Бухгалтерский учет в ODOO: план счетов и бухгалтерские журналы

Odoo как учетная система и основная терминология

Мы начинаем серию публикаций посвященной ведению бухгалтерского учета в ODOO и тех возможностей которые предоставляет эта система собственнику бизнеса, руководству, а так же бухгалтеру как дающая действительно качественную информацию для управления предприятием. 

Эта статья будет посвящена тому, с чего начинается учет: плана счетов бухгалтерского учета и журналов, как способа сгруппировать все записи учета по определенным признакам.

И перед тем как начать разговор на заданную тематику выделим основные моменты ведения учета в Odoo и те возможности которые заложены в систему изначально.

Среди основных моментов можно выделить следующие:

1. Поддержка метода начисления и кассового метода определения доходов и расходов;

2. Поддержка международных стандартов бухгалтерского учета и разных моделей ведений учета (англо-саксонская, континентальная и пр.);

3. Поддержка мультивалютности учета;

4. Ведение учета нескольких компаний. Для каждой компании определяется свой набор правил учетной политики;

5. Использование метода «двойной записи» в учете;

6. Возможность настройки отчетов под собственные нужды, есть ряд предустановленных отчетов, которые однако имеют непривычный для нас вид;

7. Возможность импорта банковских выписок;

8. Налоговый учет (и учет НДС в том числе);

9. Поддержка разных методов списания запасов (средняя, фифо и др.);

10. Вычисление текущего дохода в режиме реального времени;

11. Возможность учитывать систему налогообложения контрагента;

12. Учет Основных средств и начисление амортизации.

Терминология

И для начала хотелось бы выделить такие основные термины

Journal (Журнал)

Журнал похож на папку, в которой записываются все транзакции одного типа: все выписки по банковскому счету, все счета-фактуры клиентов, все счета поставщиков. Он используется для организации подобных транзакций вместе.

Payment Terms (условия оплаты)

Условия оплаты описывают, как и когда счет клиента (или счет поставщика) должен быть оплачен. Пример: 30% предоплата, остаток оплачивается через два месяца.

Bank Reconciliation (сверка банковских счетов)

Проверка правильности синхронизации данных клиент банка и системы.

Reconciliation (согласование)

Согласование позиций журналов – это процесс связывания нескольких элементов журнала, таких как счет-фактура и платеж. Это позволяет отмечать счета как оплаченные. Это также полезно при сравнении значений счетов «товары, полученные без счета» и «товары, которые не отправлены».

Journal Entry (запись в журнале)

Запись в журнале – это учетная операция, обычно связанная с финансовым документом: счет-фактура, платеж, квитанция и т. Д.

Запись журнала всегда состоит из по меньшей мере двух строк — дебета и кредита. Сумма дебетовых записей всегда должна быть равна сумме кредитовых. Как вы уже поняли по-нашему это называется проводка.

Journal Item (Элемент журнала)

Строка записи в журнале с дебетом или кредитом, связанным с определенной учетной записью.

Analytic Accounts (аналитические счета)

Субконто (термин 1С), которое не входит в план счетов и позволяет отслеживать расходы и доходы. Аналитические счета обычно группируются по проектам, отделам и т. д. для анализа расходов компании. Каждый элемент журнала публикуется в обычной учетной записи в таблице счетов и может быть помещен в аналитическую учетную запись для целей отчетности или анализа. Аналитический учет – одна из самых сильных сторон Odoo.

Analytic Entries (аналитические записи)

Расходы или доходы, направляемые на аналитические счета, обычно связаны с записями журналов.

Немного теории

Основная информация о произошедших хозяйственных операциях отображается в первичных документах, которые и являются основанием для проведения бухгалтерских записей. Для большего удобства все операции отображаются на бухгалтерских счетах, которые выступают средством обобщения, группирования активов, источников их образования методом двойной записи (по дебету и кредиту) в проводках. Каждая операция должна быть отображена по дебету одного счета и по кредиту другого.В зависимости от объекта учёта счета в украинском плане счетов разделяются на активные, пассивные и активно-пассивные. По степени детализации учёта счета подразделяются на синтетические, субсчета, аналитические.

В зависимости от участия сальдо по счёту в формировании бухгалтерского баланса счета разделяются на балансовые и забалансовые. Балансовый счёт — счёт бухгалтерского учёта, показатели которого находят отражение в бухгалтерском балансе. Однако это не означает, что названия статей баланса должны соответствовать названиям балансовых счетов. Данные одного балансового счёта могут отражаться в нескольких статьях баланса. Забалансовые счета предназначены для учёта имущества, не принадлежащего организации, и других хозяйственных сведений, не имеющих отношения к имуществу и обязательствам предприятия.

Для каждой группы средств и источников этих средств используется отдельный счёт, где отражается остаток (сальдо) данной группы на начало учётного периода и все изменения, вызванные произведёнными хозяйственными операциями. Каждый счёт имеет две стороны: дебет и кредит. Сумма всех операций, отражённых по дебету счёта, называется дебетовым оборотом; сумма всех операций, отражённых по кредиту, — кредитовым оборотом. Результат соизмерения дебетовых и кредитовых оборотов определяется как остаток (сальдо) по счёту.

