ІТ-служби на війні

Масштабна російська агресія проти України призвела до того, що зараз у всіх на слуху не тільки фізична, але й продовольча безпека. Тож цього разу, в рамках проєкту IT@WAR, нашими співрозмовниками стали представники агрохолдингу «Астарта-Київ» – директор департаменту розвитку інформаційних технологій Олександр Войналович, та директорка компанії AgriChain Наталія Богачева, які розповіли багато цікавого про підходи до роботи в команді та взаємодію з клієнтами в умовах війни.

Бізнес до війни

«Астарта-Київ» – один з найбільших публічних вертикально інтегрованих агроіндустріальних холдингів в Україні. З 2006 року акції компанії розміщені на Варшавській фондовій біржі. В її управлінні знаходиться 220 тис. га земель сільськогосподарського призначення.

Агрофірми «Астарти» обробляють орні землі у семи областях України. Компанія вирощує цукрові буряки, а також зернові та олійні культури: озимі пшеницю та ріпак, сою, соняшник та кукурудзу. З 2017 року розвивається органічне землеробство, є відповідні сертифікати.

«Астарта» – провідний виробник цукру в Україні – володіє шістьма заводами, які можуть переробляти 36 тис. тонн цукрового буряку на добу. Також компанія є одним із лідерів українського ринку виробництва та зберігання зернових й олійних культур, вона володіє вісьмома елеваторними комплексами в обсязі понад 550 тис. тонн.

Холдинг – ведучий виробник індустріального молока в Україні. Загальне поголів’я складає 22 тис. корів. На високому рівні в «Астарті» і переробка сої, потужність виробництва на рік – 230 тис. тонн. Працює біогазовий комплекс.

Крім того, до складу агропромхолдингу «Астарта-Київ» входить створена у 2017 році ІТ-компанія AgriChain, що займається розробкою та впровадженням спеціалізованих ІТ-рішень. Зокрема багатофункціональної платформи, яка об’єднує автоматизацію бізнес-процесів та ефективне управління всіма напрямами діяльності підприємства.

Війна та бізнес

На початку повномасштабної російської агресії «Астарті» вдалося зберегти колектив та забезпечити безперервність виробничих процесів. Це дуже важливо, адже агросектор, особливо тваринництво, чутливі до цього. Саме цей напрямок був найуразливішим, адже доїння в компанії не зупиняли, хоча працювали не всі молокопереробні підприємства та була сильно ускладнена логістика.

Попри всі труднощі, спричинені російською військовою агресією, «Астарта» в оптимальні терміни провела посівну кампанію. Засіялись після розмінування полів навіть на території Чернігівської області, яка до початку квітня була під тимчасовою окупацією.

У структурі посівів агропромхолдингу відбулися зміни на користь тих культур, які можна переробляти в Україні. Зокрема, скоротили посівні площі кукурудзи на користь таких олійних культур як соняшник і соя.

Наразі в компанії кажуть, що головними завданнями команди є зібрати урожай на усіх площах і забезпечити зберігання та перероблення цієї продукції.

Компанія залишається добропорядним роботодавцем – жодних затримок із виплатами працівникам не було і немає. Навпаки, у перші ж дні вторгнення росії всім було виплачено зарплати наперед для того, щоб кожен мав «фінансову подушку».

Всі працівники, які проживали на територіях, що піддалися масовим військовим атакам у перші дні після 24 лютого та виявили бажання переїхати, були евакуйовані на безпечніші території. «Астарта» взяла розв’язання цього питання на себе і зараз допомагає всім хто потребує.

Соціальна відповідальність і гуманітарний фронт

В умовах воєнного стану, коли частина підприємств частково або навіть повністю зупинила свою діяльність, виконання податкових зобов’язань бізнесом, який працює – це прояв соціальної відповідальності й громадянської свідомості. В «Астарті» добре розуміють, що сплата податків є особливо важливою фінансовою підтримкою для місцевих бюджетів, тож компанія сплачує податки в повному обсязі та вчасно. Зокрема, за перший квартал підприємства агропромхолдингу сплатили понад 285 млн грн податків та зборів.

Також агрохолдинг «Астарта» та благодійний фонд «Повір у себе» з перших днів війни стали на захист рідної країни та українців і на гуманітарному фронті, створивши проєкт Common Help UA.

