Документальне оформлення придбання пального
Підприємство може придбавати пальне як уроздріб у різних постачальників, так і шляхом укладання договору на постачання пального з одним або декількома постачальниками. В цьому та в іншому випадку транспортні засоби (далі – ТЗ) підприємства заправляються пальним у баки в спеціально обладнаних місцях роздрібного продажу пального – на АЗС.
Відпуск пального автозаправними станціями регламентується Інструкцією №281.
Якщо підприємство укладає договір з постачальником пального, то розрахунки за пальне здійснюються безготівково. В цьому випадку ТЗ можуть заправлятися на АЗС:
- за відомостями;
- за талонами;
- за паливними картками.
Заправляння за відомостями. Кількість відпущеного пального фіксується у відомості, яка ведеться безпосередньо на АЗС, що підтверджується підписами оператора АЗС та водія. Форму відомості №16-НП затверджено у додатку 16 до Інструкції №281.
АЗС на підставі відомостей про відпуск нафтопродуктів не рідше одного разу на місяць виписують зведені відомості-рахунки за марками нафтопродуктів та цінами, установленими протягом місяця. У рахунках обов’язково зазначають кількість та загальну вартість відпущених нафтопродуктів, у т. ч. ПДВ.
Звіряють розрахунки зі споживачами за відпущені нафтопродукти щомісяця не пізніше п’ятого числа наступного за звітним (пп. 10.3.2.2 Інструкції №281).
Заправляння за талонами. При такій формі закупівлі підприємство сплачує АЗС аванс за певну кількість пального. На суму сплаченого авансу видаються талони на ПММ. Форму, зміст та ступінь захисту бланків талонів установлює емітент талона, проте у ньому обов’язково мають бути його серійний та порядковий номери.
Цей спосіб купівлі палива передбачає укладення договору з постачальником на купівлю певної кількості, обсягу пального, зі зазначенням його виду. При цьому, як правило, оплата за таке пальне відбувається до його фактичного отримання покупцем, а вид, ціна та кількість фіксуються на момент його оплати. Паливо передається до покупця на підставі виданих постачальником паливних талонів (або талонів на паливо). Передача самих бланків талонів оформляється відповідним актом приймання-передачі.
У договорі також встановлюється, в які терміни і яким чином постачальник повинен буде оформити факт передачі пального покупцю. Адже при заправці використаний паливний талон залишається на АЗС (та й у будь-якому разі він не є первинним документом, а отже, не може підтвердити факт купівлі палива). Заправка за талонами відображається у змінному звіті АЗС (форма №17-НП, затверджена додатком 14 до Інструкції №281). Такий змінний звіт із доданими до нього талонами потрапляє з АЗС до бухгалтерії постачальника.
Передача пального покупцю (не саме фактичне заправляння ТЗ на АЗС за талоном, а передача з балансу постачальника на баланс покупця) відбувається, як правило, за накладними.
Покупець пального, який веде облік паливних талонів на окремому аналітичному субрахунку, здійснює запис, наприклад, Д-т 203/1 «Паливо на складі» К-т 203/2 «Талони на паливо» на вартість того палива, яке отримали за талонами. Накладні на постачання палива складають на підставі зведених даних за звітами АЗС, переданими до бухгалтерії. Періодичність складання таких накладних встановлюється договором.
Відпуск нафтопродуктів за паливними картками. Такими картками можна скористатися як на території України, так і за кордоном. Причому як на АЗС компанії, що випустила таку картку, так і на АЗС іншої компанії, що приймає такі картки до обслуговування.
Облік пального, отриманого за картками, нічим особливим не вирізняється. При такому виді заправляння АЗС видає водієві чек POS-термінала і товарний чек. Не пізніше 7 числа після звітного періоду підприємство отримає накладну на загальну кількість ПММ за усередненими цінами. Тобто з одного боку, є можливість контролювати водіїв, з іншого — такий вид співпраці із заправними станціями спрощує облік.
Придбання пального у роздріб без укладання договору. Найпростіший варіант придбання пального – це придбання його вроздріб на АЗС через підзвітну особу. Як правило, такою особою є водій.
