Документальне оформлення надання ІТ-послуг

ІТ-послуги резидентові

Передусім укладають договір, у якому детально обумовлюють усі умови проєкту, зокрема: особливості проєктного завдання, етапи і строки виконання, вартість програмної продукції (послуг, що надаються), права на інтелектуальну власність, умови постачання програмного забезпечення, відповідальність сторін та інші моменти. Також за рішенням сторін договором може передбачатися доплата за терміновість виконання робіт (і обумовлюватися, на яких умовах вона виплачується).

При цьому важливо чітко позначити, що є предметом договору: постачання програмної продукції або, скажімо, надання послуг з розробки програмного забезпечення. Оскільки від цього залежить можливість застосування ІТ-пільги з ПДВ (за п. 26¹ підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ).

Передачу програмної продукції / результатів послуг замовникові зазвичай оформляють актом приймання-передачі

Законодавчо затвердженої форми акта немає. Тому акт виявиться повноцінним первинним документом, якщо міститиме обов’язкові реквізити первинного документа (з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік*, п. 2.4 Положення № 88**), що дозволяють ідентифікувати господарську операцію, зокрема:

— назву документа;

— дату складання;

— назву підприємства, від імені якого складено документ;

— зміст, обсяг та одиницю виміру господарської операції;

— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

— особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

В акті зазначають, яка програмна продукція постачається або які послуги надані замовникові згідно з договором. При цьому залежно від домовленостей і виду послуг, що надаються, одиницею виміру в акті можуть бути:

— години роботи (зазвичай в аутсорсингових компаній, що виконують якісь роботи на замовлення клієнта) або

— послуги (зазвичай, у продуктових компаній, що реалізовують створений програмний продукт).

Причому якщо при створенні проєкту для замовника на якомусь етапі до виконання робіт залучаємо ФОП, то в актах з ФОП можуть бути зазначені години роботи, а в акті із замовником — послуги. Тягнути ту ж одиницю виміру, що була на вході, в акти на замовників не обов’язково. Бухнормативка цього не вимагає. Та й податківці неодноразово зазначали, що одиниця виміру на вході-виході може відрізнятися (БЗ 101.16; лист ДПСУ від 16.03.2021 № 974/ІПК/99-00-21-03-02-06, від 16.01.2019 № 166/6/99-99-15-03-02-15/ІПК). Тому визначальними тут виступатимуть умови договору — тобто дивлячись за що встановлені розцінки і що оплачується за договором: години роботи чи послуги.

До того ж переживати про блокування податкових накладних (ПН) через різні одиниці виміру не варто. Адже якщо замовникові постачається програмна продукція (ІТ- пільга за п. 26¹ підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ), то пільгові ПН не блокуються (оскільки відповідають критеріям безумовної реєстрації з п. 3 Порядку зупинення реєстрації податкової накладної / розрахунку коригування в ЄРПН, затвердженого постановою КМУ від 11.12.2019 № 1165). А при постачанні оподатковуваних послуг (наприклад, послуг з розробки ПЗ, п.п. «в» п. 186.3 ПКУ) тільки через використання іншої одиниці виміру (при збереженні коду УКТ ЗЕД) блокування також не загрожує.

Також нагадаємо, що первинні документи (у тому числі й акти) можуть складатися в паперовій або в електронній формі (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Приклад акта наданих ІТ-послуг з розробки та тестування ПЗ наведено нижче:

ІТ-послуги нерезиденту

ЗЕД-договір (контракт) з нерезидентом може бути укладений у простій письмовій формій або в електронній формі, якщо інше не передбачене міжнародним договором України або законом.

Утім, як обумовлено ст. 6 Закону про ЗЕД*, при експорті послуг (окрім транспортних) ЗЕД-договір може укладатися: (1) шляхом прийняття публічної пропозиції про угоду (оферти), або (2) шляхом обміну електронними повідомленнями, або (3) іншим способом, зокрема шляхом виставляння рахунку (інвойсу), у тому числі в електронному вигляді, за надані послуги. До речі, про те, що законодавством України не встановлено обов’язків укладати ЗЕД-договір у письмовій формі, зокрема при наданні резидентом послуг нерезидентам через мережу Інтернет (а такий договір можна укласти будь-яким зі згаданих способів), говорять і податківці (БЗ 112.04).

* Закон України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.91 № 959-XII.

Тому у ЗЕД-сфері можливе ведення спрощеного документообігу IТ-послуг. І замість трьох документів (договору / рахунку / акта виконаних робіт) достатньо інвойсу (тобто рахунку на оплату з прописаними умовами правочину). Але тільки за умови, що такий інвойс оплачений і містить усі обов’язкові реквізити первинного документа, що розкривають відомості про госпоперацію. Загалом, достатньо мати платіжку й інвойс (який, по суті, замінює собою договір).

