Доповідна записка: види, зразок

Доповідна записка – документ внутрішньої комунікації та такий документ  реєструють як вихідну документацію.

Що таке доповідна записка?

Доповідна записка – це важливий документ внутрішньої комунікації, без нього не обходиться жодне впливове установа. Для нормального функціонування організації зразок доповідної записки повинен знаходиться під рукою майже у всіх працівників.

Відмінність її від службової записки в тому, що вона має ієрархічну спрямованість, тобто завжди надходить від підлеглого до вищого керівництва.

Записка виступає документом інформаційного характеру, яку пишуть з метою вчасно поінформувати начальство вищої інстанції або іншого структурного відділу про події, що впливають на стійкість системи менеджменту на підприємстві.

Складається документ за особистою ініціативою співробітника або ж на вимогу керівника.

Код записки згідно з класифікатором управлінської документації – 0286041 по ОКУД.

У документі повинна бути чітко описана виникла проблема, а так як він має юридичну силу, то в ньому мають бути відсутні орфографічні і юридичні помилки.

У документі не тільки докладно викладається подія\ситуація, а й пишеться висновок з приведенням варіантів врегулювання ситуації. Після цього керівник зобов’язаний вивчити документ і накласти свою резолюцію.

В подальшому ця резолюція виступає підставою для затвердження і здійснення різних заходів (накладення стягнення, винесення заохочення і т. п.).

Таким чином, доповідна записка – це елемент зворотного зв’язку між керівником і підлеглим.

Цілі доповідних записок

Основні цілі, переслідувані при формуванні Основних напрямів:

• Підвищити ефективність особистої працездатності. Коли працівникові щось заважає, і він пропонує шляхи вирішення цієї проблеми.
• Виправити ситуацію. Коли працівникові відомі певні факти, які не стосуються його особисто, але, на його думку, заважають стабільної та ефективної роботи. Пишеться доповідна керівництву, щоб ситуація була вирішена найближчим часом.
• Зняти з себе відповідальність. Якщо працівник доніс якусь інформацію до вищих осіб і хоче зняти з себе відповідальність за виправлення події. Після цього претензій до упорядника бути не повинно.
• Захиститися, коли порушуються права. Тут записка виступає спробою мирного врегулювання інциденту.

Види доповідних записок

Вони бувають двох типів:

1. Внутрішня – пишеться за бажанням працівника або його начальника з метою збільшити ефективність роботи фірми. Підпис тут ставить автор. Раз документ вважається внутрішнім, то, оформлення здійснюють на папері формату А4.
2. Зовнішня – направляється до вищих інстанцій. Такий тип підписує тільки керівник компанії, а друкується він на фірмовому бланку.

В обох випадках дата ставиться в день написання і підписання.

За змістом записки поділяють на:

• • Інформаційні – як правило, складаються регулярно, вони детально інформують про способи та особливості проведення роботи. Також з їх допомогою можна донести до керівництва ідеї щодо поліпшення робочого процесу.
  • Звітні – повідомляють про підсумки виконаного розпорядження в конкретний період. Складають їх, як правило, працівники найнижчої ланки.
  • Ініціативні – ті, де працівник пропонує начальству винести певне рішення в зв’язку з конкретними подіями – порушеннями, простоями і т. Д.

    Нерідко серед доповідних доводиться писати начальству «репресивні» записки, на співробітників хамів і ледарів. Складати їх слід особливо уважно, тому що навіть найменший недолік здатний привести до неприємностей в подальшому.

     

Порушення дисципліни, є приводом для фінансового стягнення, тільки для цього в документі повинні бути наведені вагомі аргументи. Неправильно сформульований документ можна подати в суд, поскаржившись на те, що начальство зловмисно ущемляє права фахівця.

Тому важливо знати, як написати доповідну записку правильно.

Структура документа

Доповідна записка включає два або три смислових розділу:

1. 1. 1. Фактична частина, де констатують причини інциденту спонукали для її формування з докладним викладом супроводжували обставин.
      2. Аналітична – представляє аналіз ситуації з потенційними наслідками події і різними варіантами вирішення цієї проблеми.
      3. Заключна частина, де доповідач описує свою думку, наводить переконливі доводи і рекомендує прийняти якісь конкретні дії для розв’язання інциденту. А після керівник сам вирішує, які санкції зробити. Так як у начальства немає часу на розгляди, то частіше за все воно, погоджується з пропозиціями автора не вникаючи в подробиці.

Складати доповідну записку можна як в текстовому, так і в табличному варіанті. Аналітичний розділ в документі може бути відсутнім в залежності від виду питання. У такому випадку документ має лише фактичну частину і висновок з рішеннями проблеми.

За допомогою нього можна вносити не тільки пропозиції щодо поліпшення якихось виробничих процесів, а й висловити своє невдоволення з прийнятими заходами.

Перш ніж приступити до оформлення доповідної, потрібно чітко сформулювати проблему або свою точку зору і вже потім починати її виклад на папері.

Взагалі, в організаціях повинен бути встановлений спеціальний шаблон з написання доповідної записки, на який повинні спиратися співробітники. Якщо з якихось причин він відсутній, то доводимо до вашого відома зразок загального оформлення документа. Змінюється тільки внутрішня частина записки в залежності від характеру змісту.

Внутрішня записка включає реквізити відповідно до Держстандарту

• повне найменування структурного підрозділу або робочого відділу, звідки надходить інформація;
• дата складання документа;
• назва документу;
• ініціали адресата;
• безпосередньо сам текст;
• підпис укладача.

Назва виду документа пишеться великими прописними літерами, воно, може, перебувати по центру або від межі лівого поля.