Вклад у перемогу – 10 млн дол. або понад 14 тис. тонн благодійної допомоги.

Продукти, дитяче харчування, засоби індивідуального захисту, ліки, воду, техніку отримали понад 660 тис. українців у 14 областях. Підтримка від «Астарти» та фонду «Повір у себе» вже надійшла у 212 соціальні та медичні заклади, які обслуговують понад мільйон українців. Робота продовжується 24/7. До Перемоги!

ІТ до і після 24.02

З кінця 2021 року і фактично до 24 лютого разом з іншими бізнес-підрозділами департамент розвитку інформаційних технологій вів активну діяльність по обробці ініціатив, які були напрацьовані бізнесом під час стратегічних сесій, що проходили на кожному виробничому підприємстві «Астарти». Безперечно, ІТ-департамент та компанія AgriChain зі своїми цифровими продуктами були важливими учасниками цих стратегічних сесій. Напрацювань було дуже багато. Вони почали формуватися в блоки для стратегії бізнесу загалом та короткострокової стратегії ІТ-напряму. Були заплановані досить серйозні модернізації ІТ-інфраструктури протягом року та захищений з їх урахуванням бюджет на 2022 рік.

Вже за кілька годин після початку війни було зібране екстрене засідання ІТ-департаменту, на якому спільно з начальниками управлінь обговорили безпеку команди та можливість переїзду працівників з родинами у більш безпечні місця.

Перевірили всі засоби віддаленого зв’язку, намагаючись забезпечити не лише роботу резервних каналів, а й подумали що робити у разі найгіршого сценарію – якщо не буде працювати мобільний зв’язок та Інтернет.

«Відчуття на рівні інтуїції було таке, що війна все ж почнеться. За два тижні до її початку я пропонувала команді подумати про переїзд на захід України, радила шукати житло, щоб ми могли перевезти туди команду. Але сталося як сталося, – розповідає Наталія Богачева, директорка компанії AgriChain. – Вже о 5:30 ранку 24 лютого я почала обдзвонювати усіх менеджерів компанії, ми радилися, куди та кому краще евакуюватися. Тобто, розпочався процес виїзду та розміщення працівників у безпечних місцях. Завдяки цьому наша команда досить швидко зорієнтувалася та практично усі оперативно виїхали».

Першочергові задачі

В перші тижні IT-департамент вирішував операційні завдання: чи всі колеги, кого війна застала десь віддалено від офісу, мають комп’ютери, засоби для роботи та зв’язку. Тобто, з’ясовували, чи є все необхідне для продовження діяльності в тому вигляді, в якому дозволяли обставини.

«Були такі дні, коли наші працівники, ризикуючи власним життям, приїжджали в офіс, щоб під’єднати колег до мережі, або, щоб видати комп’ютер особисто чи передати поштою. Також нам постійно надходили запити про надання комп’ютерів чи принтерів на вимогу ЗСУ, і ми все організовували максимально оперативно», – каже Олександр Войналович.

Вже десь за тиждень від початку війни співробітники AgriChain почали повертатися до звичного режиму роботи, хоча і в попередні дні проводилися традиційні щоденні стендапи та виконувались робочі завдання.

«Ми продовжили займатися тими проєктами, які у нас вже були в роботі, та виконали усі зобов’язання перед зовнішніми клієнтами. Для мене було важливо не лише відновити роботу, але й щоб уся команда була залучена у процес й колеги мали менше часу для читання новин та занурення у деструктивні стани», – говорить Наталія Богачева.

Трудові ресурси були розподілені: спеціалісти, які працювати із зовнішніми клієнтами, зосередилися на внутрішніх проєктах. Мова йде про «СпівДію», Common Help UA та проєкти «Астарти», де була потрібна участь команди AgriChain.

IT, що допомагають

Насамперед, у пригоді став Microsoft Teams. Це вже друга критична ситуація, яка показала значущість цього сервісу для компанії. Перша – 2020-й ковідний рік: тоді всі разом перейшли в Teams і відчули переваги віддаленої роботи та безперебійного зв’язку одне з одним. Друга – це війна, але з обтяжувальними обставинами – періодично доводиться переривати наради та спілкування через повітряні тривоги чи вибухи у когось з учасників.

Також дуже добре показала себе система електронного документообігу. Починаючи з 2021 року в ній затверджуються більшість документів та всі договори. Тому цей сервіс, як, власне, і під час пандемії, виявився дуже актуальним.

