Про впровадження електронного документообігу (далі ЕДО) багато пишуть, ще більше говорять, але від слів до справи переходять далеко не всі. Насправді це не страшно і не складно, головне спробувати. Не будемо розмінюватися на дрібниці і розглянемо процес переходу на ЕДО на прикладі однієї великої державної компанії: «Укртранснафта»
«Паперовий» вік
Перед тим, як розпочати впровадження ЕДО, в компанії «Укртранснафта» провели приблизний підрахунок ресурсів, грошей і часу, які вдасться заощадити після переходу на «цифру». Підрахували і розплакалися. «Уявіть, що компанія укладає близько 2000 договорів на рік», — говорить Костянтин Клименко, головний бухгалтер АТ «Укртранснафта», — «в середньому, один договір — це десяток сторінок. Оскільки раніше договір друкувався приблизно в десяти варіантах, виходить 100 сторінок. Разом на рік — близько 200 000 сторінок». Це не рахуючи паперу, який витрачають контрагенти (і дерев, які йдуть на його виробництво).
«Якщо говорити про час, — продовжує Костянтин, —- то уявіть: контрагент сидить у Львові, а наш центральний офіс знаходиться в Києві. Пошта йде 2−3 дні. Поки договір отримають, поки з ним почнуть працювати в компанії, пройде, в кращому випадку, тиждень». І це тільки папір і час на доставку і узгодження. Є ще витрати на кур’єрів, паливо, не кажучи вже про плату за оренду площ, де зберігаються документи: склад документації «Укртранснафти» займає «кілька кімнат», за скромною оцінкою Костянтина Клименка.
Говорили про ЕДО в компанії давно, але все залишалося на рівні ідеї. За словами Костянтина, це було із серії: «Я хочу піти в гори, але не роблю ніяких практичних кроків для реалізації цього бажання». Але в якийсь момент компанія «доросла» і стало ясно — без переведення документообігу в електронний вигляд, вона не зможе рухатися вперед. Крім того, «Укртранснафта» — велика компанія і одна з проблем, з якою вона постійно стикається — це бюрократія. Тож прискорення процесів взаємодії між різними структурними підрозділами для неї стало життєво важливим. У підсумку, щоб прискорити процес проходження і узгодження різного роду документів всередині компанії, було прийнято рішення запустити систему електронного документообігу.
Початок: впровадження внутрішнього електронного документообігу
Артур Теодорович, директор з інформаційних технологій АТ «Укртранснафта»: «Проект внутрішнього електронного документообігу був забюджетований ще в 2018 році. В 2019 пішов процес торгів, вибору переможця, підписання договору і, нарешті, впровадження. Йдеться про програмне забезпечення Megapolis. DocNet, який призначений для „електрифікації“ документообігу всередині компанії. Після цього ми повністю позбулися біганини з папірцями між відділами. Але апетит приходить під час їжі. І в компанії задумалися і про „електрифікацію“ взаємин із зовнішніми контрагентами».
Проблема вибору сервісу для зовнішнього документообігу
Зараз на українському ринку представлено безліч ЕДО рішень від різних розробників. Всі вони мають свої плюси і мінуси. Але у випадку «Укртранснафти», вибір був обумовлений не тільки функціоналом і якістю сервісу, але й можливістю інтеграції сервісу зовнішнього документообігу з уже наявною системою внутрішнього ЕДО.
У підсумку в «Укртранснафті» заробили дві системи ЕДО. Без якісної техпідтримки з боку Deals процес інтеграції систем міг би затягнутися надовго. «За більш ніж 18 років кар’єри IT директора мені доводилося дуже часто спілкуватися зі службами техпідтримки різних компаній. І, в більшості випадків, засобом комунікації була лайка», — говорить Артур Теодорович. «Якість техпідтримки була одним з основних критеріїв вибору постачальника послуг. Ми попередили, що нам потрібен менеджер проекту, який буде мати прямий зв’язок з розробниками і аналітиками. Якщо його не буде, то ми не спрацюэмося. В результаті з обох сторін були виділені конкретні люди, які відповідали за комунікацію між компаніями. За два тижні була виконана колосальна робота з інтеграції. Зараз ми працюємо над мобільним застосунком (Megapolis.DocNet). Хлопці з Deals сказали, що за лютий вони його доведуть до пуття. Процес йде і скоро наші співробітники зможуть працювати з документами на мобільних пристроях».
Звучить обнадійливо, але система обміну електронними документами може стати ще кращою і простішою. Зараз в Україні існує багато систем ЕДО, створених на різних платформах різними розробниками, і на думку Олександра Вернигори, CEO Deals: «В Україні повинна бути створена єдина платформа, яка дасть можливість роумінгу між усіма наявними системами електронного документообігу. Зараз немає шини, яка дозволила б компаніям обмінюватися документами, створеними на різних платформах. Хоча її аналог вже є в державному секторі: „Система електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ)“, яка дає можливість державним органам підписувати і обмінюватися документами між органами виконавчої влади».
