Інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованостей та зобов’язань (крім розрахунків із бюджетом та розрахунків за ЄСВ) проводять у період трьох місяців до дати балансу, тобто з 1 жовтня до 31 грудня. Інвентаризацію розрахунків із бюджетом та розрахунків за ЄСВ проводять у період двох місяців до дати балансу, тобто з 1 листопада до 31 грудня.
Що написати в наказі керівника? У цей період або до його початку керівник видає наказ про проведення суцільної річної інвентаризації всіх розрахунків. У наказі слід навести дати або період проведення інвентаризації відповідно до вищезазначених вимог. У цьому самому наказі також можна затвердити інвентаризаційну комісію, до якої доцільно включити працівників бухгалтерії, фінансового відділу, відділу розрахунків із відповідними контрагентами тощо. Головою комісії може бути сам керівник або головний бухгалтер. І нарешті, у наказі слід навести перелік розрахунків, які підлягають інвентаризації. Складаючи цей перелік, можна скористатися наведеною нижче таблицею.
Що є предметом інвентаризації розрахунків? Під час інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованостей потрібно звірити документи і записи в облікових реєстрах та перевірити обґрунтованість сум, відображених на відповідних рахунках. Перевіряють правильність сум усіх розрахунків, що обліковуються на балансі підприємства, в тому числі і щодо тих, за якими строк позовної давності вже минув. Заразом перевіряють і сам строк давності — за якими розрахунками він уже минув. У таблиці наведено перелік усіх рахунків та субрахунків, які підлягають перевірці під час інвентаризації розрахунків.
Як правило, інвентаризація розрахунків полягає в тому, щоб узгодити з контрагентом суму заборгованості шляхом підписання з ним акта звірки. Ініціатором акту звірки дебіторської заборгованості є кредитор, а кредиторської дебітор — див. п. 7.2 розділу ІІІ Положення №879.
Проте деякі розрахунки перевіряють в інший спосіб, аніж складання акта звірки — див. таблицю.
Таблиця
Предмет інвентаризації розрахунків
| Рахунок, субрахунок бухобліку, які підлягають інвентаризації | Що зробити під час інвентаризації |
| 071 Списана дебіторська заборгованість | Перевірити правильність залишку заборгованостей. Списані суми заборгованості обліковують тут не менше ніж три роки з дати їх списання або до дати погашення заборгованості (Інструкція №291) |
| 181 Заборгованість за майно, що передано у фінансову оренду | Підписати акти звірки з лізингоотримувачами |
| 183 Інша дебіторська заборгованість | Підписати акти звірки з контрагентами |
| 36 Розрахунки з покупцями та замовниками — всі субрахунки | |
| 371 Розрахунки за виданими авансами | |
| 372 Розрахунки з підзвітними особами | Перевірити правильність розрахунків із підзвітними особами, своєчасність повернення ними залишку невикористаних коштів, своєчасність списання заборгованості внаслідок закінчення строку позовної давності |
| 373 Розрахунки за нарахованими доходами | Підписати акти звірки з контрагентами, в тому числі з державними цільовими фондами |
| 374 Розрахунки за претензіями | |
| 375 Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків | |
| 376 Розрахунки за позиками членам кредитних спілок | |
| 377 Розрахунки з іншими дебіторами | |
| 378 Розрахунки з державними цільовими фондами | |
| 379 Розрахунки за операціями з деривативами | |
| 38 Резерв сумнівних боргів | Перевірити правильність залишку резерву сумнівних боргів |
| 50 Довгострокові позики — всі субрахунки | Підписати акти звірки з контрагентами |
| 53 Довгострокові зобов’язання з оренди — всі субрахунки | |
| 55 Інші довгострокові зобов’язання — всі субрахунки | |
| 60 Короткострокові позики — всі субрахунки | |
| 61 Поточна заборгованість за довгостроковими зобов’язаннями — всі субрахунки | |
| 63 Розрахунки з постачальниками та підрядниками — всі субрахунки | |
| 64 Розрахунки за податками й платежами — всі субрахунки, крім 643 та 644 | Звірити розрахунки з бюджетом за податками і платежами за допомогою запиту J1300204 «Запит про отримання витягу щодо стану розрахункiв з бюджетами та цiльовими фондами за даними органiв ДПС» |
| 65 Розрахунки за страхуванням — всі субрахунки | |
| 66 Розрахунки за виплатами працівникам — усі субрахунки | Перевірити правильність сум заборгованості з виплати зарплати працівникам. Інвентаризацію цього рахунку доцільно провести під час річного перерахунку ПДФО |
| 67 Розрахунки з учасниками — всі субрахунки | Підписати акти звірки з контрагентами |
| 68 Розрахунки за іншими операціями — всі субрахунки, зокрема: | |
| 683 Внутрішньогосподарські розрахунки | Підписати акти звірки з відокремленими підрозділами, розрахунки з якими ведуться на субрах. 683 |
Звіряння розрахунків із контрагентами
Процедура звіряння розрахунків із контрагентами полягає в тому, що підприємство передає всім своїм дебіторам виписки з аналітичних рахунків, на яких воно обліковує розрахунки з ними. Найчастіше таку виписку роблять у формі акта звірки. Типової форми акта немає, тож підприємства розробляють свої форми.Зокрема, якщо заборгованість має ознаки сумнівної, варто, щоб такі акти звірки підписували керівники підприємств чи посадова особа, уповноважена на розпоряджання майном чи коштами (цей документ може придатися для подальших судових позовів та врегулювання заборгованості в суді). Підписаний відповідальною особою контрагента акт звірки перериває перебіг позовної давності (ч. 1 ст. 264 ЦКУ), після його підписання перебіг позовної давності розпочинається наново. Але для цього акт звірки має підписуватися відповідальними особами сторін, як правило, керівниками.
