Бухгалтерский учет как информационная система. MIS. Основные пользователи бухгалтерской информации

Понятие бухгалтерского учета и его значение для бизнеса

Ведение бухгалтерского учета является необходимым условием обеспечения жизнедеятельности любого бизнеса и если бизнес не приделяет этому вопросу достаточно внимания, то такой бизнес продержиться недолго.

Современный бухгалтер сосредоточен на конечных нуждах тех, кто использует учетную информацию для принятия решений, независимо от того, где находятся данные лица внутри или за пределами бизнеса.

Учет можно определить как сбор финансовых данных про предприятие, их анализ, оценку, документирование финансовой информации та составление отчетности на основании этой информации для заинтересованных лиц.

Система учета имеет дело с:

• приобретением ресурсов и выпуском предприятием готовой продукции;
• ресурсами, которые контролируются предприятием (то есть активами);
• связанными с этими ресурсами требованиями (обязательствами.

Если говорит про конечный продукт, который дает система учета, то им является финансовая отчетность, подготовленная для заинтересованных лиц.

Финансовые отчеты составляются на основании предположения, что лица которые будут их использовать, достаточно умные и осведомленные и знают суть данной отчетности.

Если говорить обобщенно, то учет показывает как предприятие использует ограниченные ресурсы и как эффективно оно это делает.

Как я уже сказал учетная информация используется для принятия управленческих решений. Каждая операция которая совершается и которая подлежит учету занимает определенное время. Информацию о совершаемых операциях необходимо собирать, оценивать и периодически о ней сообщать. Учетный процесс должен обеспечить постоянный поток такой информации для всех заинтересованных лиц.

Словарь

Бухгалтерский учет (accounting) – это информационная система, которая осуществляет измерение, обработку и передачу финансовой информации о предприятии.

Предприятие (enterprise) – любой коммерческий, промышленный либо хозяйственный субъект государственного либо частного сектора.

Бизнес – это экономическая единица, целью которой является продажа товаров и услуг потребителям по ценам, которые обеспечат адекватную прибыль его владельцам.

Прибыльность (profitability) – потребность бизнеса в получении достаточной прибыли для привлечения и удержания инвестиционного капитала.

Ликвидность (liquidity) – наличие достаточных средств для оплаты долгов по мере  наступления сроков их выплаты.

Виды деятельности:

Финансовая деятельность (financing activities) – деятельность для получения адекватных и денежных средств иди капитала для начала и продолжения своей деятельности (получение капитала от владельцев и кредиторов);

Инвестиционная деятельность (investing activities) – покупка основных средств и других ресурсов необходимых для обеспечения жизнедеятельности предприятия, а также их продаже если необходимость их использования отпала;

Операционная деятельность (operating activities) – продажа товаров и услуг, найм сотрудников, закупка и производство, уплата налогов государству.

Цели и деятельности бизнеса

Бухгалтерский учет делится на две категории: финансовый учет и управленческий учет. Отличительным признаком, по которому отличаются эти два вида учета: основные пользователи информации, которую они предоставляют.

Управленческий учет (management accounting) – представляет информацию о деятельности предприятия внутренним пользователям, которые принимают решения и которые ответственны за достижение целей прибыльности и ликвидности. Например собственнику магазина необходим операционный отчет по каждой торговой точке, сообщающий об объеме ее продаж и понесенных ею затратах, а также бюджет, который спрогнозирует ее продажи и затраты на следующий период.

Финансовый учет (financial accounting) – включает в себя составление отчетов и их передачу внешним пользователям, которым нужно оценить насколько достигнуты цели бизнеса. Такие отчеты называются финансовыми (financial statements). Каждому человеку, который вовлечен в бизнес важно понимать финансовую отчетность.

Финансовый и управленческий учет является ключевым элементом MIS (о том, что это такое смотрите чуть ниже).

Счетоводство (bookkeeping) – процесс регистрации хозяйственных операций и ведение финансовой документации. Это механическия и многократно повторяемая деятельность является важной частью бухгалтерского учета.

