Форма №1ДФ за I квартал 2015 р.: практичні ситуації

За підсумками I кварталу 2015 р. податкові агенти подають податкову звітність з ПДФО та військового збору за довгоочікуваною новою формою №1ДФ, затвердженою наказом Мінфіну України від 13.01.2015 р. №4. Про нову форму №1ДФ «ДК» вже писав у №9/2015, а зараз розглянемо практичні ситуації, які можуть виникнути при складанні цього звіту та виправленні (в майбутньому) помилок, допущених у ньому.

У тому, що стосується порядку і термінів подання форми №1ДФ до ДПІ, нічого не змінилося, тож спинятися на цьому не будемо. Проаналізуємо на практичних прикладах питання складання звіту, показавши таким чином, що ж у ньому з’явилося нового, а також як діяти бухгалтерові в різних ситуаціях.

Відображення сум ПДФО

Дані про нараховану та сплачену до бюджету суму ПДФО відображають тепер у розділі І форми №1ДФ. Сам розділ І — це добре відома бухгалтерам таблиця, взята з попередньої редакції форми №1ДФ. Вона, як і раніше, складається з 9 граф, заповненню яких (практично в тій самій редакції, як це було встановлено раніше) присвячені п. 3.1 — 3.10 Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Мінфіну України від 13.01.2015 р. №4 (далі — Порядок).

Ситуація 1. На підприємстві працюють 100 осіб, із них 4 зовнішні сумісники. Періодично відбувається приймання та звільнення працівників. Чи треба відображати ці дані у формі №1ДФ?

Так, треба. Для відображення даних про кількість фізосіб, які працюють за трудовим договором на підприємстві, передбачено реквізит «Працювало за трудовими договорами». Тепер він заповнюється виходячи з кількості працівників, які працювали за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді (винятків для зовнішніх сумісників немає!). Від працедавця не вимагають зазначати якийсь усереднений показник. У цьому реквізиті треба зазначити всіх фізосіб, які перебували з податковим агентом у трудових відносинах протягом звітного кварталу, в т. ч. звільнених та новоприйнятих.

Крім того, дані про прийняття на роботу та звільнення з неї проставляють у розділі І (і тільки в ньому) у формі дати такого прийняття або звільнення. Ці дані зазначають незалежно від того, чи є місце роботи для працівника основним. А от щодо тих, чия праця використовується за договорами цивільно-правового характеру (тобто для яких місце отримання доходу не є місцем роботи, на яку вони приймаються або з якої звільняються за трудовим законодавством), такі дані в розділі І не фіксують (п. 3.7 Порядку). Також, якщо в звітному періоді було тільки прийняття або звільнення без нарахування доходу цьому працівникові, він у ф. №1ДФ, як і раніше, не зазначається. Про їх загальну кількість у звітному періоді податковий агент інформує ДПІ тільки в реквізиті «Працювало за цивільно-правовими договорами».

Ситуація 2. Фізособі нараховано дохід, який не оподатковується ПДФО (або з якого ПДФО сплачується фізособою самостійно). Чи обов’язково зазначати такий дохід у формі №1ДФ? Які штрафні санкції передбачено за незазначення такого доходу у формі №1ДФ?

Згідно з п. 3.2 Порядку, у графі 3а «Сума нарахованого доходу» розділу І відображають (за звітний квартал) дохід, нарахований фізособі відповідно до ознаки доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до цього Порядку. У разі нарахування доходу його обов’язково відображають у графі 3а незалежно від того, чи виплачено такий дохід.

Отже, на думку податківців (1), якщо нарахований дохід є у цьому довіднику (додатку до Порядку), зазначати його треба обов’язково. Це стосується і доходів, з яких податковий агент не утримує ПДФО (наприклад, допомога у зв’язку з вагітністю і пологами, код ознаки доходу 128, винагороди за договорами цивільно-правового характеру підприємцям, код ознаки доходу 157, інші доходи, код ознаки доходу 127).

—1—

Див., наприклад, консультацію в ЗІР підкатегорії 103.25 з відповіддю на запитання: «Чи треба податковому агентові в податковому розрахунку за формою №1ДФ відображати виплату доходу на користь самозайнятих осіб (ФОП і осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність)?». Така сама позиція була оприлюднена центральним податковим органом і влисті від 19.09.2011 р. №689/6/23-50/0315.

Подання неправильно заповненої форми №1ДФ тягне за собою штраф, установлений п. 119.2 ПКУ (510 грн -1020 грн). А от самостійне виправлення такої помилки до штрафних санкцій не призводить, бо при цьому не змінюється сума ПДФО, відображена у звіті, і не змінюється платник податку, зазначений у такому звіті.

Ситуація 3. Підприємство хоче виправити помилку, наведену в ситуації 2 (незазначення у формі №1ДФ доходу, з якого податковий агент не утримує ПДФО). Як це зробити?

Порядок, як і раніше, пропонує два способи виправлення помилок, допущених при складанні форми №1ДФ: шляхом подання звітного нового та уточнюючого розрахунку. Звітний новий розрахунок подається у разі, якщо помилка виявлена і виправляється до закінчення строків подання форми №1ДФ (у межах 40 календарних днів з дати закінчення звітного періоду). Уточнюючий податковий розрахунок подається у разі потреби коригувань податкового розрахунку після закінчення строку його подання.

