Слово «тендер» английского происхождения и буквально означает торги, конкурс. Тендер – это процедура конкурсного отбора лучшего коммерческого предложения. В нем участвуют две стороны: заказчик и поставщики. Сама по себе эта процедура является открытой, несмотря на то, что можно много услышать о ее коррупционности. Любые нарушения при тендерных закупках строго наказываются, не говоря уже об испорченной репутации участников.
Тендерные процедуры назначаются любыми компаниями, независимо от формы собственности. При этом государственные учреждения и организации проводят их за бюджетные средства, а частные – за собственные. Но цель в обоих случаях единая – найти наиболее выгодное коммерческое предложение из нескольких имеющихся.
В качестве поставщиков могут выступать любые лица, как юридические, так и физические. Главное, чтобы они полностью соответствовали требованиям заказчика.
Виды тендеров
Существует несколько вариантов проведения тендеров:
• Открытый тендер. В нем могут принимать участие все желающие. Обычно компании через открытые тендеры ищут надежного, долгосрочного партнера. Такие тендеры отличаются своей прозрачностью, информация о них находится в свободном доступе в печатных и электронных СМИ. Любой, кто соберет необходимые документы, может стать участником торгов.
• Закрытый тендер. Такие процедуры проводятся при закупке товаров специфического назначения (например, оборонной продукции). Здесь действуют ограничения по количеству участников и по наличию у них соответствующих лицензий.
• Двухэтапный тендер. Проводится в случае закупки товаров в высокотехнологичных и наукоемких сферах. Наличие 2 этапов позволяет лучше изучить рынок и вовремя скорректировать требования к поставщикам.
• Запрос ценовых котировок. Процедура применяется при объемах закупок не больше 250 тысяч рублей. Минимальное число участников в таком случае ограничивается 3.
• Закупка у одного участника. Допускается в тех случаях, когда закупается редкая продукция (например, произведения искусства).
Подготовка к тендеру
Прежде чем подать заявку на участие в тендере, к нему нужно подготовиться, внимательно изучить требования. Конечно, у каждого заказчика они индивидуальны, но есть и нечто общее.
- Перед началом сбора документов для участия в тендере, внимательно изучите все материалы по нему, ознакомьтесь с условиями. Если документы заказчик составил некачественно, со множеством ошибок, возможно, и не стоит связываться с такой компанией, ведь и в дальнейшем с ней могут возникать проблемы. Если есть неясности по некоторым пунктам, стоит их уточнить у заказчика.
- Старательно рассчитайте свое ценовое предложение, учтите все дополнительные расходы.
- Подавая заявку, обратите внимание на то, чтобы она была должным образом зарегистрирована. Уточните сроки рассмотрения заявок, внесения изменений в документы и принятия окончательного решения.
- Оформляйте бумаги в строгом соответствии с требованиями заказчика. Не нарушайте сроки подачи и исправления документов. Если заказчик попросит у Вас дополнительные документы, предоставьте их.
Проведение тендера
Начинается все с того, что заказчик создает специальную комиссию, которая занимается проведением торгов. В СМИ размещается вся необходимая информация о тендере, где указываются сроки подачи заявок, какие документы необходимо подать, дата определения победителя и место оглашения результата.
Поступившие заявки рассматриваются комиссией. Она письменно уведомляет каждую компанию о допуске или недопуске к участию в конкурсе. Заявки компаний, которые прошли отбор, запечатываются в конверты и распечатываются для оглашения уже в день проведения конкурса в присутствии всех участников. Результаты торгов должны быть обязательно опубликованы в СМИ.
Обязательные документы
Каждый заказчик вправе потребовать определенный список документов, но среди них в обязательном порядке должны быть следующие:
- Заявка.
- Анкета с основными данными об участнике.
- Коммерческая пропозиция.
- Пояснительная записка к финансовым расчетам.
- Список субподрядчиков, которых планируется привлечь к выполнению контракта.
Интернет-торги
Сейчас компании имеют возможность принять участие в тендерах, проводимых через Интернет. К электронным торгам допускаются любые участники, здесь легко зарегистрироваться, а сама процедура проходит быстрее. Торги проходят на нескольких площадках, которые определены правительством страны.
Требования к компаниям-участникам
Право на участие в тендерах имеют все компании, независимо от их опыта на рынке. Но даже в солидных структурах сталкиваются с затруднениями: что нужно делать в первую очередь? Начинать рекомендуется с изучения конъюнктуры: что пользуется большим спросом? Обязательно нужно изучить тендерное законодательство, чтобы научиться выявлять перспективные торги и те, с которыми лучше не связываться. Конечно же, нужно обратить внимание на качественное оформление документов.
Планируя участие в тендере, Вы должны привести в порядок собственные дела: проверить действие лицензий, все ли налоги уплачены. Заказчик должен видеть, что имеет дело с серьезной компанией, с которой можно сотрудничать. В то же время следует и побольше узнать о заказчике, возможно, это компания, не заслуживающая доверия. Полезно будет иметь представление и о конкурентах.
Знания, которые помогут выиграть тендер
Для того, чтобы получить необходимую информацию о тендерах, можно посетить профильные семинары, на которых расскажут о тендерном законодательстве, правилах подачи заявок и заполнения документов, электронных торгах и т. д. Семинары не сделают из Вас сразу же фаворита в тендерах, но повысить уровень подготовки помогут. А опыт Вы получите уже в конкретных конкурсах.
Собирайте всю информацию касательно торгов по той продукции, которую можете предложить Вы. Изучите, какие деньги можно здесь заработать. Затем ищите действующие тендеры по Вашему профилю. И когда Вы почувствуете, что готовы, начинайте заниматься подготовкой документов и подачей заявки.
Поскольку тендеры — это отчасти бюрократическая процедура, внимательно отнеситесь к оформлению документов. Сделайте все не спеша, но правильно, чтобы потом не переделывать. Вы должны произвести приятное впечатление на комиссию и заказчика, что повысит Ваши шансы.
