Хто стоїть на сторожі оплати?
Доволі розхожою є думка, що лікарняні цікавлять виключно ПФУ, оскільки саме він забезпечує надання допомоги за страховими випадками. Але це не зовсім так.
Перевірка дотримання роботодавцями непрацездатного законодавства входить, зокрема, до обов’язків фахівців Держпраці
Це прямо зазначено в п. 9 ч. І Переліку, наведеного в додатку 4 до Акта, затвердженого постановою Мінекономрозвитку від 27.10.2020 № 2161.
До того ж трудовики мають доступ до відомостей з електронного Реєстру листків непрацездатності (п.п. 8 п. 7 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 17.04.2019 № 328). Тому виявити наявність неоплачених е-лікарняних не становить для них складнощів.
Навіть на початку війни, коли деякі роботодавці не мали технічної можливості перевіряти дані в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ з незалежних від них причин, Держпраці наголошувало таке. Хоч у цих випадках роботодавець й не несе відповідальності за затримку виплати лікарняних, але після відновлення доступу до кабінету страхувальника він зобов’язаний виконати свої обов’язки щодо матеріального забезпечення (див. роз’яснення).
Наразі під час дії воєнного стану Держпраці та її територіальні органи мають право проводити лише позапланові перевірки (див. ст. 16 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX). Такі перевірки можуть проводитися, в тому числі, на підставі звернення працівників про порушення їх трудових прав (див. роз’яснення).
Акцентуємо увагу також на тому, що за е-лікарняними не застосовуються 6-місячні строки давності щодо призначення допомоги, які визначені в ч. 5 ст. 24 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105). Річ у тім, що у випадку з електронними листками непрацездатності звернення за призначенням страхової виплати відбувається тоді, коли е-лікарняний в електронному кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ набуває статусу «Готово до сплати»
Тож розглянемо можливі ситуації, під час яких перед роботодавцем може постати питання щодо оплати лікарняного.
Робота замість лікарняного
Працівнику відкрили е-лікарняний. Однак він працює. Чи можна не оплачувати лікарняний у випадку, коли працівник не скористався своїм правом спокійно відлежатись на лікарняному, а фактично працював? Так! Не тільки можна, а й потрібно. Річ у тім, що КЗпП зобов’язує роботодавця забезпечувати достовірне ведення обліку відпрацьованого часу.
Тож якщо працівник ходить на роботу та виконує свої посадові (робочі) обов’язки, роботодавець повинен це відобразити в табелі обліку робочого часу. Проте не зайвим буде пояснити працівникові, що в такому випадку, а саме, коли працівник працює на лікарняному, він зможе отримати лише заробітну плату за фактично відпрацьований час, а не зарплату + лікарняні.
Чинним законодавством не передбачено одночасної виплати зарплати та виплат у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю за один і той самий період
З працівником порозумілися? Добре. Тоді рекомендуємо вам отримати від нього правильну (!) пояснювальну записку щодо оформленого е-лікарняного. Наприклад, — «я, такий-то, такого-то числа (дата відкриття е-лікарняного) після роботи (або в перерву) звертався до лікаря, оскільки почувався недобре. Після цього самопочуття покращилося, тому вирішив вийти на роботу. Про відкриття електронного лікарняного не знав».
Навіщо пояснювальна? Щоб убезпечити себе від можливих наїздів Держпраці щодо того, що це не сам працівник вирішив працювати під час хвороби, а його примушував до цього злий роботодавець.
Далі страхувальнику чи уповноваженим ним особам необхідно розглянути електронний листок непрацездатності, пояснювальну записку та винести за ним рішення про відмову в призначенні лікарняних працівнику, який незважаючи на хворобу, ударно працює. Підстава — ч. 1 ст. 15 Закону № 1105 — відсутність втрати заробітку (доходу). Таке рішення логічно прийняти вже після завершення періоду непрацездатності, протягом якого працівник працював. Бо самопочуття працівника може погіршитися і він може передумати й піти таки на лікарняний.
Крім того, працівнику треба надати повідомлення про відмову у призначенні допомоги із зазначенням причини та порядку оскарження. Це слід зробити не пізніше 5 днів після прийняття відповідного рішення (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105).
Йдемо далі. Наступна ситуація.
Не знали про е-лікарняний
Доволі часто на практиці зустрічається ситуація, за якої працівник на початку хвороби неофіційно відпрошується з роботи на день-два відлежатися вдома. В табелі обліку робочого часу ці дні табелюють як робочі. Проте, відпросившись з роботи, працівник йде не додому, а до лікаря. Далі він повертається до роботи через обумовлений час, а в кабінеті роботодавця на порталі ПФУ з’являється е-лікарняний. Що роботи? Пропонуємо два варіанти дій.
Варіант 1 — виправляємо.
Табельник вносить коригування до табеля обліку робочого часу, відображаючи так, як усе було насправді. Тобто ті дні, в які працівник не працював та які припадають на період лікарняного, позначаємо як дні тимчасової непрацездатності. Дні хвороби, в які працівник фактично виходив на роботу та виконував свої посадові (робочі) обов’язки, позначаємо як відпрацьовані.
Зі свого боку страхувальник або уповноважені ним особи:
1) призначають лікарняні тільки за ті дні тимчасової непрацездатності, коли працівник дійсно був відсутній на роботі;
2) приймають рішення про відмову в призначенні лікарняних за дні тимчасової непрацездатності, в які працівник не скористався своїм правом хворіти, а фактично працював. Також надають працівникові повідомлення про відмову у призначенні допомоги за частину днів непрацездатності, в які працівник працював (див. вище).