Систематизированный перечень бухгалтерских счетов содержится в плане счетов.

Одной из форм ведения бухгалтерского учета является журнально-ордерная система. 

Журналы-ордера – учетные регистры хронологической регистрации хозяйственных операций синтетического и в ряде случаев аналитического учета. Записи в них производятся по мере поступления первичных документов или итогами за месяц из накопительных ведомостей. Регистрация производится по кредитовому признаку, т. е. по кредиту данного счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Это достигается использованием шахматной формы журналов-ордеров. При этом сумма хозяйственной операции записывается лишь однажды, но показываются как дебетуемый, так и кредитуемый счета.

Для удобства записей в журналах-ордерах предусмотрена типовая корреспонденция счетов. Каждый журнал-ордер ведется по одному счету или по нескольким близким по своему содержанию счетам.

Мы не зря упомянули именно эту форму учета. Журналы бухгалтерского учета в Odoo чем-то напоминают именно ее. Но говорить, что они идентичны было бы не совсем  верно.

И после краткого теоретического экскурса перейдем к практике и рассмотрим как же устроен план счетов в Odoo и какие настройки имеет каждый счет бухгалтерского учета.

План счетов

Шаблоны плана счетов

Для того, чтобы в Odoo появилась возможность вести бухгалтерский учет нужно установить стандартный модуль account_accountant ” Бухгалтерский и финансовый учет”, после чего в меню появится пункт “Учет”

После первоначальной установки Odoo в нем будет предустановлен шаблон плана счетов “Configurable Account Chart Template”, который вам даст со старта возможность вести учет в системе и даже получить некоторую отчетность для демонстрации, того что все действительно работает.

Вы также имеете возможность установить себе дополнительно план счетов практически любой страны мира, в том числе и Украины.  Для того чтобы найти украинский план счетов вам нужно найти соответствующий модуль. Его можно поискать зайдя в Установки/приложения и перейти по адресу  https://apps.odoo.com/apps/modules/ , затем следует набрать в поиске: l10n_ua, в результате мы получим список модулей, которые уже разработаны под Украину. Эти модули могут быть как платные так и бесплатные, обращайте так же внимание на версию модуля.

После установки шаблона плана счетов, он появится в Настройка/Шаблоны/Счета/Шаблоны плана счетов. Для того, чтобы подтянуть шаблон в качестве действующего плана счетов нужно зайти в Установки/Настройка/Учет и там выбрать шаблон в качестве действующего плана счетов.

Каждый шаблон плана счетов имеет свои настройки, которые находятся прямо в нем.

Как мы видим в шаблоне прописывается набор настроек, констант, которые будут применяться при работе с данным шаблоном.

План счетов

Для того, чтобы увидеть действующий перечень счетов  нужно зайти в меню Учет/Настройка/Счета/Счета

Каждый счет бухгалтерского учета имеет свои настройки, которые будут определять, как он будет включаться в финансовую отчетность и  будет ли он выбираться в некоторых документах и формах отчетности.

И давайте для примера рассмотрим эти настройки 

Как мы видим мы можем указать родитель данного счета, то есть счет более высокого уровня, за счет чего у нас будет некоторая иерархия. В данном случае родителем будет счет 31 “Рахунки в банках”

Сразу в карточке счета мы можем увидеть дебетовый и кредитовый оборот и конечное сальдо по счету на сегодняшнюю дату.

Каждому счету можно задать вторичную валюту, что позволит вести учет операций параллельно во второй валюте и получить в результате баланс в двух валютах.

В каждый счет можно указать налог по умолчанию, который будет подставляться в документ, в котором будет задействован данный счет. Это можно нужно активировать для указания в счетах задействованных в операциях покупки\продажи. 

Разрешить сверку – определяет, можно ли согласовать записи в этой учетной записи. то поле для счетов дебиторской и кредиторской задолженности и любой другой учетной записи, которая должна быть сверена, кроме банковских выписок.

Особый интерес для нас будет представлять две настройки: Внутренний тип и Тип счета, именно эти настройки будут определять поведение счета при составлении отчетности. 

Внутренний тип.

Эта характеристика является “зашитой” в систему и имеет следующие варианты выбора:

• Вид (View) – для создания иерархической структуры плана счетов, обычно указывается для синтетических счетов, которые собирают на себя информацию субсчетов но  не принимают участия в проводках;
• Обычный (Regular) – большинство счетов будут иметь именно эту настройку;
• Счета к получению (Receivable) – применяется к счетам учета, которые предназначены для учета дебиторской задолженности покупателей/заказчиков (например 361)
• К оплате (Payable)- обычно этот тип счета указывается в счетах, на которых учитывается кредиторская задолженность перед поставщиками (например 631 или 685 счет)
• Ликвидность (Liquidity) – применяется к счетам, на которых ведется учет денежных средств;
• Объединение (Consolidation) – применяется в случае если счет консолидирует на себе информацию из этого плана счетов или других планов счетов созданных в системе (если учет ведется например в дочерних компаниях, а информация должна консолидироваться в материнской)
• Закрыто (Closed) – этот тип счета, ставится если вы приняли решение по какой-то причине не использовать этот счет в учете, но в прошлых периодах по этому счету были какие-то обороты.