Управленческие информационные системы

Что такое MIS?

Данные и информация не одно и то же. Данные – “сырые” факты и числа, которые после обработки становятся информацией. Например счета поставщиков – это данные, после их обработки руководство получить информацию о таких вещах как: стоимость покупки, ассортимент и источники их поступления.

Управленческая информационная система (Management Information Systems – MIS) – система состоящая из взаимосвязанных подсистем, которые предоставляют информацию, необходимую для ведения бизнеса. Бухгалтерская информационная система является наиболее важной подсистемой, потому что играет ведущую роль в управлении потоком экономической информации во все подразделения бизнеса, а также всем заинтересованным лицам.

MIS позволяет обработать данные из множества источников для того чтобы получить информацию пригодную для принятия управленческих решений.

Структура MIS будет зависеть от конкретной организации. Подсистемы MIS не могут существовать изолированно. Помимо системы учета можно назвать такие системы, как кадровая, маркетинговая, снабжения, календарного планирования производства и контроля качества. Если мы например вводим данные о сотрудниках, то эти данные будут использоваться в системе “кадры” и “учет”, данные о покупателях в системе “маркетинг” и “учет” и т.д. Но так или иначе учет есть главенствующим в этой системе. Без него вводимые данные не имеют смысла.

Получаемую информацию  можно классифицировать на финансовую и нефинансовую, количественную и качественную. Финансовая информация (размер прибыли компании в прошлом году составил 5 млн.грн) является просто денежным выражением деятельности компании, нефинансовая информация (численность работников компании в этом году составила 50 человек) дается в неденежном выражении. Далее эта информация может подразделяться на:

• количественную, имеющую численное выражение;
• качественную, которая не может быть выражена в числах

Финансовая информация почти исключительно количественная, нефинансовая может иметь и качественную характеристику (структура потоков денежных средств по операционной деятельности остается неясной). Учетную информацию не следует использовать в отрыве от качественной, так как это может повлиять на формирование принимаемого решения (суждения).

Треугольник Энтони

В 1965 году американский организационный теоретик, профессор административного управления в Гарвардской школе бизнеса, Роберт Энтони предложил новую организационную модель треугольник Энтони.

Треугольник представляет из себя иерархический взгляд на структуру менеджмента, с большим количеством оперативных решений на дне, нескольким количеством тактических решений в середине, и небольшим количеством важных стратегических решений на вершине треугольника. Чем выше на диаграмме треугольника определенное решение, тем больше возможностей оно охватывает и менее точным становится.

Информацию используемую в процессе деятельности бизнеса также можно классифицировать по такому признаку.

Стратегическая информация

Используется руководством для определения целей организации и ресурсов необходимых для их достижения. Такая информация связана с деятельностью организации в целом на протяжении длительного периода с учетом влияния внешней среды. Стремление получить такую информацию связано с необходимостью сформулировать миссию бизнеса. Такая информация как правило поступает с внешней среды и бывает довольно неточной.

Структура базы стратегической информации применительно, например, к бизнесу, может выглядеть следующим образом:

• Изучение сферы применения какого-то продукта
• Внешние факторы (такие как наличие сырья, экология, стоимость товаров и услуг)
• Развитие бизнеса в различных регионах и за рубежом

Говоря проще, стратегическая информация позволяет найти ориентиры на пути постановки целей и в общих чертах указать направление движения.

Тактическая информация

Если стратегическая информация служит для определения направления развития, то тактическая будет отвечать на вопрос, каким именно образом будут достигаться цели и решаться задачи. Она способствует повышению эффективности планирования, помогает определять препятствия на пути, расширять масштабы деятельности, внедрять инновации, применять новые технологии и т.п.

