ФОП має вести повний кадровий облік персоналу: консультація Держпраці

–    Які кадрові документи повинен вести фізична особа – підприємець? 
–    Чи потрібно такому роботодавцю, в якого є наймані працівники, вести кадрове діловодство та в якому обсязі? 
–   Чи обов’язково затверджувати штатний розпис, графік відпусток, правила внутрішнього трудового розпорядку, вести табель обліку робочого часу?

Як зазначив спеціаліст – законодавство про працю прямо не передбачає обов’язку фізичної особи — підприємця (далі ФОП) вести кадрову документацію при застосуванні найманої праці.

Однак, норми трудового законодавства поширюються на осіб, які працюють за трудовим договором з фізичною особою ч. 1 ст. 3 Кодексу законів про працю України, а отже, й на трудові відносини, що виникають між працівником та ФОП – роботодавцем. Так, щоб дотримати норми статті 29 вищевказаного Кодексу, такий роботодавець повинен мати правила внутрішнього трудового розпорядку, адже зобов’язаний ознайомити з ними працівника до початку роботи за укладеним трудовим договором.

Працівники, які мають трудові відносини з даним роботодавцем мають таке саме право на відпустки, як і працівники підприємств, установ, організацій (ст. 2 Закону України «Про відпустки»). А статтею 10 Закону “Про відпустки” встановлено, що черговість надання відпусток визначається графіками відпусток, які затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Відповідно, роботодавець зобов’язаний вести й облік відпусток, що надаються працівникам.

Щодо інших документів – відповідно до Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 № 286 (далі — Інструкція № 286), дія якої поширюється і на фізичних осіб-підприємців, зазначені основні методологічні положення з визначення показників кількості працівників у формах державних статистичних спостережень. 

Пунктом 1.6 розділу I Інструкції установлено, що до первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників належать:

1. наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору;
2. особова картка;
3. наказ (розпорядження) про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати;
4. розрахунково-платіжні відомості, розрахункові відомості, платіжні відомості. 

Задля практичного втілення настанов Інструкції № 286 підприємець має вести означену первинну облікову документацію з персоналу.

Щодо складання штатного розпису – це є необхідним у роботі з персоналом. На підставі штатного розпису ухвалюють рішення про прийняття, переведення працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові. Наявність штатного розпису є гарантією забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці. 

Позицію щодо необхідності ведення ФОП кадрової документації при застосуванні найманої праці висловило й Міністерство соціальної політики (лист від 21.11.2016 № 5907/0/10–16/06), з погляду Міністерства, це запобігатиме порушенням законодавства про працю і випадковим помилкам у роботі з персоналом.

Чергову консультацію надав державний інспектор відділу з питань додержання законодавства про працю, застрахованих осіб, зайнятість, працевлаштування інвалідів та з питань дитячої праці у Дніпропетровському регіоні Іван Лазарєв фізичній особі – підприємцю, сфера діяльності якого – роздрібна торгівля телекомунікаційним устаткуванням у спеціалізованих магазинах.

За консультаціями Держпраці