Хвороба під час відпустки: оформлення, оплата, облік

У зв’язку з поширенням коронавірусної інфекції найчастіше трапляються випадки, коли працівник, повертаючись із відпустки, приносить лікарняний. Коли та як оплачують тимчасову непрацездатність у період відпустки? Що робити з невикористаною частиною відпустки? Як оформити подовження та перенесення відпустки? Як відобразити результати коригування в обліку й у звітності?

Тимчасова непрацездатність у період відпустки: коли оплачують

Насамперед зауважимо, що лікарняний оплачують, лише якщо період тимчасової непрацездатності припав на:

• щорічну відпустку (не важливо — основну чи додаткову);
• додаткову соціальну відпустку працівникам із дітьми.

Своєю чергою, за період перебування в інших відпустках, у т. ч. навчальних, творчих, чорнобильських, наданих учасникам бойових дій, без збереження зарплати, лікарняні не оплачують.

Крім того, слід зважати на те, що в будь-якій відпустці працівникові не виплачують допомогу по догляду за хворою дитиною до 14 років.

Річ у тім, що оплату тимчасової непрацездатності здійснюють за наявності належним чином оформленого листка непрацездатності. Проте, як передбачено пп. «б» п. 3.15 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455 (далі — Інструкція № 455), листок непрацездатності не видають для догляду за хворою дитиною в період щорічної (основної та додаткової) відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до 3 років. У п. 3.11 Інструкції № 455 міститься пояснення, що матері або іншій працюючій особі, яка доглядає за хворою дитиною, листок непрацездатності видають із дня, коли така працююча особа повинна вийти з відпустки й стати до роботи.

Як оплачують лікарняний у відпустці

Якщо працівник захворів під час перебування у щорічній відпустці або додатковій соціальній відпустці працівникам із дітьми та йому видали лікарняний, він підлягає оплаті.

Період тимчасової непрацездатності під час перебування працівника у щорічній відпустці оплачують у звичайному порядку:

• перші 5 днів — за рахунок роботодавця;
• решта днів — за рахунок Фонду соціального страхування (далі — ФСС).

При цьому тимчасову непрацездатність оплачують за всі календарні дні хвороби (включаючи робочі, вихідні, неробочі або святкові дні). Розрахунок лікарняних здійснюють за нормами Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.

Розмір лікарняних залежить від страхового стажу та наявності пільгового статусу в застрахованої особи. Словом, усе те ж саме, якби не було жодної відпустки.

Не використали частину відпустки: що робити

Згідно з п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) та п. 1 ч. 2 ст. 80 КЗпП у разі тимчасової непрацездатності працівника, підтвердженої листком непрацездатності, щорічна відпустка має бути подовжена чи перенесена на інший період. Те саме стосується відпустки на дітей, на що звертає увагу Мінпраці в листі від 19.02.2009 р. № 34/13/116-09.

Водночас Мінсоцполітики в листі від 17.07.2017 р. № 1922/0/101-17/284 наголошує, що тимчасова непрацездатність працівника, засвідчена листком непрацездатності, є підставою для перенесення або подовження відпустки незалежно від причини, включаючи випадки непрацездатності, зумовлені захворюванням або травмою, унаслідок алкогольного, токсичного сп’яніння чи дії наркотиків.

Крім того, перенести на інший період або подовжити відпуску можна також у разі пред’явлення працівником довідки про проходження обстеження у спеціалізованому лікувально-профілактичному закладі (див. лист Мінпраці від 20.08.2010 р. № 233/18/99-10). Така довідка нарівні з листком непрацездатності є документом, який засвідчує тимчасову непрацездатність громадян, на що вказує МОЗ у листі від 26.05.2007 р. № 3.51-4/4272-Д/3-6759.

Нюанс. Якщо працівник захворів під час відпустки в іншій країні, то після приїзду за певних обставин, які викладені в п. 1.12 Інструкції № 455, він може обміняти документи, що засвідчують його тимчасову непрацездатність у період тимчасового перебування за межами іншої держави, на листок непрацездатності згідно з рішенням лікарсько-консультаційної комісії лікувально-профілактичної установи за місцем проживання або роботи. Обмін здійснюють на підставі перекладених на державну мову та нотаріально засвідчених документів, які підтверджують тимчасову втрату працездатності під час перебування за межами України. У такому разі лікарняні оплачують у звичайному порядку на підставі листка непрацездатності.

До того ж варто пам’ятати, що перенести можна тільки щорічну відпустку та додаткову соціальну відпустку працівникам із дітьми, а от інші види відпусток (а саме: творчу, навчальну, додаткову «чорнобильську» відпустку) не подовжують і не переносять (див. лист Мінпраці від 17.11.2006 р. № 415/13/116-06).