Проте порядок заповнення звітного нового та уточнюючого податкових розрахунків однаковий. Звітний новий та уточнюючий податкові розрахунки подаються на підставі інформації з попередньо поданого податкового розрахунку і містять інформацію тільки щодо рядків та реквізитів, які уточнюються (п. 4.4 Порядку).

Отже, податковий агент складає форму №1ДФ із зазначенням у «шапці» звіту періоду, щодо якого вносяться виправлення (помилки в кожному звітному періоді виправляються окремими розрахунками). Решту правильних реквізитів заповнювати не треба, крім обов’язкових при складанні податкової звітності (див. п. 48.3 ПКУ).

У табличній частині розділу І відображають рядок із даними, які не були включені до поданої раніше форми №1ДФ. У графі 9 слід поставити «0» — на введення рядка (графа 9 заповнюється тільки при виправленні помилок у поданих раніше звітах).

Військовий збір

Уперше податковий агент подає податкову звітність із військового збору за I квартал 2015 р. Попри роз’яснення податківців, законодавством не встановлено обов’язку подання такого звіту за попередні звітні періоди (III — IV квартали 2014 р.). І саме таку позицію посідають нині як центральний, так і територіальні податкові органи.

Дані про нарахований і сплачений до бюджету військовий збір відображають у розділі ІІ форми №1ДФ. Особливість заповнення цього розділу — його мінімалізм (порівняно з порядком заповнення розділу І). У ньому не фіксують дані про осіб, які отримали дохід, з якого утримується військовий збір, — суму нарахованого та виплаченого доходу відображають загальним підсумком за звітний період, за фактом такого нарахування і виплати, те саме стосується і суми військового збору.

Ситуація 4. На підприємстві працюють особи як за трудовими договорами, так і за договорами цивільно-правового характеру. Як відобразити в новій формі №1ДФ суми нарахованого та виплаченого ним доходу, а також суми ПДФО і військового збору, утриманого з такого доходу?

З I кварталу 2015 р. дані про таких фізосіб слід відображати як у розділі І, так і в розділі ІІ форми №1ДФ. При цьому значення граф про нарахований дохід (якщо в розділі І відображається у звітному періоді тільки дохід, що оподатковується ПДФО!) в обох розділах збігатиметься. А от значення граф про виплачений дохід може відрізнятися, бо п. 3.3 Порядку допускається, що заробітна плата, яка виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, повинна бути відображена в податковому розрахунку за той період, до якого входить попередній місяць, за який заробітна плата була нарахована. Наприклад, до податкового розрахунку за I квартал входить заробітна плата за січень, нарахована в січні і виплачена в лютому, за лютий (нарахована в лютому і виплачена в березні), за березень (нарахована в березні і виплачена в квітні). А от п. 3.11 Порядку таких винятків не містить, а отже, зарплата в розділі ІІ відображається, на думку автора, тільки у звітному періоді її фактичної виплати.

Ситуація 5. Підприємство виявило, що не утримало в I кварталі 2015 р. військовий збір при оподаткуванні надміру витрачених підзвітних коштів. Помилка виявлена після подання форми №1ДФ за I квартал 2015 р. Як виправити цю помилку №1ДФ і які наслідки вона матиме?

При виправленні цієї помилки слід врахувати, що ПДФО розраховується виходячи з суми надміру витрачених підзвітних коштів з урахуванням «натурального» коефіцієнта, згідно з п. 164.5 ПКУ. А військовий збір розраховується виходячи з самої нарахованої суми надміру витрачених підзвітних коштів (адже п. 164.5 ПКУ на нього не поширюється). І саме фактично нарахована сума доходу мала бути відображена в графі «Загальна сума нарахованого доходу» розділу ІІ форми №1ДФ.

Для виправлення помилки треба буде подати звітний новий або уточнюючий розрахунок за I квартал 2015 р. залежно від того, чи помилку виявлено до закінчення строку подання форми №1ДФ за I квартал 2015 р., чи після цього. У ньому розділ І не заповнюють, а в розділі ІІ заповнюють рядок «Військовий збір», у якому зазначають суму доходу та військового збору (див. п. 4.4 Порядку).

Оскільки внаслідок самостійного виправлення помилки сума військового збору у формі №1ДФ збільшується, є ризик, що до податкового агента буде застосовано відповідальність, встановлену п. 119.2 ПКУ (штраф у розмірі 510 грн за перше протягом року порушення). Поки ДПСУ не дала чітких роз’яснень, чи застосовуватиме цю норму і за помилки в розділі ІІ нової форми №1ДФ, проте, враховуючи, що цей штраф застосовується за помилки у формі №1ДФ у розділі І (помилки при відображенні суми утриманого ПДФО, а не військового збору), певно, податківці застосовуватимуть цей штраф і щодо помилок у розділі ІІ. Хоча деякі фахівці вважають, що оскільки норми п. 119.2 ПКУ встановлюють відповідальність за порушення податковим агентом відображення доходів платника податків і утриманого з них ПДФО (тобто персоніфіковано, чого немає в розділі ІІ форми №1ДФ), то цей штраф застосовуватися до податкового агента в цьому разі не повинен.