Списання пального за нормами
Чи обов’язкові Норми №43? Паливно-мастильні матеріали списуються за фактом їх використання автомобілем з урахуванням норм витрат. Для списання пального, використаного автомобілями, традиційно використовуються Норми №43. Хоча нормування витрат пального здійснює здебільшого спеціаліст (механік) з автотранспорту, зазначимо для бухгалтерів, що при користуванні Нормами №43 береться до уваги значна кількість коефіцієнтів, які дають змогу враховувати виконану транспортну роботу, кліматичні, дорожні й інші умови експлуатації. Втім, хоча податківці звикли вважати Норми №43 обов’язковими, суди з цим не погоджуються. Н Суд визнав, що норми Наказу №43 призначені для планування потреби підприємств у паливно-мастильних матеріалах і контролю за їх витратами, ведення звітності, запровадження режиму економії та раціонального використання нафтопродуктів, а також можуть застосовуватись для розроблення питомих норм витрат палива. Суд зазначив й те, що даний наказ не пройшов держреєстрації в Мін’юсті, а отже не є обов’язковим до виконання.
Проте Мінінфраструктури в листі від 21.02.2017 р. №1441/18/10-17 висловило думку, що списання палива і мастильних матеріалів, використаних дорожнім транспортом СГ незалежно від відомчої підпорядкованості, форми власності або форми оподаткування, доцільно здійснювати відповідно до Норм №43.
Крім бензину, для роботи автотранспорту потрібні мастила (моторні, трансмісійні), котрі списуються також за нормами з розрахунку на 100 л використаного бензину.
Оскільки коригуючі коефіцієнти і додаткові витрати пального на роботу автомобілів та обігрівачів салонів залежать від температури повітря, її (температуру) треба відповідним чином документувати. Так, у пп. 3.1.1 Норм №43 сказано, що дані щодо температури повітря повинні бути отримані:
- або у зведеннях територіального підрозділу державної служби гідрометеорології;
- або за результатами власних вимірювань, належних чином задокументованих.
Якщо на підприємство придбали авто, норм витрат пального на яке Нормами №43 не передбачено, то потрібно розробити тимчасові норми витрат. Як це зробити, описується у розділі 2 Норм №43. До речі, такі Норми розробляє ДержавтотрансНДIпроект у межах 45 календарних днів.
Норми, встановлені таким чином, беруться до уваги контролюючими органами (податковою інспекцією) під час перевірки правомірності віднесення на витрати затрат на пальне.
Податковий кредит з ПДВ при придбанні пального
Якщо пальне придбавається на підставі договорів з постачальниками, то в цьому разі постачальник складатиме податкові накладні на обсяги пального, придбаного за такими договорами. У загальному випадку податкову накладну можна отримати й у разі придбання пального без договору, на підставі чека з АЗС.
Право покупця вимагати податкову накладну від постачальника передбачено п. 201.10 ПКУ. Але на практиці для цього потрібно щоразу домовлятися з постачальником, на яких умовах він складе та зареєструє ПН за реквізитами покупця на підставі чека РРО. Для постачальника весь обсяг продажу пального у роздріб у загальному випадку виглядає як продаж неплатнику ПДВ, адже постачальник не знає, хто саме заправляє ТЗ за кожним конкретним чеком.
Отже, якщо з постачальником пального укладено договір постачання, то між сторонами протягом звітного місяця формується такий пакет документів:
- податкова накладна на суму попередньо сплачених коштів за пальне з номенклатурою згідно з виставленим рахунком;
- періодично (цей період погоджується сторонами у договорі) формується видаткова накладна, у якій відображається фактично отримане пальне. Часто таким періодом є місяць;
- якщо асортимент фактично відвантаженого пального відрізняється від асортименту, зазначеного у рахунку та у податковій накладній, слід скласти РК до податкової накладної, у якому слід змінити номенклатуру.
Нагадаємо, що при заправлянні за готівку або з розрахунком платіжними картами до податкового кредиту за чеком без підтвердження податковою накладною можемо включити лише чеки на суму в межах 240,00 грн (тобто ПДВ у межах 40,00 грн за день) (пп. 201.11 ПКУ).
Якщо підприємство використовує транспорт, який споживає пальне понад встановлені норми (внаслідок тривалого використання, несправностей, проведення ремонтів тощо), обережний бухгалтер може нараховувати ПЗ на вартість перевитрати пального на підставі пп. «г» п. 198.5 ПКУ – як на вартість пального, використаного не в господарській діяльності. Альтернативним виходом може бути складання наказу керівника про відповідне коригування норм витрат пального. Тоді можна буде не нараховувати ПЗ відповідно до п. 198.5 ПКУ.