Під час розрахунку кількості днів, що підлягають перенесенню або на які планують подовжити відпустку, не забудьте, що до них не входять святкові та неробочі дні, які припали на період хвороби.

Подовження та перенесення відпустки: як оформити

У разі подовження відпустки через хворобу її невикористану частину надають одразу після закінчення хвороби або оформленої раніше відпустки.

За умови перенесення відпустки (частини відпустки) через хворобу не використана у зв’язку із хворобою відпустка (частина відпустки) підлягає перенесенню на інший період.

Рішення про подовження або перенесення відпустки приймають за згодою між найманою особою та роботодавцем. На це звернуло увагу Мінсоцполітики в листах від 11.07.2018 р. № 1213/0/101-18/284, від 21.03.2019 р. № 369/0/206-19 та від 25.07.2019 р. № 1115/0/206-19, у яких також було зазначено, що надання невикористаної частини відпустки відразу після одужання працівника чи перенесення її на інший період здійснюють шляхом видання керівником відповідного наказу, на підставі листка тимчасової непрацездатності працівника та його заяви.

Тим часом у листі Мінсоцполітики від 31.01.2012 р. № 30/13/133-12 наголошували, що настання обставин, зазначених у п. п. 1–4 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки, не означає, що працівник може на власний розсуд вирішувати питання про перенесення відпустки на період, що безпосередньо настає за днем припинення дії цих обставин. Навіть за умови подовження відпустки у зв’язку з перебуванням на лікарняному невикористана частина щорічної відпустки після закінчення вказаних обставин не використовується працівником самостійно, вона має бути надана. Цю частину відпустки надають шляхом видання роботодавцем наказу на підставі листка тимчасової непрацездатності працівника та його заяви.

Тому працівник шляхом подання заяви повідомляє роботодавцеві про своє рішення подовжити чи перенести відпустку на бажаний строк.

Законодавство не зобов’язує подовжувати відпустку неодмінно на весь період непрацездатності: частину днів можна використати як подовження відпустки, а частину — перенести. Тому в заяві вказують бажаний строк, на який працівник має намір перенести відпустку.

При цьому у заяві необхідно також зазначити причини подовження або перенесення відпустки (у розглядуваній ситуації — це тимчасова непрацездатність, не пов’язана з нещасним випадком на виробництві). До заяви додають лікарняний.

Своєю чергою, роботодавець видає наказ про подовження або перенесення відпустки, з яким працівника слід ознайомити під підпис. Окрім того, потрібно внести зміни до графіка відпусток, дотримуючись вимог:

1) ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки щодо переліку осіб, яким відпустку мають надавати у зручний для них час;

2) ч. 1 та ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки щодо неподільної частини відпустки та граничних строків надання невикористаної частини відпустки. Тобто під час перенесення відпустки:

• щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, якщо основна безперервна її частина становитиме не менш як 14 к. дн.;
• невикористану частину щорічної відпустки мають надавати працівникові, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надають відпустку.

Нюанс. У разі подовження відпустки, навіть у ситуації, якщо після хвороби працівник продовжує знаходитися у відпустці, подовжена відпустка розпочинається з дня, коли працівник повинен був приступити до роботи (див. лист Мінсоцполітики від 21.03.2019 р. № 369/0/206-19).

У разі перенесення відпустки у зв’язку із хворобою іноді трапляється, що умова стосовно поділення відпустки на строк, не менший за 14 к. дн., не виконується.

Наприклад, спочатку робітнику надали відпустку на 14 к. дн. Потім він захворів, і відпустку перенесли на інший період. При цьому новий (скорочений через хворобу) строк надання відпустки становить менш як 14 к. дн. Виникає питання: чи можна так робити?

На думку Мінсоцполітики, викладену в листі від 25.07.2019 р. № 1115/0/206-19, вимога щодо надання основної безперервної частини щорічної відпустки не менш як 14 к. дн. виконується на етапі надання відпустки. З огляду на це Мінсоцполітики вважає, що використання в липні 4 к. дн. перенесеної щорічної відпустки, а у вересні — залишку, 10 к. дн. щорічної відпустки, не буде порушенням вимог ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки.

У разі перенесення відпустки слід також звернути увагу на особливість, пов’язану з обліком святкових днів.

Як відомо, за нормами ч. 2 ст. 5 Закону про відпустки святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП) під час визначення тривалості щорічних відпусток і додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 19 цього Закону), не враховуються.

Тому якщо на період хвороби робітника у відпустці припав святковий день, кількість днів, на які відпустку подовжують (переносять) визначають без урахування цього святкового дня, оскільки на цей день у разі надання відпустки вона була збільшена, а тепер такий день на відпустку не припадає.

