Як зробити роботу компанії швидкішою та ефективнішою? У цьому допоможе впровадження BPM-системи, яка виведе бізнес-процеси на новий рівень. Розповідаємо, що це таке, як зрозуміти, що вона необхідна саме вам та яку систему вибрати.
Що таке BPM-система
Це програмне рішення, яке використовується для процесного управління будь-якою компанією. Тобто, для забезпечення її діяльності на основі бізнес-процесів — це все, що відбувається в компанії з конкретною метою. Наприклад, процес обслуговування клієнта від отримання заявки до поставки йому готової продукції/надання послуги.
Швидка та ефективна робота компанії багато в чому залежить від грамотно побудованої логіки бізнес-процесів. BPM-система допомагає в тому, щоби зробити всі бізнес-процеси компанії більш прозорими, усунути затримки й забезпечити найкращий контроль.
Як зрозуміти, що вам необхідна BPM-система
Застій процесів
Правила роботи в компанії не змінюються по півроку. Нових людей немає, старі роблять те саме, що й раніше. Робота йде повільно, хоча кожен знає свою роль.Створення регламентів і схем за допомогою BPM виявить зайві ланки, яких можна позбутися, і покаже, як покращити робочі процеси.
Процеси повторюються більш ніж 300–500 разів на рік
Компанія виконує багато однотипної роботи. Наприклад, готує по 500 комерційних пропозицій або постачає на замовлення 1000 мікросхем на рік.
Наявність описаних процесів допоможе збирати статистику, яка буде давати корисну інформацію про бізнес. Наприклад, якщо бухгалтер регулярно затримує видачу рахунку на пару днів, то це необхідно виправити.
У компанії працює дуже багато людей
Уже неможливо контролювати всі завдання вручну, а керівники й засновники компанії отримують декілька сотень нових листів на день. Спочатку це було круто, але зараз уже заважає жити.
BPM структурує комунікації людей навколо конкретних документів і завдань. Усі основні відповіді прописані в процесах і відповідати на них самостійно десятки разів не треба.
У робітників багато зайвої інформації
Одна людина не здатна зробити всю роботу, за яку заплатять. Наприклад, програміст не може написати програму без аналітика, а менеджер із продажу — скласти договір без юриста.
BPM допоможе звільнити голови співробітників від зайвої інформації. Не потрібно щоразу з’ясовувати, як і в якому вигляді передати інформацію: усе записано в регламенті або автоматизовано в BPM-системі.
Багато людей виконують однакову роботу
Співробітники сумлінно виконують свою роботу, однак проблема полягає в тому, що вони точно не знають, де закінчуються їхні завдання й починається робота колеги.
BPM-система прописує в схемах поділ завдань. Це раз і назавжди поставить крапку в питанні відповідальності за конкретні доручення.
Ви хочете більше заробляти
Прискорення бізнесу допоможе заробити більше. І якщо ви не відчуваєте проблем із попитом, а лише з оперативним його опрацюванням, тоді необхідно пришвидшити роботу.
Тут також допоможе BPM. Процеси позбавлять людей змішаної відповідальності, різні співробітники не будуть робити ту саму роботу. BPM-система сама буде передавати інформацію за встановленими схемами: без затримки в пошті, Excel або смартфоні.
Ви бажаєте рости та розвиватися
BPM-система поділить відповідальність між відділами та пропише конкретні кроки, що дасть можливість бізнесу звільнити час співробітників. Його можна вкласти в зростання, маркетинг та продажі.
Яку BPM-систему обрати
В Україні вже є кілька BPM-систем, які можна впровадити прямо зараз.
Наприклад, Scriptum BPM — вона автоматизує та підвищує ефективність бізнес-процесів, а також дозволяє швидко й без особливих витрат розв’язувати проблеми бізнесу. Серед них — інтеграція між собою старих систем компанії, автоматизування процесів, прискорення взаємодії тощо.
Інший приклад — «Бітрікс 24»: за допомогою цієї програми можна створювати та редагувати бізнес-процеси, відразу ж їх впроваджувати, виводити показники ефективності, контролювати роботу, робити висновки, а потім аналізувати їх.
Чи, наприклад, Creatio від компанії Terrasoft. Їхня система дає можливість створювати й автоматизувати бізнес-процеси будь-якої складності й має готову бібліотеку процесів, побудованих відповідно до провідних світових практик.
