Exit-інтерв’ю: як правильно говорити з працівником, який іде з компанії

Співробітники вашої компанії можуть звільнитися з багатьох причин: бажання спробувати себе в іншій сфері, конфліктна ситуація, переїзд чи прагнення нового досвіду. Але якою б не була причина звільнення працівника, потрібно провести прощальну розмову з ним, причому зробити це правильно. В західному світі цю розмову прийнято називати «exit-інтерв’ю». З’ясуємо, як зробити звільнення безконфліктним і що дасть компанії правильно проведене exit-інтерв’ю.

Що таке exit-інтерв’ю і навіщо його влаштовувати?

Якщо коротко, цим терміном позначають розмову, яку влаштовують зі співробітником, який твердо вирішив звільнитися. Або ж має такі наміри, і про це сталося відомо в компанії. Зазвичай провести таке інтерв’ю доручають HR-спеціалісту, і в цю розмову входить декілька задач:

• Exit-інтерв’ю дасть можливість ейчару зрозуміти, чи існує можливість для того, щоб утримати працівника в компанії. Інколи може виявитися, що причину, яка послужила поштовхом до такого рішення, в принципі можна вирішити;
• Запобігає конфліктному звільненню. Під час exit-інтерв’ю з працівником можна обговорити всі конфліктні моменти, і в результаті розпрощатися по-дружньому;
• Exit-інтерв’ю допоможе HR-спеціалісту отримати чесний зворотний зв’язок про компанію, окремий відділ чи команду, в якій працював цей співробітник;
• Дозволяє зберегти лояльність працівника і показати йому, що компанія прихильно поставиться до його рішення повернутися в команду, якщо в майбутньому з’явиться таке бажання.

Підготовка до exit-інтерв’ю

Підготовчим кроком до такого інтерв’ю можна вважати розмову ейчара з безпосереднім керівником працівника, який звільняється. На такій зустрічі зазвичай обговорюються наступні моменти:

• Як співробітник показав себе в роботі, чи часто помилявся при виконанні робочих завдань?
• Чи виникали проблеми в спілкуванні з ним, які саме проблеми це були?
• Що могло підштовхнути цього працівника до звільнення?
• Наскільки важливо зберегти його в компанії, чи в цьому немає жодної потреби (приміром, працівник став конфліктним або перестав давати раду своїм робочим обов’язкам)?
• Чи були якісь передумови, що підштовхнули до звільнення (можливо, цей працівник звертався з певними скаргами до керівника, але ці дзвіночки були непомічені чи проігноровані)?
• Чи отримав працівник пропозицію від іншої компанії (і якщо так, то на яких умовах)?
• Чи готова компанія запропонувати зустрічну пропозицію?

Працівник відмовився від exit-інтерв’ю — які причини?

Власне, це означає, що в компанії все погано із системою взаємодії з працівниками. Можливо, немає довіри до HR-відділу з боку працівників; можливо, ставлення з боку керівництва було не найкращим, тому працівник не бачить причини проводити якісь там прощальні розмови-інтерв’ю. Адже співробітник, який звільняється, ніколи не відмовиться від пропозиції ейчара провести exit-інтерв’ю, якщо під час його роботи в компанії з ним поводилися прозоро і справедливо, допомагали і підтримували.

Отже, як правильно провести exit-інтерв’ю?

Після того, як HR-спеціаліст збере всю необхідну інформацію та ознайомиться з нею, він призначає розмову з працівником. Важливе зауваження — ця розмова не повинна бути офіційного характеру. Далі все залежить від того, яка ціль exit-інтерв’ю: чи потрібно вам утримати працівника від звільнення чи ні.

Якщо потрібно утримати працівника, поцікавтеся про наступні речі:

• Що стало причиною цього рішення?
• Чи має він пропозицію від іншої компанії?
• Яку посаду та умови йому запропонували?
• Обговоріть з ним зустрічну пропозицію.

Звичайно, розмова не повинна нагадувати строго фіксований обмін питаннями-відповідями. Поцікавтеся в працівника, що для нього є важливим на роботі, чи бачить він потенціал для росту в своєму відділі чи компанії загалом, якою він бачить свою кар’єру в найближчій перспективі тощо.

Звісно, усе це — базові питання. В процесі самої бесіди HR-спеціалісту буде зрозуміло, в який бік рухати розмову і які додаткові питання при цьому ставити. Задача ейчара — поставити якомога більше питань, щоб встановити істинну мотивацію працівника.

Загладжування конфлікту

Зрозуміло, що в певних ситуаціях не потрібно намагатися залишити працівника. Але при цьому необхідно уникнути конфліктного звільнення, яке б могло кинути тінь на бренд роботодавця. Негативні коментарі і дописи в соцмережах від незадоволеного працівника суттєво знижують привабливість компанії для майбутніх кандидатів.

Яких рекомендацій дотримуватися, коли звільнення відбувається на конфліктній основі? Обов’язково вивідайте причину конфлікту, але однієї зустрічі може виявитися недостатньо, щоб згладити всі кути. Продумайте заздалегідь, як відповідати на ті чи інші заперечення працівника. Створіть документ, в який помістите всі можливі причини і способи вирішення конфлікту. Цей документ служитиме вам опорним матеріалом під час exit-інтерв’ю.

Збереження лояльності до компанії

Поясніть працівнику, що його бажання звільнитися — це не те рішення, яке вже ніколи не змінити. Саме так працівники доволі часто приймають своє звільнення: мовляв, після такого вороття вже не буде. HR-спеціаліст повинен пояснити співробітнику, що він завжди при бажанні зможе повернутися в компанію.

Ось основні моменти, які стосуються exit-інтерв’ю. Сподіваємося, ця інформація стане в нагоді компаніям та їхнім працівникам по роботі з персоналом.