Бухгалтерський облік витрат на прибирання офісу

Санітарний стан приміщень, в яких працюють люди має дуже велике значення. І щоб його підтримувати в належному стані треба регулярно прибирати в офісних приміщеннях.

До речі, з цим можуть допомогти Uberem.com.ua  – прибирання квартир і офісів після ремонту.

Це напряму вимагають нормативні акти по охороні праці (ст.153 КЗпП).

Якщо ж в приміщенні крім того розташовані комп’ютери (без яких дуже і дуже важко уявити сучасний офіс) то в таких приміщеннях слід кожен день робити вологе прибирання ( п.2.15 Правил № 7).

Податківці ж можуть вважати, що такі витрати не пов’язані з господарською діяльністю. Звісно ж люди повинні сидіти в брудних приміщеннях, без води, чаю і цукру, а працювати як прокляті, щоб підприємство мало змогу більше заплатити податків.

Вищевказані нормативні акти стануть чудовим аргументом, якщо податківці будуть придиратися до таких витрат.

Що ж потрібно мати в офісі, щоб підтримувати чистоту та порядок.

Пилосос

Без цього приладу неможливо уявити ефективне прибирання від пилу, бруду та іншої антисанітарії.

В бухгалтерському облікі пилосос зазвичай розглядається як Основний засіб (якщо його вартість більше ніж 6000,00 грн без ПДВ) і обліковується на субрахунку 106 “Інструменти, прилади, інвентар”. Якщо вартість пилососа менше ніж 6000,00 грн то для підприємств які застосовують податкові різниці радимо віднести такий об’єкт  до складу МНМА і обліковувати його на субрахунку 112.

У бухгалтера в разі придбання пилососа може виникнути питання, а чи пов’язаний він з господарською діяльністю? Адже від цього крім всього залежить доля податкового кредиту з ПДВ і нарахування амортизації.

Знову звертаємо Вашу увагу на нормативну базу, яку ми вказали раніше і вважаємо, що зв’язок з господарською діяльністю самий прямий.

Для ще більшої переконливості радимо видати наказ по підприємству, в якому дати посилання на нормативну базу і вказати, що придбання пилососу спрямоване саме на забезпечення виконанння таких вимог.

ПРИВАТНЕ ПІДПРИЄМСТВО “Сонечко”

НАКАЗ № 16 Про придбання пилососу

“17” березня 2017 року                                                                                                                                               м. Київ

З метою дотримання статей 153 Кодексу Законів про Працю та ДСанПіН 3.3.2.007-98, а саме — забезпечення належних санітарних норм мікроклімату в в офісних приміщеннях та створення нормальних умов праці працівників, НАКАЗУЮ:

1. Організувати придбання пилососу для прибирання приміщень в рамках господарської діяльності підприємства.

2. Фінансування витрат на придбання пилососу здійснити за рахунок підприємства. Бухгалтерії підприємства організувати належний бухгалтерський та податковий облік пилососу згідно з нормами чинного законодавства.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор підприємства Іванов І. А. Іванов

Амортизація пилососу буде включатися до складу адміністративних витрат.

Також спокійно включаємо податкову накладну зареєстровану в ЄРПН до складу податкового кредиту.

Щодо податку на прибуток.

Малодохідним суб’єктам (з річним доходом до 20 млн.грн) доводити зв’язок з госпдіяльністю не обов’язково, вони роблять все по правилам бухгалтерського обліку, який не так замарачується як податковий з цього приводу.

А ось високодохідникам прийдеться попотіти, мало того що треба довести зв’язок з госпдіяльністю, ще треба пам’ятати про те, щоб строк корисного використання пилососу був не менше ніж 4 роки. Якщо ж строк в бухгалтерському обліку буде встановлений менше, то у вас виникнуть податкові різниці.

В процесі експлуатації пилососу вам доведеться нести певні витрати (заміна філтру, мішку для збору тощо) на його підтримку в робочому стані (п.15 ПСБО 7). Такі витрати включаються до складу витрат періоду без всяких різниць та коригувань. Звісно, якщо ви довели перед цим зв’язок госпдіяльності та пилососу.

Інвентар для прибирання

Сюди ми віднесемо швабри, віники, щітки, відра та будь-які інші інструменти, які ви будете використовувати для прибирання офісу.

Більшість цих засобів експлуатуються менше року, тож ми маємо розглядати їх як МШП і обліковувати на рахунку 22.

Вартість МШП списується з балансу в момент передачі їх в експлуатацію, вони виключаються з активів і в пподальшому ведеться лише оперативний кільксний облік за місцями експлуатації та відповідальними особами (п.23 ПСБО 9).

Якщо ж строк корисного використання об’єкту більше одного року то має сенс віднести такитй інвентар до складу МНМА і обліковувати на субрахунку 112. Амортизацію можна буде нарахувати двома методами: “50 на 50” або ж “100%” вартості в першому місяці експлуатації.

Нагадаємо, що МНМА не є основними засобами в трактуванні ПКУ, тому можете спати спокійно і не переживати на рахунок зв’язку з госпдіяльністю. Амортизація буде включатися до складу адміністративних витрат.

А ось з ПДВ не все так гладко, для того щоб відобразити податкову накладну від постачальника в своєму податковому кредиту слід подбати про підтвердження таких витрат з госпдіяльністю. Підтверджуємо аналогічно як ми робили з пилососом.

Миючі засоби й одноразові “прибиральні елементи”

Одного інвентарю для прибирання мало. Адже потрібні ще різні хімічні засоби, пакети для сміття, гумові рукавички тощо. Такі засобі в обліку будуть відображатися як Запаси. Для їх обліку використовуйте субрахунок 209. У момент фактичного списання в експлуатацію вартість таких запасів буде включатися до складу адміністративних витрат. Зазвичай для такого списання використовують акт на списання або накладну вимогу (форма № М-11).

Щодо включення таких витрат до складу податкових переживати не потрібно. Все як в бухобліку. А ось у випадку з ПДВ доведеться доводити зв’язок з госпдіяльністю. Все як у попередніх пунктах.

Заробітна плата прибиральниці

Якщо у вас в штаті для прибирання приміщень виділена окрема посада прибиральниці (ка) і ви їй (йому) нараховуєте заробітну плату то ніяких особливостей в відображенні обліку немає. Все по стандартному: Дт92 Кт661 – нарахували ЗП; Дт92 Кт651 – нарахували ЄСВ. Такі витрати спокійно включаєте до складу податкових.

Послуги клінінгової компанії

Окрім того можна ще звернутися до компаній, які спеціалізуються на наданні таких послуг. Для вас це будуть звичайні витрати, які ви відобразите наступним чином: Дт92 Кт63 (68). Також без проблем ви  можете включити податкову накладну від такої компанії до складу податкового кредиту. Але пам’ятайте, що таке прибирання повинно бути пов’язано з господарською діяльністю.

Приклад

Підприємство придбало миючий пилосос вартістю 8400,00 грн ( в т.ч. ПДВ – 1400,00), інструменти для прибирання вартістю 2400,00 грн (в т.ч. ПДВ – 400,00 грн) і миючі засоби на суму 720,00 грн (в т.ч. ПДВ – 120,00 грн). Заробітна плата прибиральниці – 3200,00 грн

Автор статті: головний редактор сайту Бухгалтер24 Піскун А.Є.