Вся IT-інфраструктура «Астарти» розподілена між кількома хмарними майданчиками та дата-центром. Наразі 80% всіх даних компанії зберігається в «хмарі». В перші дні повномасштабної війни було розроблено кроки для швидкого перенесення решти 20%, але поки в цьому немає потреби.

«Став у нагоді й наш досвід роботи з «хмарними» сервісами. Оскільки ми маємо спеціалістів у цій сфері, партнери зверталися до нас за консультаціями, щоб ми допомогли перевести в «хмару» їхню інфраструктуру. Звісно, це була дружня допомога, а не комерційна взаємодія. Для нас це дуже важливо – підтримувати одне одного.

Також ми мали багато запитів на супутниковий моніторинг об’єктів (особливо на окупованих територіях). А ще ми отримували запити про віддалене відстеження та блокування польової техніки, яку викрали на півдні України. Тобто ми «закривали» дуже багато нетипових, але посильних для нас питань, які з’являлися у наших клієнтів з початку війни», – розповідає Богачева.

Негайні питання

IT-інфраструктура «Астарти» була готова до автономної роботи, але завдяки зусиллям мобільних операторів та інтернет-провайдерів зв’язок майже не переривався. Пізніше, завдяки організації УКАБ, компанія отримала 21 пристрій Starlink, які було розподілено між виробничими підрозділами для розбудови резервних каналів зв’язку.

За словами пані Наталії, ще до війни компанія AgriChain почала працювати над переходом в статус резидента «Дія City», і після 24 лютого цей процес був продовжений: проведено ґрунтовний аналіз відповідності вимогам, обраховано фінансові наслідки, потенційні ризики та врешті прийняте рішення про подачу заявки.

«Для нас це було важливо, оскільки ми не мали юридичних підстав подати пропозиції щодо бронювання наших ключових ІТ-спеціалістів для забезпечення безперебійної роботи програмних комплексів, бо працювали з ними на умовах підряду. Після введення ж у штат спеціалістів та проходження відповідних процедур на рівні міністерств аграрної політики та оборони – це питання вирішилось позитивно, – каже керівниця AgriChain. – Крім того, завдяки приєднанню до «Дія City» наші спеціалісти, які стали штатними працівниками, отримали більше гарантій у разі призову до ЗСУ. Тепер при мобілізації за ними зберігатиметься заробітна плата та робочі місця, тоді як для підрядників подібні опції є недоступними згідно з законодавством України. Отож нині усі наші хлопці, які боронять нашу землю, а також їхні сім’ї мають гарантії фінансових компенсацій».

Відмова від продукції з рф

«Потреба відмови від російського ПЗ та сервісів виникла ще у 2014 році. Тут важливо підкреслити наше ставлення до системи 1С, яка є однією з основних у нашій компанії. Ми жодної гривні не сплачуємо до росії. Ми використовуємо цей програмний продукт у версії, локалізованій для України, і підтримуємо його роботу власними силами. Витрати на підтримку цього рішення сплачуються розробниками та аналітиками, які є громадянами України або українськими підприємцями», – говорить Олександр Войналович.

Персонал

«Тут я відповім не просто як директор ІТ-департаменту, а як член дирекції холдингу: це питання обговорювалося на засіданні дирекції й принципова позиція керівництва у тому, що ми не скорочуємо персонал, тому що для нас кожна людина – це цінність. Скоротивши людину зараз, нам буде потрібно після перемоги шукати мотивацію та аргументи повернути її назад в компанію. І це було б дуже непросто. Тому ми повністю зберегли команду та намагалися тих працівників, які не були навантажені своїм основним функціоналом, залучити у волонтерські та гуманітарні проєкти», – розповідає Олександр Войналович.

Наприклад команда ІТ-департаменту «Астарти» долучилася до підтримки гуманітарного проєкту Common Help UA. Лише за три тижні з нуля було розроблено програмний продукт для обліку товарних залишків гуманітарної допомоги. Він дозволяє формувати заявки на «відвантаження» конкретному отримувачу, розподіляти товарні залишки на отримувачів і показувати документально списання зі складу товарних позицій: ліків, продуктів тощо. На фінальному етапі розробили документ, який фіксує процес відвантаження, і на основі якого формуються ТТН та акт прийняття-передання товару. Також працювали над звітами, які допомагають користувачам отримувати інформацію: в розрізі постачальників та отримувачів. Крім того, забезпечили можливість вивантаження даних, в які саме регіони попрямувала гуманітарна допомога. Уся ця кропітка робота була проведена заради того, щоб волонтерська діяльність проєкту Common Help UA була максимально прозорою та організованою й оперативною.

