Бюджетна сфера: надходження і вибуття запасів – приклади

Про надходження запасів ми докладніше писали в нашій попередній статті.

Опускаючи подробиці описаного вище, нагадаємо:

В залежності від шляхів надходження запасів їх вартість слід відображати за такими субрахунками:

7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)» — у разі отримання запасів від ліквідації та розбирання необоротних активів (за умови залишення їх для ремонту та інших потреб установи);

7211 «Дохід від реалізації активів» — у разі виявлення надлишків запасів під час інвентаризації;

7511 «Доходи за необмінними операціями» — у випадку отримання запасів як гуманітарної (благодійної) або безповоротної допомоги.

За кредитом цих субрахунків слід показувати збільшення (отримання) відповідного виду доходу, а за дебетом — його списання у порядку закриття субрахунку на фінансовий результат виконання кошторису звітного періоду.

У всіх цих випадках на суму отриманих матеріальних цінностей складається і подається до Держказначейської служби Довідка про надходження у натуральній формі. Зробити це потрібно не пізніше останнього робочого дня звітного місяця.

Про вибуття запасів ми також робили велику і докладну статтю зовсім нещодавно.

Порядок списання запасів з балансу також напряму залежить від причин їх вибуття (докладніше дивись тут). Залежно від напрямку використання запасів їх вартість слід відображати за такими субрахунками обліку витрат:

8013 «Матеріальні витрати» — у разі використання матеріальних цінностей у процесі основної діяльності установи та на виконання програм;

8113 «Матеріальні витрати» — витрачання в процесі надання послуг, виготовлення продукції або виконання робіт.

Нагадаємо, що за кожним із цих субрахунків слід вести аналітичний облік у розрізі джерел фінансування (необхідно відокремлювати витрати, здійснені за рахунок коштів загального фонду та спеціального фонду).

Разом з тим може застосовуватися і субрахунок 8511 «Витрати за необмінними операціями». Але слід пам’ятати, що за цим субрахунком відображаються витрати, пов’язані з передачею активів, фізичним особам та іншим суб’єктам державного сектору для виконання цільових заходів. Тобто застосовувати цей субрахунок слід лише у разі, якщо ваша бюджетна установа безоплатно передає певні матеріальні цінності.

Придбання на умовах попередньої оплати та списання для потреб звичайної діяльності

Приклад 1. Бюджетна установа придбала за рахунок коштів загального фонду комплект шин (4 шт. х 975 грн.) для службового автомобіля вартістю 3900 грн., в тому числі ПДВ — 650,00 грн. Шини придбано з метою замінити старі зношені шини, котрі зараз є на автомобілі. Згідно з умовами договору розрахунки проведено на умовах попередньої оплати.

Установлення нових шин на транспортний засіб здійснено водієм установи. Вартість встановлених автомобільних шин списано на підставі Акту списання (форма № З-2) на фактичні витрати відповідного звітного періоду. Одночасно з встановленням на автомобіль на кожну шину відкрито Картку обліку пробігу (наробітку) пневматичної шини.

Комісією установи прийнято рішення не зараховувати на баланс старі зношені шини, оскільки їх використання не передбачає отримання економічної вигоди, а навпаки, утилізація відпрацьованих шин вимагає від установи здійснення витрат.

В бухобліку ці операції слід відображати так:

Придбання на умовах наступної оплати та списання для надання платних послуг

Приклад 2. Дошкільна установа придбала за рахунок коштів спеціального фонду (коштів, отриманих як плата за послуги) молочну продукцію на суму 16000 грн., в тому числі ПДВ — 2666,67 грн. Продукти харчування оприбутковано на підставі накладних постачальника. Розрахунки з постачальником проведено в кінці місяця (після надходження продуктів).

Згідно з Накопичувальною відомістю з витрачання продуктів харчування (форма № З-13) у ДНЗ протягом місяця витрачено для харчування дітей молочних продуктів на суму 13400 грн. Списання продуктів проведено на підставі Акту списання (форма № З-2).

Порядок відображення на рахунках бухгалтерського обліку цих операцій такий:

Придбання за рахунок підзвітних сум

Приклад 3. Для придбання талонів на бензин водію установи з каси було видано готівку в сумі 6000 грн. Видачу готівки оформлено видатковим касовим ордером.

Згідно з поданим водієм Звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, він придбав талони на бензин А-95 на загальну суму 5400 грн. Талони передано на зберігання завідуючому гаражем.

Залишок невикористаних коштів у сумі 600 грн. водій повернув до каси за прибутковим касовим ордером.

Згідно зі Звітом про використання талонів на ПММ протягом місяця для заправки службового автомобіля водію було видано талони на бензин на суму 2400 грн. Заправку автомобіля (використання талонів) підтверджено чеками РРО з АЗС. Бензин списано в межах норм витрат та на підставі подорожніх листів.

У бухгалтерському обліку ці операції слід відображати так:

Отримання благодійної допомоги у натуральній формі

Приклад 4. Навчальний заклад отримав від батьків її учнів благодійну допомогу у натуральній формі, зокрема, шифер, паркетну дошку та утеплювач, а також клей та валики для нанесення клею. Згідно з документами, переданими разом з матеріалами, загальна вартість будівельних матеріалів становить 20000 грн., а господарський інвентар коштує 900 грн.

