Електронна трудова книжка. Як передати скан-копії паперової трудової книжки до ПФУ для внесення даних до Реєстру застрахованих осіб.

Облік трудового стажу

Зараз ведеться подвійний облік даних про трудову діяльність працівників. Як і раніше, на всіх найманих працівників роботодавці зобов’язані вести паперові трудові книжки. До них записують «трудову» біографію працівника.

Крім того, постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084 запроваджено електронний облік трудової діяльності. Відомості про трудову діяльність працівника зберігаються в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр застрахованих осіб). Звісно, у такому Реєстрі поки що немає повної інформації про трудовий стаж, але процес уже розпочався. І все йде до того, що незабаром ми повністю перейдемо до електронного обліку трудового стажу.

До Верховної Ради Уряд передав законопроект від 27.12.2019 р. № 2686, який передбачає запровадження обліку трудової діяльності працівників в електронній формі (перехід на електронні трудові книжки).

Крім того, у перехідних положеннях проекту Закону «Про працю» від 28.12.2019 р. № 2708 закладені дві важливі норми. По-перше, з дня набрання чинності Законом про працю трудова книжка перестане бути основним документом про трудову діяльність працівника. По-друге, роботодавці протягом 3 місяців із дня набрання чинності цим Законом повинні будуть видати трудові книжки працівникам.

Очевидно, що до цього моменту їх скан-копії мають потрапити до Реєстру застрахованих осіб.

Звісно, це ще законопроекти і невідомо, коли вони стануть законами. Але перехід на електронні книжки неминучий. Тож пропонуємо потихеньку знайомитись із ними.

Де знайти свою електронну трудову книжку?

Кожен найманий працівник уже зараз може «зазирнути» до своєї електронної трудової книжки. Відповідний сервіс уже працює на вебсайті ПФУ.

Для цього потрібні всього дві речі:

1. Комп’ютер чи інший пристрій, який має доступ до Інтернету.
2. Електронний цифровий підпис (ЕЦП).

Сподіваємось, що з першим жодних проблем немає. А от сертифікати ЕЦП є далеко не у всіх працівників. Однак засмучуватись не варто. На сьогодні це не проблема.

Отримати електронний підпис досить просто, і до того ж зробити це можна безкоштовно. Якщо ви отримуєте зарплату на картковий рахунок, то зверніться до свого банку.

Багато банківських установ надають такі послуги своїм клієнтам. Якщо ні — можна звернутись до Інформаційно-довідкового департаменту ДПС, який надає електронні довірчі послуги, зокрема й фізичним особам.

Далі все просто:

1. Зайдіть на портал електронних послуг ПФУ. У правому верхньому куті натисніть поле «Вхід».
2. Потім потрібно обрати спосіб входу. Звичайні фізичні особи (працівники) мають обрати «Фізична особа». А от роботодавці (як юридичні особи, так і ФОП) мають обрати «Юридична особа».
3. Із списку АЦСК оберіть свого надавача послуг ЕЦП (в якому ви отримали електронний підпис).
4. Укажіть шлях до вашого ключа ЕЦП та введіть свій пароль до нього.
5. Для входу до свого особистого кабінету залишиться натиснути зелену кнопку «Увійти з ЕЦП».

Зверніть увагу! Ваш ключ ЕЦП не обов’язково має бути записаний на захищений носій (токен). Для цього може підійти будь-який носій (звичайна флешка, CD-диск чи жорсткий диск вашого комп’ютера). Згодом ПФУ має забезпечити можливість входу з використанням електронної системи BankID.

Яка інформація є в особистому кабінеті

Зайшовши до системи, застрахована особа може побачити багато цікавої інформації про себе. Зокрема, можна перевірити інформацію про зарплату, яка була зазначена роботодавцем у ЄСВ-звітах, та дані про страховий стаж.

Якщо ви виявите, що зазначений страховий стаж значно менший, ніж реальний — не панікуйте. Там автоматично підраховується стаж лише за даними персоніфікованого обліку з 2004 року. Попередні періоди поки що не враховані. Хоча якщо ви заглянете до вашої електронної трудової книжки (в списку ліворуч), то знайдете більше даних.

Як бачите, в електронній трудовій книжці вже є дані про прийняття на роботу та звільнення за даними, які роботодавці почали подавати ще з 1998 року. Але там немає повних даних, які були записані в паперову трудову книжку, зокрема і про займані посади. Для того щоб привести ці електронні дані у відповідність із реальними, подано урядовий законопроект № 2686 до Верховної Ради. Він передбачає, що всі дані з паперових трудових книжок будуть внесені до Реєстру застрахованих осіб.

Для цього у розділі «Комунікації з ПФУ» є сервіс «Надання скан-копій трудової книжки».

Скористатись ним можуть як застраховані особи (працівники), так і роботодавці. Щоправда, останні поки що не дуже зацікавлені в тому, щоб вносити дані про трудову діяльність своїх працівників до Реєстру. Адже наразі жоден нормативний документ не зобов’язує їх це робити. Тому всі чекають відповідного закону.

Однак технічні можливості для цього вже є.

Перед внесенням скан-копій система видає коротку інструкцію.

Як бачите, сканувати можна:

• або окремо кожну сторінку трудової книжки і зберегти їх у форматі JPG;
• або відразу всі сторінки трудової книжки і сформувати один (загальний) файл у форматі PDF.

Натиснувши на кнопку «Продовжити», ви перейдете безпосередньо до розділу завантаження.

Якщо ви зайшли у систему як фізична особа, то побачите власні дані.

Роботодавець може заповнити форму на свого працівника.

Потім потрібно натиснути кнопку «Додати файл» та обрати заздалегідь підготовлені скан-копії трудової книжки.

Не забудьте поставити «галочку» про те, що даєте згоду на обробку персональних даних у спеціальному полі. Нагадаємо: роботодавці мають відправити скановану копію такої згоди.

Натискаєте «Відправити до ПФУ» і копія вашої трудової книжки буде передана до ПФУ.

Якщо працівник загубив трудову книжку чи в ній відсутня якась інформація про трудовий стаж, то потрібно буде надати скан-копії документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.1993 р. № 637. Такі скан-копії мають містити всі сторінки та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів.

Оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника на підставі сканованих копій документів здійснюватиме відповідальна особа органу ПФУ шляхом доповнення персональної облікової картки в Реєстрі застрахованих осіб інформацією, наявною в завантажених сканованих копіях документів.

Звісно, для цього у ПФУ мають бути відповідні трудові ресурси, адже цей процес автоматизувати не вийде — всі трудові книжки заповнені вручну.

Можливо, частину цієї роботи законодавець перекладе на роботодавців — щоб вони передавали разом зі скан-копіями вже сформований файл (електронну базу), який можна буде завантажити у систему (як це було під час запровадження електронної податкової звітності).

Тож чекаємо, поки вийдуть відповідні закони і система запрацює на повну силу.