Приклад 1

Працівникові надано частину щорічної основної відпустки — 15 к. дн. (1 день (7 червня) — святковий) на період із 01.06.2020 по 15.06.2020. Проте 05.06.2020 працівник захворів, підтверджуючи це лікарняним, наданим із 05.06.2020 по 15.06.2020 (11 к. дн.). На підставі заяви працівника йому подовжено відпустку на час хвороби, але відпустку подовжують на 10 к. дн., а не на 11 к. дн., оскільки на період хвороби припав 1 святковий день, тому подовжена відпустка триває із 16.06.2020 по 25.06.2020.

За потреби після подовження (перенесення) відпустки вносять зміни до табеля обліку робочого часу.

Коригування в обліку

Коригування в обліку проводять у місяці, у якому працівник надасть лікарняний лист як документальну підставу для перенесення чи подовження відпустки, а також для оплати періоду непрацездатності.

Подальші дії бухгалтера залежать від того, чи потрібно перераховувати відпускні. На це впливає період, на який переносять (подовжують) відпустку.

За ідеального варіанта перерахунок відпускних проводити не потрібно. Це відбувається, коли відпустка, хвороба та подовження (перенесення) відпустки припадають на один місяць. Тоді новий розрахунок відпустки не здійснюють, оскільки розрахунковий період, а отже, і середній заробіток для розрахунку відпустки, не змінюються. Але такі «ідеальні» ситуації на практиці трапляються нечасто.

Зокрема, у прикладі 1 (див. вище) період відпустки до хвороби та після хвороби припадає на один місяць (червень), тому перерахунок відпускних не провадять.

Якщо «ідеальної» ситуації не сталося, доведеться проводити перерахунок відпускних. У такому разі відпускні обчислюють заново — на підставі нового розрахункового періоду. Для цього потрібно зробити такі кроки:

Крок 1. Сторнувати суму нарахованих відпускних за календарні дні, які припадають на період непрацездатності. Окрім того, сторнувати:

• нарахований на цю суму ЄСВ;
• утримані із цієї суми ПДФО та військовий збір.

Крок 2. Нарахувати відповідну суму лікарняних і провести належні:

• нарахування ЄСВ на суму лікарняних;
• утримання ПДФО та військового збору із суми лікарняних.

Крок 3. Якщо відпустку подовжують на час перебування на лікарняному, то нарахувати заново відпускні на основі нового розрахункового періоду, включаючи до середнього заробітку в т. ч. щойно нараховані лікарняні (див. лист Мінсоцполітики від 21.03.2019 р. № 369/0/206-19).

Оскільки після хвороби й оплати лікарняного в будь-якому випадку змінюється сума нарахувань за період відпуски, треба обов’язково перевірити правильність застосування:

• податкової соцпільги, а саме, чи не втрачає (набуває) працівник право на неї в місяці перерахунку (коригування);
• максимальної величини бази нарахування єдиного внеску (у 2020 році — 70 845 грн). Якщо дохід працівника за місяць перевищує зазначену величину, із суми перевищення ЄСВ не сплачують;
• бази нарахування ЄСВ. Якщо база нарахування ЄСВ виявиться меншою за мінзарплату (у 2020 році — 4723 грн, з 1 вересня — 5000 грн), доведеться донарахувати ЄСВ на різницю між мінімальною та фактичною заробітною платою. Увага: це стосується випадку, коли наймана особа працює за основним місцем роботи та не є особою з інвалідністю.

У випадку перенесення відпустки в працівника може виникнути заборгованість перед підприємством, якщо сума відпускних перевищує суму лікарняних. Таку заборгованість можна утримати за рахунок оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності чи будь-якого іншого найближчого нарахованого доходу працівника.

Відобразимо процедуру коригування на прикладі.

Приклад 2

Працівник (менеджер) з 08.06.2020 іде у щорічну основну відпустку на 25 к. дн. (з 09.06.2020 по 03.07.2020). Зарплата працівника за період червень 2019 року – травень 2020 року становить 96 000 грн (8000 грн на місяць), зарплата за червень 2020 року — 2100 грн. Сума відпускних за 22 к. дн. червня — 5949,30 грн, за 3 к. дн. липня — 811,27 грн, усього — 6760,57 грн. З 22 червня 2020 року працівник захворів і надав лікарняний лист із 22.06.2020 по 30.06.2020 (9 к. дн.). Відпустку було подовжено на дні хвороби, але без урахування святкового дня (28 червня — День Конституції) до 11.07.2020. Зарплата працівника, нарахована за липень після виходу з відпустки, становила 5161,00 грн.

Крок 1. Розрахувати суму відпускних, нарахованих за період хвороби працівника. Хвороба припала на 9 к. дн. відпустки. Сума відпускних за цей період становитиме:
96 000 грн : (366 к. дн. – 11 к. дн.) х 9 к. дн. = 2433,80 грн. Цю суму необхідно відсторнувати.

