Бухгалтерський облік операцій з придбання програмного забезпечення

Класифікація програмного забезпечення та визначення понять

Без комп’ютерних програм зараз нікуди не дітись. Хоча багато хто до сих пір використовує неліцензійне ПЗ, але й такі підприємства які придбають ліцензійну версію і перед її бухгалтерами постає задача правильно відобразити таку операцію в обліку.

Отоже давайте для початку дамо визначення, а що ж  таке комп’ютерна програма (далі по тексту – КП). Таке визначення нам дається в ст.1 Закону про авторське право та ст.2 закону України ” Про розповсюдження примірників аудіовізуальних творів, фонограм, відеограм, комп’ютерних програм, баз даних”

КП можуть бути:

• системними – програми, які керують комп’ютером (Windows, Linux, MacOS);
• прикладними – програми призначенні для вирішення якихось конкретних задач (MS Word, Excel, 1С-Бухгалтерія).

Ліцензійне ПЗ підприємства придбавають на певних умовах, які зазначаються у договорі, оскільки такий об’єкт не може використовуватися доки ви не отримаєте відповідних майнових прав.

Види договорів, які дають таке право (ч.1 ст. 1107 ЦКУ):

1. ліцензія на використання об’єкта права інтелектуальної власності;
2. ліцензійний договір;
3. договір про створення на замовлення та використання об’єкта права інтелектуальної власності;
4. договір про передання виключних майнових прав інтелектуальної власності;
5. інший договір щодо розпорядження майновими правами інтелектуальної власності.

КП в вітчизняному законодавстві прирівняні до об’єктів авторського права та охороняються як літературні твори.

Класифікуємо ПЗ

1. Отже для початку слід визначити чи є ПЗ частиною основного засобу на якому воно встановлено. Якщо так то її вартість просто включаємо до вартості такого ОЗ. Якщо ні перходимо до пункту 2
2. Визначаємо: за договором придбавають права кінцевого користувача або право на відчуження ПЗ. Якщо так то таке ПЗ відносять до об’єктів нематеріальних активів (далі по тексту – НА) і відображають на субрахунку 125 “авторське право”. Якщо ні переходимо до пункту 3
3. Визначаємо чи за договором придбавають саме екземпляр ПЗ. Якщо  так то відносимо його до НА і відображаємо на рахунку 127 “Інші НА”. Якщо ні то переходимо до пункту 4
4. Плату за ПЗ вважаємо роялті і включаємо її до витрат періоду.

Документальне оформлення

Якщо ви класифікували ПК як нематеріальний актив, то його слід оприбуткувати за типовими формами: №НА-1 “Акт введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів” та №НА-2 “Інвентарна картка обліку об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів”.

Також рекомендуємо оформити наказ про введення в господарський оборот НА, у якому встановити строк корисного використання НА. Встановлення строку корисного використання оставлено на розсуд підприємства в межах терміну дії ліцензійної угоди й передбачуваного періоду використання ПЗ.

Якщо ви такий строк не встановите ви не зможете нараховувати амортизацію (п.25 П(с)БО 8), що як зрозуміло є не дуже добре.

Відображення в бухгалтерському обліку

ПЗ складова частина основного засобу

В деяких випадках ПК є невід’ємною складовою ОЗ, без якої такий основний засіб перетворюється на шматок брухту. Так комп’ютер не може функціонувати без операційної системи, а верстат, який управляється комп’ютером і не може функціонувати, якщо ця ПК не буде на ньому встановлена.

Тож. якщо ПЗ нерозривно пов’язана з ОЗ. на який її встановлено, вартість такого ПЗ слід включити до вартості такого ОЗ. Як приклад можна навести ОЕМ-версії, які поширюються разом з комп’ютером.

В обліку податку на прибуток таке ПЗ також відображається в складі ОЗ за правилами обліку останніх.

ПДВ-облік

Операції з постачання програмної продукції тимчасово до 01.01.2023 р. звільненно від обкладання ПДВ. На звільнені від ПДВ постачання все одно виписують податкову і відображають в декларації з ПДВ. Така пільга може застосовуватись, якщо ПЗ поставляється як окремий елемент постачання і на таку продукцію передано право власності.

На практиці такі умови виконати досить складно, тому на ПЗ, які придбавають разом з ОЗ нараховують ПДВ.

Приклад 1.Облік придбання ОЕМ-версії ПЗ

ТОВ “Сонечко” (платник податку на прибуток та ПДВ) придбало комп’ютер вартістю 36000,00 грн ( у т.ч.ПДВ – 6000,00 грн) разом з ОЕМ Windows і даний комп’ютер буде використовуватись в господарській діяльності. Строк корисного використання визначили у 4 роки (щомісячно у сумі 30000/48=625,00 грн)

ПЗ як нематеріальний актив

Знову звернемось до П(с)БО 8, а саме до п.4, де сказано, що НА- немонетарний актив, який не має матеріальної форми й може бути ідентифікований.