«До лав ЗСУ було призвано два спеціалісти компанії. Функції, які вони виконували, ми розподілили між іншими колегами. У нас є цікавий кейс. В AgriChain працює чоловік та дружина. Він – менеджер проєктів, вона – керівник відділу маркетингу та продажів. Дружина повністю «підхопила» роботу свого чоловіка, коли його було призвано до лав ЗСУ. Час, що був алокований на комерційну зовнішню діяльність керівника відділу маркетингу, ми перерозподілили на той функціонал, який вона може виконувати, – говорить Наталія Богачева. – Наша команда також зі свого боку підтримала Common Help UA. Ми розробили для нього вебсайт, який став обличчям та голосом проєкту, де можна знайти інформацію про сам проєкт, партнерів, познайомитися зі звітами та зробити свій внесок у підтримку України. Також ми розробили мобільний додаток, у якому волонтер міг просканувати штрих-код на пакуванні, зробити декілька фото ліків і вказати їхню назву. Ця інформація завантажувалася в Google-таблицю. Ми мали домовленості із волонтером-провізором, який у спокійних обставинах міг групувати ці ліки за діючою речовиною, а також правильно вказати товарну групу, що дозволило без присутності провізора на складі якісно ідентифікувати усі медикаменти.

Також команда AgriChain допомагала автоматизувати процес роботи з донорами поточними та потенційними. Щоб не втрачати час на розробку рішення під дане завдання, ми зв’язалися з компанією Terrasoft, розробником платформи для автоматизації різних типів бізнес-процесів Creatio. І вони зголосилися на безоплатній основі передати пул ліцензій для роботи волонтерів гуманітарного проєкту Common Help UA. Даний інструмент дозволив за декілька днів автоматизувати роботу з донорами та зробити її більш ефективною».

Поточні проєкти

Як вже згадувалось, ІТ-департамент «Астарти» сконцентрувався на операційній роботі. Ті глобальні проєкти, які були забюджетовані, призупинилися, і всі бюджети були вивільнені, щоб перенаправити їх на посівну та підтримку операційної діяльності підприємств. І, звичайно, частину коштів на впровадження гуманітарних ініціатив.

Одним із пріоритетних напрямів роботи є логістика: транспортна, польова, складська та комерційна. Для цього було створено спільний портфель проєктів, щоб комплексно переосмислити усі питання, що стосуються логістики, оскільки це одна із найактуальніших проблем, яку потрібно вирішувати тут і зараз. Мова йде і про план розміщення продукції, автоматизацію токів, щоб «розвести» усі запаси зерна та розмістити торішній і майбутній урожай, якщо «Астарті» не вистачатиме елеваторних потужностей. Також вже сьогодні готується матеріальна база для логістики нового урожаю.

Якщо раніше компанії холдингу тримали курс на згортання токів та складських приміщень, бо це вважалося нераціональним, то зараз у турборежимі відбувається їхня автоматизація. Це один із прикладів тих нових викликів, які з’явилися у команди із початком війни.

Також розпочали співпрацю з американською компанією Planet Labs. Ця компанія зробила революцію в індустрії спостереження за поверхнею Землі завдяки високій точності супутникових знімків. Сьогодні AgriChain знаходиться в процесі інтеграції з Planet, щоб клієнти отримували максимально якісні супутникові індекси із високою роздільною здатністю (мова йде про 3-4 метри).

Вже сьогодні на компанію «Астарта» пілотується рішення AgriChain Plan для планування сезонної виробничої програми в рослинництві. Ближче до осені планується завершити пілотний проєкт та запропонувати це рішення ринку. Крім того, є глобальні плани та партнери, щоб продавати AgriChain Plan за кордоном.

IT-безпека

Це дуже важливе запитання. Настільки, що з 1 липня було створено відділ кібербезпеки «Астарти». В компанії добре усвідомлюють важливість цього фронту, на якому ведуться постійні атаки. Інформаційна війна – це теж війна, зі своїми досягненнями та, на жаль, із втратами. На цьому фронті не гинуть люди, але можна втратити важливу для країни чи бізнесів інформацію.