Тип счета

Изначально уже заложены некоторые основные типы счетов, но ничто вам не мешает создать новые или видоизменить старые. Эта настройка определяет как счет будет отображаться в финансовой отчетности и их можно будет использовать для целей отчетности (генерировать по ним отдельные отчеты)

Для просмотра существующих типов счетов нужно зайти в: Учет/Настройка/Счета/Типы счетов. Здесь мы увидим те типы счетов которые у нас уж сгенерированы в системе.

Настройки типа счета выглядят так:

• Тип счета – просто указывается название для идентификации;
• Код – опять таки просто индентификатор – указывается латинскими буквами
• Категория: баланс/прибыль убыток – указывается как счет будет отображаться в финансовой отчетности: Баланс (счет актива), Баланс (счет обязательств), Прибыль и убыток (счет доходов). Прибыль и убыток (счет расходов)
• Метод создания проводок – в этом поле указывается, как  будет перенесена учетная запись при закрытии финансового года и она может иметь следующие значения:

1. Ни одного (None) – означает, что учетная запись не будет передана. Обычно используется для счетов доходов и расходов.
2. Баланс (Balance) – означает, что остаток на счете будет перенесен на закрытие года. Обычно используется для балансовых счетов.
3. Подробности (Detail)-  означает, что каждая отдельная запись будет перенесена на следующий финансовый год.
4. Не сверенные (Unreconciled) – означает, что только несогласованные (непогашенные) записи будут перенесены на следующий финансовый год. Обычно используется для централизации счетов (кредиторская задолженность / дебиторская задолженность).

Отчетность

После проведения в учете данных о хозяйственных операциях на счетах бухгалтерского учета постепенно накапливаются данные, которые доступны для просмотра. Для того чтобы их просмотреть необходимо зайти в Учет/Планы счетов/План счетов и выбрать период за который вы хотите сформировать отчет.

При этом если нас будут интересовать записи бухгалтерского учета которые сформировали эти обороты их можно посмотреть нажав на интересующую нас строку.

Перед нами открывается что-то наподобие карточки счета (термин из 1С) в которой мы видим в каком журнале учета сделана запись, дата проводки, наименование контрагента и сумма.

После установки дополнительных модулей вы получите возможность получать и другие отчеты, которые значительно расширят возможность анализа.

Журналы

Учет в Odoo построен с применением журналов, которые предназначены для группирования проводок по определенному принципу, которые вы заложите при создании журналов. Вы можете создать любое количество журналов исходя из ваших потребностей. Для просмотра существующих журналов и создания нового вам нужно перейти в Настройка/Журналы/Журналы.

Журналы учета имеют много важных настроек, которые будут определять порядок ведения учета в системе. Поля которые выделены синим при  редактировании обязательны к заполнению.

И давайте рассмотрим некоторые настройки журналов.

Тип журнала

Журнал может иметь следующие типы:

• Продажа;
• Возврат продажи;
• Закупка;
• Возврат покупки;
• Наличные;
• Банки и чеки;
• Общие;
• Открывающие/закрывающие – предназначен для журналов, в которых проводится ввод начальных остатков либо для открытия проводок следующего финансового года.

Дебетовый и кредитовый счет по умолчанию – здесь вам необходимо поставить счета, которые будут автоматически проставляться при создании записи в определенном журнале. В некоторых журналах дебетовые и кредитовые счета являются обязательными. Например, в банковском журнале вы должны поместить связанный банковский счет (созданный в своем плане счетов) в дебетовые и кредитовые счета по умолчанию, чтобы вам не приходилось создавать копии для каждой транзакции вручную.

Журнал открытия баланса – необходимо отметить, если журнал используется например для ввода начальных остатков.

Разрешать отменяющие проводки – отмечается, если вы хотите иметь возможность отменять уже проведенные записи журналов иначе после проведения записи в учете вы уже ничего не сможете с ней сделать.

Особый интерес представляет вкладка: Контроль проводки, где содержится возможность ограничить записи в данный журнал.

Чтобы избежать ввода нетипичных записей в непредназначенные для этого журналы, вы можете установить разрешенные счета бухгалтерского учета или разрешенные типы счетов, которые будут иметь право принимать участие в записях этого журнала и при создании записи в журнале система предложит вам выбор из счетов которые указаны в этом списке. Например на рисунке выше мы видим, что право формировать проводки в журнале имеет ограниченное количество счетов и только они будут иметь право принимать участие в создании  проводок в журнале “Заработная плата”

Эта функциональность полезна для ограничения возможных ошибок ввода данных путем ограничения учетных записей, которые будут использоваться в журнале. И это может облегчить работу бухгалтера при создании первичных документов или ручных проводок. Не пренебрегайте настройками, они вам значительно облегчат работу и позволят меньше допускать ошибок.

Автор статьи: Пискун А.Е, аналитик компании “Симбиоз”, главный редактор Бухгалтер24

[democracy id=”4″]