Згідно з параграфом 12 МСБО 38, актив який претендує на визнання НА відповідає можливості ідентифікації якщо він:

а) може бути відокремлений, тобто його можна відокремити або відділити від суб’єкта господарювання і продати, передати, ліцензувати, здати в оренду або обміняти індивідуально або разом з пов’язаним з ним контрактом, ідентифікованим активом чи зобов’язанням, незалежно від того, чи має суб’єкт господарювання намір зробити це, або

б) виникає внаслідок договірних або інших юридичних прав, незалежно від того, чи можуть вони бути передані або відокремлені від суб’єкта господарювання або ж від інших прав та зобов’язань.

Такі критерії будуть виконуватися, якщо підприємство придбало ПЗ за договором (лійнзійною угодою) з визначеним набором майнових прав на нього. Як приклад можна привести придбання продуктів Майкрософт на умовах ліцензійної угоди кінцевого користувача (EULA).

Таке ПЗ можна віднести до НА і відобразити на субрахунку 125 “Авторське право та суміжні з ним права”. Пам’ятаємо, що в наказі про введення в експлуатацію треба вказати строк корисного використання такого ПЗ.

Також слід звернути уваги платникам податку на прибуток, які коригують фінрезультат на те, що такі НА включають до групи 5 строк нарахування амортизації повинен бути не менше ніж 2 роки, але не більше 10 років.

ПДВ-облік

В даному випадку вже можна скористатися пільгою, про яку ми вже казали. Причому відмовитись від її застосування ви не можете. Пільга не буде діяти, якщо замовник та виконавець домовилися, що всі майнові права на програму будуть належати замовнику.

Приклад 2. Облік придбання ПЗ на умовах ліцензійної угоди з кінцевим користувачем

ТОВ “Сонечко” придбало программу за 9000,00 грн (без ПДВ) на умовах  ліцензійної угоди з кінцевим користувачем. І її планують використовувати протягом 5 років. Щомісячна амортизація становить 150,00 грн.

Якщо підприємство одержує саме екземпляр ПЗ його тех можна класифікувати як НА і тоді його відображають на субрахунку 127 “Інші нематеріальні активи”. В податковому обліці таке ПЗ зараховують до групи 6 і в такому разі строк амортизації визначають згідно з правовстановлювючим документом.

 Плата за ПЗ є роялті

Детальніше про те, що таке роялті і з чим його їдять ви зможете дізнатись за посиланням.

Якщо платіж класифікується як роялті, то він відноситься до складу витрат у періоді понесення. На який рахунок віднести дані витрати вирішувати Вам. Роялті. який сплачений авансом, спочатку відображається за дебетом рахунку 39 “Витрати майбутніх періодів”. Надалі він списується в дебет рахунків 23,91,92,93,94.

В обліку податку на прибуток ніяких особливостей немає. Все відображається за правилами бухгалтерського обліку. Виплата роялті в грошовій формі не є об’єктом обкладання ПДВ згідно пп.196.1.6 ПКУ

Приклад 3. Облік операцій з ПЗ, платежі за які вважаються роялті

ТОВ “Сонечко” придбало ПЗ за 12000,00 грн не для кінцевого використання. Згідно з ліцензійною угодою користувач має лише право на використання ПЗ.

Обслуговування ПЗ нематеріального активу: що в обліку?

Як правило ПЗ необхідно періодично оновлювати. Витрати на оновлення ПЗ включаються до складу витрат звітного періоду. Якщо оплата переховується наперед, то її слід обліковувати на рахунку 39, а потім вже поступово включати до складу витрат. Типовим прикладом є оновлення 1С, платіж за які робиться на рік вперед.

Якщо ж в результаті проведення робіт з оновлення ПЗ відбувається його модернизація, що збільшує вартість такого ПЗ, то ці витрати збільшують первісну вартість НА.

Такі операції звільнені від обкладання ПДВ.

А ось, якщо роботи з ПЗ не призводять до ніяких змін в ньому (наприклад навчання роботі з програмою) то такі операції не підлягають звільненню від ПДВ.

Приклад 4. Облік платежів з оновлення та обслуговування ПЗ

ТОВ “Сонечко” перерахувало плату за оновлення ПЗ за 3 місяці в розмірі 900,00 грн. Ці роботи не призводять до збільшення первісної вартості ПЗ.

Ми розглянули лише найбільш розповсюджені варіанти і якщо у вам трапився випадок, який не описаний вище і ви обережний платник податків, то радимо вам відображати платежі як нематеріальний актив, адже в такому разі до складу витрат буде потраплятим менша сума і претензій до вас з боку податкової не буде.

Автор статті: головний редактор сайту Бухгалтер24 Піскун А.Є.