Акт звірки
Акт звірки — це:
1) документ, який підтверджує стан кредиторської чи дебіторської заборгованості сторін за певними госпопераціями;
2) документ, що підтверджує визнання боргу (взаємної заборгованості сторін), тобто є цивільно-правовим документом, який має відігравати роль правочину, який може встановлювати, змінювати чи припиняти правовідносини.
Важливо, щоб акт звірки розрахунків відповідав усім необхідним умовам визнання його первинним документом (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Акт звірки має містити назву документа, дату складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, та підприємства, з яким підписано акт звірки, суми заборгованостей за даними цих двох підприємств і суму різниці між ними, посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, та їх особистий підпис (або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції).
Сторони — підписувачі акта звірки мають підтвердити чи опротестувати суму заборгованості. Після цього суми, щодо яких є розбіжності, мають бути узгоджені (погоджена конкретна сума заборгованості або нульової заборгованості). За тими сумами, за якими узгодження не досягло своєї мети, кожна сторона відображає в обліку ту суму, яку вважає правильною.
Якщо підприємство-контрагент на дату інвентаризації є одночасно і дебітором, і кредитором, то з ним підписуються акти звірки окремо дебіторської й окремо кредиторської заборгованості (акт звірки кредиторської заборгованості має надіслати кредитор). На те, що суми дебіторської та кредиторської заборгованостей слід відображати розгорнуто, вказує Інструкція №291 в описі рахунків класу 6.
Якщо контрагентів багато, то акт звірки можна направляти тільки тим дебіторам, які мають найбільшу питому частку і підтвердження заборгованості за якими має для підготовки фінзвітності важливе значення. Невеликі суми заборгованості також потрібно звірити з контрагентами. Якщо вони помилкові, то їх слід списати. Але щоб списати такі суми, їх потрібно звірити з контрагентами.
Але якщо на балансі є багато заборгованостей, які мають несуттєву величину, то їх теж варто проінвентаризувати за можливості, щоб «очистити» рахунки від великої кількості малих сум. За результатами інвентаризації деякі з них можуть бути списані, а деякі — погашені.
Документальне оформлення результатів інвентаризації
Акт звірки — це лише перший етап інвентаризації розрахунків. Отримані від контрагентів підписані акти звірки є додатками до акта інвентаризації розрахунків.
За підсумками проведених звірянь із контрагентами слід оформити акт інвентаризації. Норми пп. 7.5 розд. III Положення №879 наказують надавати в акті інвентаризації інформацію, які рахунки/субрахунки проінвентаризовано, окремо наводити суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів та кредиторської і дебіторської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув. До акта інвентаризації має бути долучена довідка про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув, із зазначенням найменування і місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості (для бюджетних установ — листи до установ вищого рівня щодо виділення коштів для погашення такої заборгованості).
Якщо йдеться про відшкодування матеріальних збитків унаслідок непогашеної заборгованості, то в акті інвентаризації слід зазначити прізвище боржника, за що і коли виник борг, дату прийняття рішення суду або іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальної шкоди. У разі коли таке рішення не прийнято, треба зазначити дату поданого підприємством позову і суму заборгованості на дату інвентаризації (зверніть увагу — саме на дату проведення інвентаризації!).
Щодо кредиторської заборгованості, позовна давність за якою минула і яка планується до списання, слід скласти окремий інвентаризаційний акт.
Форма акта інвентаризації розрахунків
Є два варіанти, за якою формою складати акт інвентаризації розрахунків: розробити форму самостійно або використовувати форму акта для бюджетників, затверджену Наказом №572. Існує ще форма Акту інвентаризації розрахунків (форма № инв-17), затверджена постановою Держкомстату СРСР від 28.12.1989 р. №241, яку можна взяти за основу, в т.ч. її потрібно викласти державною мовою.
У будь-якому разі в акті обов’язково зазначають найменування субрахунків, які були проінвентаризовані, а також суми виявленої неузгодженої дебіторської та кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів, заборгованостей, щодо яких минув строк позовної давності (абзац перший пп. 7.5 розд. ІІІ Положення №879).
В акті інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків мають бути такі дані: прізвище боржника; за що і коли виник борг; дата рішення суду або іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальних збитків. Якщо таке рішення не прийняте, наводять дату поданого підприємством позову і суму заборгованості на дату інвентаризації.
Під час війни неможливо підписати акти звірки з контрагентами: що робити?