Будівельні матеріали оприбутковано на баланс установи на підставі акту приймання. Одночасно на загальну суму отриманих безоплатно матеріалів складено і надано до Казначейства Довідку про надходження в натуральній формі.

Для ремонту навчального класу було використано будівельні матеріали та господарський інвентар, отриманий від благодійників, зокрема: клей на суму 1000 грн. та валики для нанесення клею на суму 200 грн. Списання витрачених матеріалів оформлено Актом списання за типовою формою № З-2.

У бухгалтерському обліку ці операції слід відображати так:

Операції з внутрівідомчої передачі

Приклад 5. Департамент охорони здоров’я передав районній лікарні в межах операцій з внутрівідомчої передачі медикаменти на загальну суму 10000 грн.

Отримання медикаментів оформлено Актом про приймання матеріалів за типовою формою № З-1.

Згідно з даними Звіту про надходження і відпуск (використання) лікарських засобів та медичних виробів протягом місяця у лікарні для лікування пацієнтів було використано медикаменти та перев’язувальні матеріали на суму 6000 грн. Вартість використаних медикаментів списано на підставі Акту списання (форма № З-2) на фактичні витрати відповідного звітного періоду.

Один примірник акту списання передано департаменту охорони здоров’я для проведення списання використаних медикаментів.

У бухгалтерському обліку ці операції слід відображати так:

Надходження від ліквідації основних засобів та продаж

Приклад 6. У результаті списання службового автомобіля було вилучено та оприбутковано брухт чорних металів у кількості 700 кг, а також запчастини, придатні для ремонту інших автомобілів установи. Згідно з актом оцінки матеріальних цінностей, складеним комісією установи зі списання, вартість металобрухту становить 4102 грн., а запчастин — 600 грн.

Бюджетна установа планує реалізацію металобрухту, тому Довідку про надходження в натуральній формі складено тільки на суму оприбуткованих запасних частин.

Установа реалізувала металобрухт, вилучений під час розбирання службового автомобіля, спеціалізованому підприємству. Факт передачі металобрухту спеціалізованому підприємству було засвідчено актом приймання брухту.

Грошові кошти за зданий металобрухт в сумі 4102 грн. (700 кг х 5,86 грн.) надійшли на реєстраційний рахунок бюджетної установи. 

У бухгалтерському обліку ці операції слід відображати так:

Лишки та нестачі

Приклад 7. Під час проведення інвентаризації в амбулаторії було виявлено надлишки господарських матеріалів (миючі засоби) на суму 100 грн. Результати оцінки господарських матеріалів, виявлених під час інвентаризації як лишки, інвентаризаційна комісія відобразила в акті оцінки матеріальних цінностей довільної форми.

Окрім того, за результатами інвентаризації лікарських засобів встановлено нестачу спирту медичного у кількості 500 мл. Розмір збитку, що підлягає відшкодуванню винною особою, згідно з актом оцінки збитків становить 300 грн. Винна особа надала до бухгалтерії заяву про утримання суми збитку із її заробітної плати. З урахуванням фактичних ринкових цін (60 грн./100 мл) на момент відшкодування збитку, очікувані витрати на придбання відповідної кількості медичного спирту становлять 250 грн. Залишок коштів у сумі 50 грн. підлягає перерахуванню до бюджету відповідного рівня.

У бухгалтерському обліку ці операції слід відображати так:

Про облікові регістри

Безумовно, всі вищезазначені проводки слід робити на підставі первинних документів у регістрах обліку — меморіальних ордерах. Інформативно: на офіційному сайті Мінфіну наразі розміщено проект наказу «Про затвердження Порядку складання форм меморіальних ордерів суб’єктів державного сектору». Поки що цей наказ не набув чинності, але уже з впевненістю можна сказати, що ніякої революції у порядку складання меморіальних ордерів не планується. Принаймні, судячи з проекту, нумерація меморіальних ордерів лишилася незмінною, Мінфін дещо відкоригував назви та безпосередньо форми деяких ордерів.

Отже, надходження запасів слід відображати у меморіальному ордері № 4 або № 6 залежно від того, оплата за придбані запаси проводиться до чи після їх отримання. Якщо ж запаси були придбані за рахунок підзвітних сум, тоді така операція має знайти своє відображення у меморіальному ордері № 8.

Отримання фінансування для придбання запасів та здійснення оплати постачальнику, як завжди, показуємо у меморіальному ордері № 2.

Пам’ятайте і про необхідність відображення надходжень за спецфондом, як-то благодійні внески та дарунки, у меморіальному ордері № 14. При цьому на кожен вид доходів спеціального фонду відкриваються окремі меморіальні ордери, які нумеруються відповідно № 14-1, 14-2, 14-3 і т. д.

Для відображення операцій з вибуття запасів слід застосовувати такі меморіальні ордери:

— меморіальний ордер № 10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів» — у разі списання МШП;

— меморіальний ордер № 12 «Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування» — при списанні продуктів харчування;

— меморіальний ордер № 13 «Накопичувальна відомість витрачання виробничих матеріалів» — для відображення вибуття решти запасів (медикаментів, будівельних матеріалів, палива, запчастин тощо).