Для спрощення обліку та спрощення складання ПН можна використовувати можливість складання зведених ПН – у тому випадку, якщо придбання пального за договором відповідає ознакам ритмічного постачання.
Бухгалтерський облік ПММ
Первинним документом, на підставі якого списується пальне та паливно-мастильні матеріали, є подорожній лист автомобіля або інший подібний йому документ.
Подорожні листи автомобілів не обов’язково складати щодня. Це може бути і накопичувальний документ – за тиждень, 10 днів, місяць тощо, але не рідше одного разу на місяць.
Форма подорожніх листів має відповідати вимогам чинного законодавства щодо оформлення первинних документів та мати всі обов’язкові реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88. Тобто для списання ПММ суб’єкт господарювання має право використовувати власно розроблену форму первинного документа з усіма обов’язковими його реквізитами. Головне — у такому документі має бути зафіксовано фактичну кількість витрачених ПММ та мету, з якою їх було використано. Госпсуб’єкт може затвердити форми подорожніх листів на свій розсуд внутрішнім розпорядчим документом (наприклад, положенням про списання ПММ, положенням про використання службових ТЗ тощо).
Радимо у подорожніх листах наводити й дані спідометра, пробіг у кілометрах, витрачену кількість ПММ — це дасть змогу легко пройти перевірку і не доводити перевіряльникам очевидні речі. Оформлення поїздок первинними документами з якомога більшою кількістю деталей дозволить довести господарський характер службових поїздок на підприємстві, якщо справа дійде до суду.
Бухоблік ПММ ведеться на субрахунку 203 «Паливо» рахунка 20 «Виробничі запаси». За потреби на ньому також ведуть аналітичний облік за субрахунками у розрізі видів пального, місць зберігання тощо. Використане пальне списується:
- при використанні рахунків класу 8 — на субрахунок 803 «Витрати палива та енергії»;
- при використанні рахунків класу 9 — на рахунках загальногосподарських, адміністративних витрат або витрат на збут.
Звісно ж, якщо пальне є складовою собівартості наданих послуг, виконаних робіт або власної продукції, то його вартість списується на рахунок 23 «Виробництво».
Документальною підставою для списання пального, як правило, є акт списання. Або інший первинний документ, форму якого підприємство може розробити самостійно, але з наявністю всіх обов’язкових реквізитів, визначених ст. 9 Закону про бухоблік. У цьому документі слід навести обсяги використаного пального за той період, за який списується пальне, які своєю чергою визначені за даними подорожніх листів автомобілів. Для списання використаного пального слід складати окремі акти за кожним автомобілем, оскільки автомобіль – це окреме «місце зберігання» ТМЦ (пального). Те, як часто складати такі акти, підприємство вирішує самостійно, з урахуванням власних можливостей або потреб.
Наприклад, якщо вартість такого пального списується на адміністративні витрати, такі акти можна складати і раз на місяць. Проте великий проміжок між складанням таких актів можливий лише за умови, що керівництво підприємства впевнено, що щоденний облік витрат на пальне організований чітко і добре контролюється відповідальними особами. Якщо ж вартість пального належить до собівартості наданих послуг, а вони надаються (оформляються актами приймання-передачі) щоденно, то на момент складання такого акта вже треба знати і собівартість цих послуг. А отже, одночасно провести списання пального.
Коротко про заправляння ТЗ за готівку
Нерідко водії заправляють автомобілі, користуючись готівкою, отриманою під звіт або у разі виїзду у відрядження, або оплачують пальне платіжними карками. Нагадаємо, що згідно з пп. 170.9.2 ПКУ відзвітувати за кошти, видані на відрядження, слід не пізніше п’ятого банківського дня після прибуття з такого відрядження. До авансового звіту водій повинен додати розрахунковий документ про придбання пального – касовий чек.
Відповідно до поданих документів бухгалтер оприбутковує пальне, придбане у дорозі, на субрахунок 203. За наявності зареєстрованих податкових накладних в ЄРПН (якщо вдалося домовитися з постачальником про складання та реєстрацію ПН на придбання пального по чеку) або касових чеків, якщо сума не перевищує 200 грн (без ПДВ), тобто 240 грн з ПДВ (за день), сума ПДВ належить до складу податкового кредиту на субрахунок 641. Якщо права на податковий кредит немає, то ПДВ за таким чеком включається до первісної вартості пального на субрах. 203 відповідно до п. 9 П(С)БО 9 «Запаси» як сума непрямих податків у зв’язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються підприємству.