Результат
Костянтин Клименко: «Процеси прискорилися однозначно. Раніше узгодження і підписання договорів всередині компанії займало кілька днів, зараз це може статися лише за кілька годин. Компанія велика і раніше постійно виникали ситуації з серії: «Я заносив тобі договір подивитися, він лежить у тебе вже кілька днів, а ти його не дивишся. А зараз все відразу видно: хто і коли його підписав»
Олександр Вернигора: «Укртранснафта — унікальний для українського ринку випадок, коли компанія такого масштабу, реалізувала у себе і зовнішній і внутрішній електронний документообіг та ще й інтегрувала дві різні системи в єдине ціле».
Юридичні тонкощі
Олександр Вернигора, CEO Deals: «У 2003 році в Україні був прийнятий закон про електронний документообіг і електронно-цифрові підписи. В кінці позаминулого року набув чинності закон про електронно-довірчі послуги. Він розширив закон про електронно-цифровий підпис і дав „зелене світло“ таким технологіям, як Mobile ID — цифрового підпису, який зберігається на СІМ-карті. Розвитку електронного документообігу сприяло скасування закону про обов’язкове використання мокрої печатки підприємства. Тепер для визнання документа дійсним достатньо лише підпису. Єдина причина, через яку компанія повинна продовжувати використання мокрої печатки — якщо це прописано в її статуті. Але цей пункт можна без особливих зусиль змінити».
Проблеми ЕДО: лінь, прокрастинація і страх
«За моєю суб’єктивною оцінкою, не більше 10% українських компаній перейшло на внутрішній і зовнішній електронний документообіг. Можливо, ця цифра сильно перебільшена. 10% — це край. Не більше», — говорить Олександр Вернигора, — фактично, з 2003 року українські компанії могли почати перехід на електронний документообіг. Законодавство таку можливість давало. Були прогалини в регулюванні взаємовідносин з судовими органами, але вже давно (2018 рік) з’явилося безліч нормативних актів, які ці взаємини роз’яснюють і регулюють”.
Виникає питання: якщо навіть такій великій компанії, як «Укртранснафта», перейти на ЕДО виявилося не так вже й складно, чому лише 10%?
«У законодавчій базі України вже є все необхідне для переходу на ЕДО. Тож єдина проблема в тому, що люди ще не перебудувалися. Вони звикли писати не бересті, папірусі. На тому, що можна потримати в руках. Це — головна проблема, яка стоїть на шляху розвитку електронного документообігу», — вважає Костянтин Клименко.
«Зараз такий час — щоб бути більш ефективним, треба змінюватися», — каже Костянтин Вечір. — «І це не модний тренд, який називають „діджіталізацією“. Це необхідність. Не будеш працювати швидше і з меншими витратами — упустиш можливості для отримання прибутку. Не перейдеш на електронний документообіг, коли інші активно переходять — загрузнеш в паперовій тяганині і з часом не зможеш продуктивно взаємодіяти з контрагентами. Вибір за бізнесом і його пріоритетами — бути сучасним чи чіплятися за старі звички».
Перспективи цифровізації в Україні
«Нам ще є над чим працювати, — вважає Олександр Вернигора, — У нас на цей момент ще не можна використовувати електронний підпис у документах, які вимагають завірення нотаріуса або трудові документи. Але політика кабінету міністрів, Міністерства цифрової трансформації, уряду, свідчить про те, що бажання розвивати цей напрям у них є. Уряд і президент чітко позначив вектор на діджиталізацію всіх сфер діяльності. Завдяки Зеленському, Дубілету, Гончаруку, Федорову цей ринок активно розвивається».
Труднощі переходу
Артур Теодорович: «Навчання персоналу пройшло за два дні. Після цього ми два тижні відповідали на запитання „невіруючих“ користувачів. Тож найбільше часу пішло на адаптацію людей до цього комплексу продуктів. Люди, особливо в держкомпаніях, дотримуються старих форматів. І найбільше часу у нас йшло на те, щоб переконати людей, які все життя підписували папірці ручкою у себе на столі, в тому, що за допомогою цифрового підпису це робити швидше і безпечніше. На пояснення технічних моментів йшло набагато менше часу».
Сумісність різних систем ЕДО
Проблем в роботі з контрагентами після переходу на систему електронного документообігу не виникло.Костянтин Клименко: «Зараз в країні є відповідна законодавча база, яка дозволяє підписувати документи в електронному вигляді. У всіх наших договорах тепер є пункт про те, що він може бути підписаний в електронній формі. Все, що треба зробити контрагенту, це відкрити за посиланням документ і поставити свій електронний підпис. А оскільки зараз у переважної більшості компаній вже є електронні підписи, ніяких проблем перехід на ЕДО не викликав».
«За великим рахунком, це просто PDF файл з електронним підписом, — продовжує Артур Теодорович, — Усім нашим контрагентам ми повідомляємо: ми заплатили за всі ваші проблеми. Вам потрібно лише мати інтернет, зайти за посиланням, яке ми вам скинули, ввести логін і пароль, завантажити PDF з договором, перевірити його, натиснути кнопку „погоджено“ і поставити свій цифровий підпис. Усе»