Тому зазвичай інвойс містить умову про те, що він є пропозицією укласти договір, а оплата за ним є згодою на таку пропозицію, підтверджує виконання робіт/послуг у повному обсязі та їх прийняття замовником, а також слугує підтвердженням того, що сторони взаємних претензій одна до одної не мають. Таким чином оплачений інвойс підтверджує, що правочин є завершеним. З тим, що

при оплаченому інвойсі (рахунку-фактурі) можна обійтися без акта наданих послуг, оскільки інвойс після оплати стає повноцінним первинним документом,

згодні: Мінфін (листи Мінфіну від 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658 і від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339) і податківці (лист ГУ ДПС у м. Києві від 26.02.2021 № 719/ІПК/26-15-04-09-11). При цьому рахунок-фактура (інвойс) може бути складений у паперовій або в електронній формі й повинен мати реквізити, що дають можливість ідентифікувати господарську операцію та її учасників, зокрема:

— назву підприємства (виконавця), від імені якого складений рахунок-фактура;

— назву контрагента (замовника);

— зміст, обсяг, одиницю виміру господарської операції;

— підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунку-фактури.

А документами, що підтверджують оплату, можуть бути: платіжне доручення, банківська виписка, розрахунковий чек, квитанція до прибуткового касового ордера тощо.

До речі, у Верховній Раді зареєстровано законопроєкт від 13.10.2022 № 8125, яким пропонується законодавчо врегулювати можливість використання замість актів виконаних робіт (наданих послуг) рахунків-фактур (інвойсів) (у тому числі й для операцій з резидентами) і закріпити їх застосування в ролі первинного документа.

Інвойс з нерезидентом може складатися відразу двома мовами. Як і в акті наданих послуг, в інвойсі, окрім відомостей про виконавця/замовника, валюту платежу, банківські реквізити, умови оплати та передачі робіт, також треба навести чіткий опис робіт (які конкретно роботи виконані для клієнта) і вказати одиницю виміру робіт (залежно від домовленості — «години», або «послуги», або ін.), їх розцінки та загальну вартість, а також обумовити, хто сплачує банківські комісії за переказ коштів.

Якщо налагоджений електронною документообіг, то документи з нерезидентом можуть складатися в електронному вигляді й підписувати за допомогою КЕП (кваліфікованого електронного підпису). У такому разі слід врахувати, що в електронних документів є дата складання і дата підписання. При цьому для облікових цілей важлива саме дата складання документа (тобто дата госпоперації, зазначена в документі), а не дата його підписання (накладення КЕП) (лист ДПСУ від 12.07.2021 № 2715/ІПК/99-00-21-03-02-06).

Але що якщо підписати акт з нерезидентом складно (приїхати до нього не вийде)? Чи достатньо, якщо акт підпише виконавець, відправить замовникові-нерезиденту електронкою, а нерезидент оплатить (за відсутності претензій)? Так, усе саме так і відбувається у випадку з інвойсом.

Оплата рахунку (інвойсу) підтверджує, що умови договору виконані і робота прийнята замовником

Тому на інвойсі підпис замовника не вимагається. До речі, за законопроєктом № 8125 про рахунок-фактуру до обов’язкових реквізитів рахунку належить тільки підпис виконавця робіт/послуг.

Валютний контроль. Також нагадаємо, що встановлений валютним законодавством граничний строк ЗЕД-розрахунків (зараз становить 180 календарних днів). Тому строк повернення експортної валютної виручки за надані послуги — поза валютним контролем.

А ось при імпорті послуг, робіт, прав інтелектуальної власності та інших немайнових прав слід врахувати, що банк завершує валютний нагляд за дотриманням строку ЗЕД-розрахунків після пред’явлення резидентом акта, рахунку (інвойсу) або іншого документа, що засвідчує виконання нерезидентом робіт, надання послуг, передачу прав інтелектуальної власності та інших майнових прав (п.п. 4 п. 9 Інструкції № 7).

* Закон України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 № 2473-VIII.

** Положення про заходи захисту та визначення порядку здійснення окремих операцій в іноземній валюті, затверджене постановою Правління НБУ від 02.01.2019 № 5.

*** Постанова Правління НБУ «Про роботу банківської системи в період запровадження воєнного стану» від 24.02.2022 № 18.

**** Інструкція про порядок валютного нагляду банків за дотриманням резидентами граничних строків розрахунків за операціями з експорту та імпорту товарів, затверджена постановою Правління НБУ від 02.01.2019 № 7.