Окрім того, сторнують нарахований на таку суму ЄСВ:
2433,80 грн х 22% = 535,44 грн.

Також сторнують утримання ПДФО:
2433,80 грн х 18% = 438,08 грн.

та військового збору:
2433,80 грн х 1,5% = 36,51 грн.

Крок 2. Нарахувати відповідну суму лікарняних:
96 000 грн : 366 к. дн. х 9 к. дн. = 2360,66 грн,

у т. ч. за рахунок підприємства:
96 000 грн : 366 к. дн. х 5 к. дн. = 1311,48 грн,

за рахунок ФСС:
96 000 грн : 366 к. дн. х 4 к. дн. = 1049,18 грн.

На цю суму нарахувати ЄСВ:
2360,66 грн х 22% = 519,34 грн.

Із суми лікарняних утримати ПДФО:
2360,66 грн х 18% = 424,92 грн

та військовий збір:
2360,66 грн х 1,5% = 35,41 грн.

Крок 3. Нарахувати заново відпускні на основі нового розрахункового періоду, оскільки після видання наказу про подовження щорічної відпустки змінився місяць її надання (із червня 2020 року на липень 2020 року). Дата початку подовженої відпустки — 04.07.2020, відпустка триває до 11.07.2020 (8 к. дн.).

Розрахунковий період: липень 2019 року – червень 2020 року.

За цей період працівникові нараховано:
8000 грн х 11 міс. + 2100 грн + (5949,30 грн – 2433,80 грн) + 2360,66 грн = 95 976,16 грн,

де:

• 2100,00 грн — сума зарплати за відпрацьовані дні червня 2020 року;
• 5949,30 грн — сума нарахованих відпускних за червень 2020 року;
• 2433,80 грн — сума відпускних, що припадає на дні хвороби працівника у червні 2020 року;
• 2360,66 грн — сума нарахованих лікарняних за червень 2020 року.

Переобчислена середньоденна зарплата становить:
95976,16 грн : (366 к. дн. – 11 к. дн.) = 270,36 грн.

Сума відпускних за подовженою відпусткою дорівнює:
270,36 грн х 8 к. дн. = 2162,84 грн.

На цю суму нараховують ЄСВ:
2162,84 грн х 22% = 475,83 грн.

Окрім того, потрібно утримати:

ПДФО:
2162,84 грн х 18% = 389,31 грн

та військовий збір:
2162,84 грн х 1,5% = 32,44 грн.

Відображення в обліку операцій у зв’язку із хворобою працівника за час відпустки

Результати коригувань у звітності: як відобразити

Форма № 1ДФ. Оскільки зарплату, відпускні та лікарняні в Податковому розрахунку відображають з однією й тією самою ознакою доходу «101», їх записують одним рядком.

Водночас вважаємо, що на всі три виплати поширюється правило з п. 3.3 Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Мінфіну України від 13.01.2015 р. № 4:

«Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, повинна бути відображена в податковому розрахунку за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, до податкового розрахунку за I квартал входить заробітна плата за січень, яка нарахована у січні та виплачена в лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена в березні), за березень (нарахована в березні та виплачена у квітні)».

Загалом можлива ситуація, коли коригування проводять за звітний період, за підсумками якого ф. № 1ДФ уже подали. У такому випадку треба пам’ятати, що коригування — це не виправлення помилки, а нововиявлена обставина, результат якої, як ми вже казали, відображають за фактом надання лікарняного листа. Тому результати коригування відображають у Податковому розрахунку за той період, у якому (а не за який!) його проводять. Такий висновок випливає з пп. 169.4.1 ПКУ, у якому зазначено, що в разі нарахування заробітку за час відпустки або перебування на лікарняному нарахований дохід належить до періоду його нарахування.

Звіт із ЄСВ. Облікові коригування відобразяться на таблицях 1 та 6 Звіту за місяць, у якому проводять коригування.

У таблиці 1 Звіту з ЄСВ коригування відпускних і нарахування лікарняних будуть відображені разом із зарплатою в рядках 1 та 2, а ЄСВ (скоригований та нарахований) — у рядках 3 та 6.

Щодо таблиці 6. На відміну від ф. № 1ДФ, у Звіті з ЄСВ нараховані лікарняні та відсторновані відпускні повинні відноситися до місяця, за який (а не в якому) їх нараховували. Тобто, зважаючи на наш приклад, у Звіті за підсумками червня треба відобразити коригування відпускних і нарахування лікарняних, зазначивши в реквізиті 11 червень — «06».

Сторновану суму відпускних відображають одним рядком із кодом типу нарахувань «10» у реквізиті 10 та із зазначенням у реквізитах 17, 18 і 21 суми відпускних та ЄСВ зі знаком «–».

Лікарняні відображають окремим рядком із кодом категорії застрахованої особи «29» у реквізиті 9.