Чи можна в штатному розписі вказувати оклади в іноземній валюті?

Запитання:

Підприємство формує штатний розпис останнім днем місяця і цей розпис вступає в дію першим числом наступного місяця. У штатному розписі вказується  для кожної посади оклад у гривнях та оклад у доларах США. Оклад у гривнях перераховується за курсом НБУ на дату нарахування зарплати. Чи правильно вказувати у штатному розписі оклад у гривнях за курсом НБУ на останній робочий день місяця, оскільки він використовується для нарахувань? У такому випадку штатний розпис складається “заднім числом”, оскільки на дату формування штатного розпису не відомий курс долара, який застосовується для нарахування зарплати. Чи можна в штатному розписі вказувати оклади лише в валюті?

Відповідь:

Чи можна в штатному розписі вказувати оклади лише в валюті?

Відповідно до ст. 23 Закону про оплату праці, заробітна плата працівників підприємств на території України виплачується у грошових знаках, що мають законний обіг на території України.

Тобто законодавством не заборонено встановлювати оклади в іноземній валюті та прописувати їх у колективному договорі із зазначенням курсу, за яким слід здійснювати перерахунок, але виплата самої зарплати має здійснюватися в гривнях.

Єдиним законним платіжним засобом на території України є гривня, за винятком розрахунків за операціями, передбаченими ч. 2 ст. 5 цього Закону, і приймається без обмежень на всій території України для проведення розрахунків (ч. 1 ст. 5 Закону № 2473).

Статтею 23 Закону про оплату праці встановлено, що заробітна плата працівників підприємств на території України виплачується у грошових знаках, що мають законний обіг на території України. Виплата заробітної плати у формі боргових зобов’язань і розписок або у будь-якій іншій формі забороняється.

Також, згідно зі ст. 192 ЦКУ законним платіжним засобом, обов’язковим до приймання за номінальною вартістю на всій території України, є грошова одиниця України — гривня.

Отже, в штатному розписі підприємства оклад працівників слід вказувати лише в національній валюті.

Чи можна щомісячно оформлювати штатний розпис? 

Зазвичай штатний розпис складається на рік. Проте, законодавством не заборонено змінювати за потреби штатний розпис: щомісячно, щоквартально чи раз на півроку.

Чи правильно вказувати у штатному розписі оклад у гривнях за курсом НБУ на останній робочий день місяця, оскільки курс ще не відомий і цей оклад використовується для нарахувань?

Єдине правило, у штатному розписі має зазначатися оклад встановлений працівнику за займаною посадою.

Увага! «Заднім числом» ввести в дію штатний розпис не можна — це єдине обмеження.

Штатний розпис затверджується наказом керівника підприємства, який складають у довільній формі. У наказі обов’язково вказується дата, з якою передбачено введення в дію штатного розпису. Вона може відрізнятися від дати видання наказу або збігатися з нею. 

А оклад, той, що встановлений у штатному розписі і є базою нарахування ЄСВ/утримання податків, якщо більше не передбачено доплат, надбавок чи премій.

Який же вихід?

Залишити штатний розпис у спокої і зайнятися вирішенням питання коливання валютного курсу.

Якщо курс зростає, добре. А у разі зменшення – проблема, бо працівник за виконану норму праці, виходить «безпідставно» отримує меншу зарплату, що є істотною зміною умов праці та порушенням ст. 32 КЗпП та ст. 103 КЗпП. 

Проте, у період дії воєнного стану, повідомляти працівників про зміну істотних умов праці та зміну умов оплати праці, передбачених зазначеними нормами, можна не пізніше запровадження таких умов (ст. 3 Закону № 2136).

Статтею 9 КЗпП установлено, що умови договорів про працю, які погіршують положення працівників порівняно із законодавством України про працю, є недійсними.  

Тому, щоб не потрапити під дію ст. 9 КЗпП,  потрібно прописати в Положенні про оплату праці, де встановлюють розміри зарплати, так, щоб не допустити в односторонньому порядку зниження оплати праці у випадку коливання курсу інвалюти у бік зниження.

Наприклад, зазначити, що зарплата встановлюється у валюті і виплачується в національній валюті України з перерахунком за курсом НБУ на останній день місяця, за який вона виплачується, але не нижче курсу, згідно з яким виплачувалася зарплата за попередній місяць.

Тому, доречно, прописати в трудовому договорі або Положенні про оплату праці – доплату до певної суми в іноземній валюті за курсом на певну дату (у разі його зменшення), або визначити таку доплату як премію.

Такий вид доплати входитиме до складу фонду додаткової заробітної плати, згідно з пп. 2.2.1 Інструкції №5, відповідно включатиметься  в майбутньому у розрахунок відпускних, як складова заробітної плати (абз. 1 п. 3 Порядку № 100).

Приклад. На підприємстві працівнику встановлено оклад в національній валюті 35000 грн за офіційним курсом 35 грн. – 1000 євро. При прийнятті на роботу в наказі передбачено виплату зарплати в гривнях по курсу НБУ на 1-ше число місяця, за який нараховується зарплата. Через значне коливання курсу внесено зміни до Положення про оплату праці про встановлення доплати певної суми в іноземній валюті за курсом на певну дату (у разі його зменшення) з виданням відповідного наказу (у місяці зниження курсу) про розмір доплати до офіційного курсу.

На 1 січня 2023 р. у штатному розписі встановлено оклад працівнику 42000,00 грн (що по договору є 1000 євро за курсом 42,0 грн/1євро).

Відповідно зарплата за січень 2023 складе 42000,00 грн (по курсу НБУ на 1-ше число місяця). У лютому 2023 р. курс знизився та становить 41,2 грн/1євро (умовно). Про проведення доплати видано наказ. Сума доплати за лютий 2023 р. становитиме:  800,00 грн  ((1000 євро х 41,2 грн) – 42000,00 грн). Загальна сума зарплати за лютий 42000,00 грн., що відповідатиме трудовому договору та Положенню про оплату праці. Звертаємо увагу, відповідну доплату можна передбачити, за згодою працівників, один раз на рік (наприклад, у грудні чи у січні).