплатит наш покупатель) либо в состоянии проформы. 

Так же вы можете самостоятельно выбрать все интересующие вас счета из списка. То есть вы сможете сформировать все платежи которые вам необходимо сделать и сделать их анализ на наличие кассового разрыва. Если вдруг вы видите, что вам явно не хватает денег на какой-то платеж, вы сможете либо убрать это платеж из реестра либо перенести на другой день.

После согласования всех платежей, данный реестр может быть отправлен бухгалтеру на оплату, который после оплаты счетов проводит эти оплаты в системе. Если потом сформировать казначейский прогноз заново, то оплаченные счета уже не попадут в реестр вследствии чего информация обновится.

Также обратите внимание на колонку “Режим оплаты”, здесь вы можете задать самые типичные ваши платежи сгрупированные по определенному признаку: например “налоги”, “оплата от покупателя” и т.д. Это вам затем очень поможет при анализе платежей. Или же можно задать например классификацию по срочности платежа: “Срочно:налоги”, “Несрочно:канцтовары”. Главное, чтобы вам была понятна суть платежа.

Анализ казначейских прогнозов

После того как казначейский прогноз сформирован его можно проанализировать. Сделать это можно с помощью функционала “Анализ казначейских прогнозов”. Который в табличном виде собой очень похож на отчет о движении денежных средств.

Тут мы сразу можем увидеть движение денежных средств. Причем мы можем их дополнительно отфильтровать по дате, типу и режиму оплаты. Кроме такого вида, мы можем увидеть все платежи так же в виде календаря

либо в виде pivot таблицы

Возвращаясь к периоду составления КП отметим, что если ваш прогноз составлен например на неделю, то стоит дополнительно проанализировать приходы и расходы денежных средств по дням, чтобы у вас случайно в каком-то из дней не возник кассовый разрыв.  В целом картинка может быть очень красивая, но в каком то из дней может возникнуть ситуация когда расходы ДС есть, а вот приход будет только на следующий. Следите за этим.

Как мы видим при грамотном использовании этого инструмента можно получить реально полезную информацию и спланировать свои платежи так, чтобы у нас не возникало кассовых разрывов в самый неподходящий момент.

Автор статьи: Пискун А.Е. руководитель направления “Финансы” компании “Симбиоз”, директор компании “Бухконсалт”