Обов’язковими реквізитами зовнішньої доповідної записки є:

• повне найменування підприємства;
• місце складання (географічну адресу і найменування структурного підрозділу);
• в лівому верхньому кутку ставлять дату і номер реєстрації документа. Дата оформляється арабськими цифрами або буквено-цифровим способом;
• заголовок (що починається зі слів «Відносно …», «Про …»);
• текст;
• ініціали укладача і займана посада;
• підпис керівника підприємства і його розшифрування;
• номер телефону керівництва.

Скласти доповідну має право кожен, кому випала в цьому необхідність, важливо тільки знати, як скласти правильно документ, щоб ваші подальші дії не вийшли за рамки закону. Це стосується як звичайних робітників, так і відділу кадрів в будь-який бухгалтерії. Документ – це як вагоме підтвердження дій, в тому що вони були здійснені обґрунтовано.

Часто служби різних інстанцій проводять перевірки державних установ. Це необхідно для контролю правомірності грошового обороту бюджетних коштів. Доповідні записки в подібних ситуаціях виступають серйозним обґрунтуванням.

А коли в компанії було зафіксовано безпідставне нарахування премії або, навпаки, утримання заробітної плати, то на неї накладаються штрафні санкції.

Коли складаються доповідні записки

Розглянемо за що можуть складатися доповідні:

1. Записки, пов’язані з фінансово-господарською діяльністю установи.
2. Прогул, коли працівник не з’явився на виробництво, в записці проситься залучити його до догані або штрафу.
3. Порушення посадових обов’язків, де в резюмує розділі потрібно накласти на порушника дисциплінарне стягнення.
4. Документ на ім’я керівника підприємства про образу честі і гідності.
5. Порушення трудової дисципліни, якщо працівник покинув робоче місце раніше, ніж передбачалося.
6. Якщо співробітник з’явився на роботі в нетверезому стані або під наркотиками.
7. Якщо потрібно видати премію. Тоді пропонуються і види заохочення працівника на підставі внутрішньої документації установи.
   

    

Доповідні записки на співробітників

Найчастіше на підприємствах оформляються доповідні, пов’язані з порушенням співробітниками трудової дисципліни. Так само як: знаходження на робочому місці в нетверезому вигляді, отлучка під час робочого процесу, порушення внутрішніх статутів і т. д.

За такі інциденти працівникові може бути не тільки догану, а й звільнення з адміністративною відповідальністю.

Якщо у вас склалася незрозуміла ситуація при складанні доповідної на співробітника, то краще проконсультуватися з юристом або кадровиком щодо всіх тонкощів, так як покарання за рахунок них можна пом’якшити.

Записка про покарання працівника складається на підставі його письмового пояснення, яке потім розглядає вищестояще посадова особа. Коли винуватець не хоче пред’являти пояснювальну, на нього складають акт.

Якщо на виробництві стався нещасний випадок, то проводить розслідування спеціальна комісія, яка здійснює експертизу і передає справу до прокуратури. Після, результати вносять в акт і вписують можливі види заходів покарання.Часто пояснювальні від працівників вважають задовільними і виносять просто догану, але якщо винуватець не вважав за потрібне написати пояснювальну про прогул або сп’янінні, його звільняють без розглядів.

Через те, що образа – це адміністративне порушення, то про написання доповідної записки за фактом образи на робочому місці, хочеться розповісти окремо. В цьому випадку складання документа передбачає взяти до уваги ряд тонкощів обов’язкових до обліку.

Неповажне ставлення до колег впливає на якість роботи системи, від цього виникає дестабілізіруемая психологічна обстановка в колективі від чого і втрачається імідж організації.

Різного роду загрози присікаються не тільки накладенням штрафу, а й виправними роботами.

Щоб припинити порушника начальство повинно бути оперативно повідомлено. Непристойна поведінка на роботі – неприпустимий елемент у відносинах колективу.

У документ потрібно внести не тільки докладний опис інциденту, а й прохання про покарання для порушника, щоб в подальшому такого не повторилося.

Варто взяти до відома, що якщо керівництво проігнорувало доповідну про образу і не прийняло відповідних заходів, це карається адміністративними штрафами.

Приклади «Доповідні записки на співробітників»

Якщо ви не знаєте, як написати доповідну записку на співробітника, то зразок наведено нижче:

1. Спочатку пишемо опис підрозділу: «Аналітичний відділ Інституту аграрних досліджень».
2. Після йде шапка документа: «Керівнику аналітичного відділу Якову О.В. від старшого фахівця Матросова І.І. ».
3. Пишемо іменування документа: «Доповідна записка про порушення трудової дисципліни».
4. Тепер викладається суть проблеми: «Доводжу до вашого відома, що старший фахівець Матросов Іван Іванович 03.07.2016 з’явився на роботу із запізненням на 3 години. Пояснювальну порушник не надав, а на прохання її скласти відповів образою. Так як подібні порушення відбуваються часто, пропоную прийняти відповідні заходи з винесенням догани ».
5. Ставиться дата і підпис з розшифровкою.

Приклад доповідної записки за фактом порушення фінансово-господарської діяльності

Генеральному директору ТОВ «ВЕРШИНА»
Петрову Леоніду Яковичу
Головного бухгалтера організації
Нестеренко Ніни Дмитрівни

ДОПОВІДНА

В ході перевірки фінансово-господарської діяльності відділу продажів, була виявлена фінансова недостача в розмірі 67 548,37 гривень (шістдесят сім тисяч п’ятсот сорок вісім гривень тридцять сім копійок).

Прошу зажадати з керівника відділу продажів, Семенова Олександра Дмитровича, надання в бухгалтерський відділ документальної звітності про фінансову діяльність відділу продажів.
Дата 08.11.2016
Підпис розшифровка.