Тут також буде не зайвим отримати правильну пояснювальну записку від працівника, в якій він може зазначити, що «звертався до лікаря, оскільки почувався недобре. Проте забув, на який саме період було оформлено листок непрацездатності. Тож як тільки став почуватися добре, вирішив приступити до роботи».
Якщо за дні, позначені в табелі як тимчасова непрацездатність вже була нарахована зарплата, то бухгалтерія робить її перерахунок і нараховує працівнику лікарняні. Видаєте працівнику розрахунковий листок й пояснюєте, що дні, коли він працював, оплачені як робочі. Лікарняні за них нараховані не будуть.
Варіант 2 — залишаємо, як є.
За такого варіанта закриваємо очі на лікарняний і залишаємо в табелі обліку робочого часу відпрацьовані години. Тож маємо роботу замість лікарняного. Відповідно й діємо так само, як описано в ситуації, що розглядалася першою (див. вище розділ «Робота замість лікарняного»).
На майбутнє.
Щоб не потрапляти в такі ситуації у майбутньому, проведіть із працівниками спецбесіду. Поясніть їм, що е-лікарняний формується автоматично на підставі електронного медвисновку. Також автоматично він буде закритий, навіть якщо працівник не відвідає вдруге лікаря.
Те, що лікар не спитав про місце роботи, не означає, що система не сформує електронний лікарняний. Тому що пошук роботодавця для е-лікарняного відбувається також автоматично на підставі даних Держреєстру соцстрахування.
Тож під час відвідування лікаря обов’язково запитуємо у нього, чи буде е-лікарняний. Якщо так, повідомляємо про це роботодавця.
Ігнорування е-лікарняних або оплата за рахунок роботодавця
Є такі роботодавці, які не хочуть мати справу з е-лікарняними. Що вони роблять? Дні тимчасової непрацездатності табелюють, як відпрацьовані робочі дні, й нараховують зарплату.
Також є роботодавці, які наче й не проти лікарняних, проте не хочуть мати справу з ПФУ (раніше ФСС). У такому випадку зазвичай у табелі обліку робочого часу проставляють дні непрацездатності, але весь період лікарняного оплачують за рахунок роботодавця, зокрема й дні, за які надається допомога від ПФУ.
Чи можна так роботи? Ні! Аргументуємо.
Ігнорування.
Роботодавець, у якого всі працівники постійно працюють під час тимчасової непрацездатності, очікувано викличе інтерес у контролерів. Будуть шукати лікарняні, відповідно до яких працівник перебував на стаціонарному лікуванні, а в табелі обліку роботодавця в цей час стоять відпрацьовані години й, наприклад, дистанційна робота не запроваджувалася.
Також фахівці Держпраці в ході перевірки зможуть проводити опитування працівників щодо того, чи дійсно виконувалася робота. Інспектори праці будуть пояснювати працівникові, що якщо він перебував на лікарняному, а роботодавець цей час позначив як відпрацьований і нарахував зарплату, то це помилка роботодавця. Отже, він повинен її виправити — призначити та виплатити лікарняні. При цьому зарплата, що колись була нарахована за період непрацездатності, також залишиться у працівника.
Чому так? Бо нарахування зарплати замість лікарняних не є лічильною помилкою. Тож приписи ст. 127 КЗпП тут не працюють. Проте працює вимога ст. 1215 ЦКУ (ср. 025135600). Нею встановлено, що не підлягають поверненню безпідставно набуті заробітна плата і платежі, що прирівнюються до неї, допомоги, якщо їх виплата проведена роботодавцем добровільно, за відсутності лічильної помилки з його боку і недобросовісності з боку набувача. Тобто у випадку, що розглядається,
роботодавець не може з власної ініціативи відрахувати із зарплати працівника суму, яка була ним «зайво» виплачена
А що не так із випадком, коли весь період тимчасової непрацездатності, а не тільки перші 5 днів, роботодавець оплачує за рахунок власних коштів?
Оплата за рахунок роботодавця.
Тут Держпраці заспіває ту ж саму «пісню», про яку розповідали вище. А саме, що роботодавець зобов’язаний розрахувати та нарахувати працівникові суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, подати заяву-розрахунок до ПФУ та отримати фінансування.
При цьому кошти, які були виплачені роботодавцем замість ПФУ, повинні залишитися у працівника, адже така виплата була проведена роботодавцем добровільно за відсутності лічильної помилки з його боку і недобросовісності з боку працівника. Що Держпраці діє саме так, підтверджує наявна практика.
«Відпетляти» від нарахування посилаючись на строк давності для призначення допомоги також не вийде. Як зазначалося на початку статті, у випадку з е-лікарняними 6-місячний строк давності не діє, адже звернення за призначенням відбувається в момент зміни статусу лікарняним на «Готово до сплати».
Тож не лінуйтеся, оплачуйте лікарняні, якщо працівник дійсно не працює у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю. Також не слід оплачувати за свій рахунок період лікарняного, який фінансує ПФУ.
Висновки
- Факт оплати лікарняних контролює Держпраці, яка має доступ до електронного Реєстру листків непрацездатності.
- Не можна нараховувати та виплачувати лікарняні за дні, коли працівник отримував зарплату.
- Якщо лікарняний оплаті не підлягає, оскільки працівник працював під час хвороби, страхувальнику або уповноваженим ним особам слід: (1) оформити рішення про відмову в призначенні лікарняних; (2) повідомити працівника про відмову протягом 5 днів.
- Категорично не рекомендуємо оплачувати за рахунок роботодавця період тимчасової непрацездатності, за який надається допомога по тимчасовій непрацездатності від ПФУ.