«Наша служба кібербезпеки працювала в режимі 24/7 і зараз активно продовжує працювати, досліджуючи інформаційні периметри компанії. Окремо варто зазначити, що ми мали завдання, не знижуючи захисту наших інформаційних систем, знайти рішення розгорнути корпоративну інфраструктуру на персональному домашньому комп’ютері для тих працівників, які змушені були швидко їхати з дому без робочих комп’ютерів. І це завдання було успішно вирішено», – каже Олександр Войналович.

Стратегія IT

ІТ-стратегія повинна мати постійний процес узгодження із бізнес-стратегією. Яка в нашому випадку полягає у забезпеченні продовольчої безпеки України. А для ІТ-стратегії, щонайперше, важливо забезпечити безпеку інформаційного периметра компанії, щоб всі засоби комунікації – мобільний та онлайн зв’язок, Інтернет працювали постійно.

Також важливо було не дати «впасти прапору», який ніс наш операційний бізнес – забезпечити роботу всіх систем обліку, фінансового управління, цифрових модулів AgriChain, щоб в операційному полі наші бізнес-підрозділи жодних змін не відчували.

Можна сказати, що вже наприкінці березня й ІТ-департамент, і компанія AgriChain вийшли на довоєнний режим роботи. Звичайно, «айтішнікам» було трішки простіше, оскільки вони звикли до віддаленої роботи. В роботу взяли велику кількість проєктів по забезпеченню операційної діяльності, розвитку систем керування процесами в логістиці, в закупівлях. І зараз, після затвердження дорожньої карти розвитку цих проєктів, продовжується їх впровадження, не знижуючи темпу.

Робочий настрій у команді

«Кожна людина – це просто людина. Зі своїм психологічним станом, страхами, побоюваннями за себе і родину. І всі ми безперечно були шоковані та потребували психологічної підтримки. Мій рецепт, мабуть, не новий – це комунікація. Тут її було більше, і вона була щоденна. Ми й зараз, окрім робочого часу, двічі на місяць організовуємо зустрічі зі всією командою ІТ-департаменту. Обов’язково із ввімкненими камерами, щоб бачити одне одного. Ми розповідаємо, як кожен почувається, чим він займається поза роботою, куди ходить з дітьми, що робить у неділю. Ми спілкуємося і слухаємо одне одного, даємо можливість побути в офісі, в команді, хоч і віртуально. Тут є місце жартам, особистим історіям – тут можна виговоритися, – розповідає Олександр Войналович. – Я щасливий менеджер, якому дуже поталанило мати згуртовану команду, тому якихось додаткових засобів чи методів управління не потрібно застосовувати, щоб мотивувати людей на роботу. Всі й так прекрасно усвідомлювали високий рівень відповідальності, який покладено на нашу компанію – це продовольча безпека країни.

Скажу більше, що члени дирекції відмовилися від частини своєї зарплатні на користь гуманітарного проєкту Common Help UA. А з усіма працівниками, які співпрацюють з нами на умовах підряду (ФОП), ми домовилися, що вони на весь період воєнного стану не вказуватимуть понаднормових годин у звітах про роботу, а лише фіксовану частину. Ми працюємо з таким самим ентузіазмом, як і раніше, а це точно не 8 годин на добу».

Який був план?

«На дирекції це питання обговорювалося та складалися різні плани розвитку подій. У найвищому пріоритеті для нас було подбати про безпеку людей, вберегти їх від ймовірних атак, нальотів, продумати шляхи евакуації, – говорить Олександр Войналович. – Скажу відверто, що особисто я був трохи наївним, бо не вірив в те, що настільки повномасштабним вторгненням все це почнеться. Тому я налаштовував команду на серйозну роботу. 23 лютого ввечері розв’язували питання, де буде проходити наступна стратегічна сесія, щоб сформувати остаточно стратегію.

Водночас я знав, що інфраструктура у нас готова. Ми ще 2,5 роки тому підготували план дій відновлення при екстремальних діях – Disaster Recovery Protocol (Протокол відновлення інфраструктури в разі критичних збоїв). Так, протокол був, але я був переконаний, що нам не доведеться його застосовувати. Виявилося, що частково застосували… На щастя зараз ми всі у відносній безпеці та працюємо, наближаючи Перемогу»!