Під час війни саме підприємство може не мати доступу до своїх первинних документів та даних бухобліку і з цієї причини не може підписати акти звірки з контрагентами або навпаки, деякі контрагенти з такої самої причини не можуть підписати акт звірки зі свого боку.
Тоді можна скористатися загальним правилом про те, що у разі неузгодження суми розрахунків кожна сторона відображає в обліку ту суму, яку вважає правильною.
Крім цього, звертаємо увагу на особливі «воєнні» правила інвентаризації, які врегульовані п. 8 Положення №879. Повторимо ці правила тут і подивимося, як їх застосувати до інвентаризації розрахунків із контрагентами.
Підприємства, які з дати початку тимчасової окупації:
— мали місцезнаходження на території:
— Автономної Республіки Крим та м. Севастополя,
— на тимчасово окупованій території у Донецькій та Луганській областях,
— території проведення антитерористичної операції та/або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях;
— мали (мають) місцезнаходження в районах проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану;
— підприємства, структурні підрозділи яких розташовані на (в) таких територіях (районах), —
проводять інвентаризацію, якщо є можливість безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображено дебіторську та кредиторську заборгованості.
Зверніть увагу!
Райони проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану визначаються відповідно до Переліку №75, який станом на дату підготовки цієї статті містить перелік територіальних громад, актуальний на 23 жовтня 2022 року.
Зазначені підприємства зобов’язані провести інвентаризацію розрахунків станом на 1 число місяця, наступного за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду. Звертаємо увагу, що тут ідеться не про вилучення територіальної громади з Переліку №75, а саме про фактичне зникнення перешкод доступу в самого підприємства та у його контрагента, з яким потрібно підписати акт звірки. Рішення про те, що перешкоди зникли і доступ відновився, приймає керівник підприємства, він же і видає наказ про проведення інвентаризації розрахунків із контрагентами.
Інвентаризація резерву сумнівної дебіторської заборгованості
На кожну дату балансу резерв сумнівної заборгованості слід нарахувати і відкоригувати. Резерв нараховують один раз, коли підприємство починає це робити, і надалі коригують на кожну дату балансу.
Резерв сумнівної заборгованості не нараховують на заборгованість, що не є фінансовим активом (не дає права отримувати кошти чи їх еквіваленти), безнадійну заборгованість і заборгованість, що є предметом купівлі-продажу. Поточну дебіторську заборгованість, що має статус фінансового активу (тобто за якою підприємство має право отримати кошти чи їх еквіваленти), включають до балансу за чистою вартістю реалізації (п. 7 НП(С)БО 10).
Чиста реалізаційна вартість
Чиста реалізаційна вартість — це різниця між сумою поточної заборгованості та сформованого на неї резерву, тобто до балансу потрапляє не вся номінальна сума заборгованості, а за мінусом тих сум, які підприємство допускає не стягнути на свою користь унаслідок різних причин.
На дату балансу слід проаналізувати всю дебіторську заборгованість, виділити з неї сумнівну та безнадійну. Відповідно до п. 8.5 розд. III Положення №879 «інвентаризація резерву сумнівних боргів полягає в перевірці обґрунтованості визначення суми сумнівної заборгованості на підставі аналізу застосування методу розрахунку резерву сумнівних боргів, встановленого відповідно до облікової політики». Це означає, що підприємство обрало певний метод визначення сумнівного резерву і зафіксувало його в наказі про облікову політику. На дату інвентаризації треба ідентифікувати, під яку саме заборгованість створювався резерв, що нині обліковується в регістрах бухобліку, і визначити, чи не перевищує його загальний нарахований розмір резерву з тією сумою заборгованості, що мала би бути зарезервована виходячи з поточного розміру сумнівної заборгованості (звичайно, йдеться не про всю дебіторську заборгованість, а лише про ту, під яку створювався б резерв станом на дату інвентаризацію). Пункт 8 НП(С)БО 10 дає алгоритм, яким чином слід обчислювати коефіцієнт сумнівної заборгованості різними методами.
Далі треба проаналізувати поточний стан дебіторської заборгованості і виокремити ті суми заборгованості, які слід списати за рахунок сформованого резерву, а на яку заборгованість (ту, що в поточному періоді набула ознак сумнівної) слід нарахувати новий резерв станом на дату проведення інвентаризації. Якщо за підсумками інвентаризації залишок резерву є більшим за кредитове сальдо рах. 38, то донараховують на суму різниці між двома показниками резервів (на поточну дату та попередньо нарахованої суми резерву) проведенням Д-т 944 К-т 38. Якщо ж сума резерву на дату інвентаризації є меншою за попередньо нарахований резерв, то суму резерву зменшують проведенням Д-т 38 К-т 719.
Сума резерву не може перевищувати суму дебіторської заборгованості на цю саму дату (п. 8 НП(С)БО 10).
Ті, хто коригує об’єкт оподаткування податком на прибуток на податкові різниці, мають можливість зменшити фінрезультат на суму безнадійної заборгованості, списаної за рахунок резерву відповідно до п. 139.2 ПКУ.