Если вернуться к нашему примеру с бизнесом, то структура базы тактической информации будет выглядеть так:

• Продукт (исследование предложений конкурентов, снятие с производства устаревшей продукции, вывод на рынок новых разработок, изучение соответствия нового продукта правовым нормам государства)
• Повышение объемов производства (прогнозирование роста спроса на предлагаемый товар или услугу, определение предполагаемых затрат и доходов, анализ поведения конкурентов)
• Выход на новые территории (исследование социально-культурной, политической и экономической обстановки в других регионах)
• Изучение факторов, имеющих значение для развития компании (рассматриваются вопросы лицензирования и патентирования, категории востребованного продукта, территории, занятые конкурентами)

Тактическая информация носит более практический характер и позволяет разработать комплекс конкретных мероприятий или подробный план действий по решению наиболее приоритетных задач.

Временной промежуток у нее как правило один год.

Оперативная информация

Используется более низким звеном руководителей для осуществления желательных тактических установок. Это можно определить как планирование использования ресурсов для достижения тактических планов.

Оперативная информация состоит из сведений, которые могут помочь разрешить текущие и срочные вопросы. В бизнесе это может быть срочный поиск нового поставщика или заказчика, урегулирование форс-мажорных обстоятельств, устранение угроз, способных привести к исчезновению компании. В работе это могут быть изменения в структуре организации, повышение должности, объединение нескольких отделов. В обычной жизни это может быть поиск той самой работы при внезапном сокращении, выбор специальности при поступлении в институт и т.д. Оперативная информация необходима для разрешения любых подобных ситуаций.

Базы оперативной информации включают все, что может быть быстро применимо в сложных условиях. Точность и достоверность фактов играет здесь ключевую роль, т.к. вопросы, на разрешение которых они влияют, могут иметь судьбоносное значение для всей деятельности человека, группы людей или организации.

В иерархии по Энтони можно выделить два ключевых момента:

1. Для различных целей требуется различная информация;
2. Стратегические, тактические и оперативные проблемы между собой неразрывно связаны.

Пользователи бухгалтерской информации

Заинтересованных сторон принято называть стекхолдерами (участники – stakeholders), то есть лица, группы лиц или другие контрагенты, которые:

• причастны к деятельности организации;
• или подвержены влиянию со стороны деятельности этой организации.

Итак, кто же относится к пользователям учетной информации:

Руководство (management)

Группа людей, которая несет полную ответственность за функционирование бизнеса и достижение целей прибыльности и ликвидности. В небольших компаниях руководство может включать владельцев, а больших – это люди нанятые для ведения бизнеса. Менеджеры должны решать, что нужно делать, как это делать и потом определять соответствует ли полученный результат первоначальным планам. Для того чтобы принимать правильные решения, они должны основываться на своевременной и надежной информации. И эта информация в основном предоставляется учетом. На руководстве лежит ответственность за подготовку и составление финансовой отчетности.

Инвесторы (investors)

Это владельцы либо потенциальные владельцы бизнеса. Они предоставляют капитал на свой собственный риск, поэтому очеь заинтересованы в получении информации о доходах от своих вложений и связанный рисках. Инвесторам необходима учетная информация, которая им подскажет стоит ли влаживать в этот бизнес деньги. Инвесторы владеющие акциями называются акционерами (shareholder или stockholder).

Сотрудники (employees)

Это люди работающие в бизнесе и группы которые их представляют. Они заинтересованы в финансовой информации, которая помагает им оценить способность их работодателей обеспечить своевременную выплаты заработной платы и создание новых рабочих мест.

Кредиторы (lenders)

Лица, которые занимают бизнесу деньги и которым интересна его платежоспособность, то есть ликвидность, а также движение денежных средств и прибыльность. И им желательно изучить финансовое состоние бизнеса перед тем как выдать займ.

Поставщики (suppliers)

Им также интересна платежоспособность бизнеса и ее анализ позволяет им принять решение дать ли товар на условиях постоплаты или не давать.

Клиенты (customers)

Это те кто приобретает у нас товары и услуги. Особенно интересно финансовое состояние бизнеса тем клиентам у которых долгосрочные взаимоотношения с компанией и когда они зависят от нее.

Государство (governments)

Государство заинтересовано получить больше налогов и поэтому оно иногда придумывает свои правила ведения налогового учета, которые позволяют взимать больще налогов.

Источник: Блог консультанта