На виконання Указу Президента України від 08.11.2019 р. № 837 Пенсійним фондом у червні 2020 року розпочато впровадження нової системи «Автоматичне призначення пенсій», тобто подати документи для призначення пенсії можна через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису.
Особливістю новації є те, що пенсію буде призначено без особистого звернення до територіального органу ПФУ на підставі поданих у зверненні документів.
В особистому кабінеті застрахована особа заповнює та подає «Анкету-заяву на автоматичне призначення пенсії», що працює наразі у тестовому режимі. Деякі поля заповнюються автоматично за даними особи, наявними на порталі, деяку інформацію необхідно додати в ручному режимі.
Разом з Анкетою додаються файли сканованих документів, що підтверджують набутий трудовий стаж та ідентифікують особу. Файли документів необхідно прикріпити у відповідному розділі, кожний розділ містить перелік необхідних документів.
Зауважимо, що обов’язковою умовою такого автоматичного призначення пенсії є наявність на дату набуття права на неї електронних відомостей про трудову діяльність застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб.
Для зручнішого сприйняття інформації ми підготували спеціальну таблицю, в якій зліва наведено запитання, що стосується порядку надання скан-копій трудових книжок, а справа — відповідь на нього.
Чи зобов’язаний роботодавець надавати скан-копії трудових книжок працівників?
Ні, наразі такого обов’язку для роботодавців не встановлено. Відомості про трудову діяльність працівників можуть подаватися через вебпортал ПФУ страхувальником-роботодавцем або ж особисто працівником. Це прямо зазначено у п. 6 Порядку № 10841.
Проте, зважаючи на те, що в загальному випадку трудові книжки працівників знаходяться в роботодавців, Пенсійний фонд звертається до установ із проханням організувати через вебпортал ПФУ подання сканованих копій документів, що підтверджують трудовий стаж працівників, які набувають права на призначення пенсії за віком.
Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал ПФУ у вигляді скан-копій передбачених законодавством документів з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису.
Із чого складаються відомості про трудову діяльність працівника?
Для того щоб запустити облік трудової діяльності працівника, такий працівник має надати згоду на обробку даних, передбачених Порядком № 1084, в електронній формі.
Якщо такі повноваження він делегує роботодавцю (страхувальнику), то згода має бути оформлена у вигляді окремого документа. До затвердження форми такої згоди Пенсійним фондом її укладають у довільній формі. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником.
Якщо відомості про трудову діяльність працівник надає особисто, то скан-копія згоди не потрібна.
Так, такі вимоги є. Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком № 6372, а також згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних виготовляються шляхом їх сканування в кольоровому форматі.
Скановані копії, що виготовляються з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту.
Рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi. Формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Чи є вимоги щодо скан-копій та формату їх подання?
Скан-копії повинні бути чіткими. Тобто повинні добре читатися назва документа, його серійний номер (за наявності), дата видачі, прізвище ім’я та по батькові власника, печатки, підписи тощо.
Незаповнені сторінки трудової книжки (вкладиша) сканувати не потрібно.
Сканувати можна:
— або окремо кожну сторінку трудової книжки і зберегти їх у форматі jpg;
— або відразу всі сторінки трудової книжки і сформувати один файл у форматі pdf.
Враховуйте: сканування здійснюється в кольоровому форматі. Скануванню підлягають всі заповнені сторінки розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» та вкладиші оригіналу трудової книжки.
Усю процедуру можна розділити на 4 кроки.
Крок 1. Увійдіть на вебпортал ПФУ та у правому верхньому куті натисніть поле «Вхід».
Крок 2. Оберіть спосіб входу. Роботодавці (як юридичні особи, так і ФОП) мають обрати «Юридична особа».
Із списку Акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК) оберіть свого надавача послуг Електронного цифрового підпису (ЕЦП), в якому ви отримали електронний підпис. Укажіть шлях до вашого ключа ЕЦП та введіть свій пароль до нього. Для входу до свого особистого кабінету залишиться натиснути зелену кнопку «Увійти з ЕЦП».
Крок 3. У розділі «Комунікації з ПФУ» знайдіть сервіс «Надання скан-копій трудової книжки». Перед внесенням скан-копій система видає коротку інструкцію. Натиснувши на кнопку «Продовжити», ви перейдете безпосередньо до розділу завантаження. Тут роботодавець може заповнити форму на свого працівника.
Який порядок надання скан-копій роботодавцями?
Крок 3. У розділі «Комунікації з ПФУ» знайдіть сервіс «Надання скан-копій трудової книжки». Перед внесенням скан-копій система видає коротку інструкцію. Натиснувши на кнопку «Продовжити», ви перейдете безпосередньо до розділу завантаження. Тут роботодавець може заповнити форму на свого працівника.
Крок 4. Додайте:
1) скан-копії трудової книжки (вимоги див. вище). Натисніть кнопку «Додати файл» та оберіть заздалегідь підготовлені скан-копії трудової книжки;
2) скановану копію згоди на обробку персональних даних працівника.
Готово? Натискайте «Відправити до ПФУ» — і копія трудової книжки буде передана Пенсійному фонду.
Звертаємо вашу увагу, що наразі подано до Верховної Ради законопроєкт № 3623 — Проєкт Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» — про запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі.
У разі його прийняття ст. 48 КЗпП буде викладена у новій редакції. У цій статті буде встановлено, що облік трудової діяльності працівника здійснюватиметься в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. При цьому роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний буде вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення
