Допомагає із цим розібратися Мінсоцполітики. У своїх листах від 13.09.2019 № 1127/0/204-19 і від 25.04.2013 № 336/13/155-13 це відомство визначає штатний розпис як документ, який установлює для конкретного підприємства структуру, штати і посадові оклади працівників. Він містить найменування посад, чисельність штатних одиниць і оклади за кожною посадою.
Зауважимо, що в чинному трудовому законодавстві немає вимоги про обов’язкову наявність штатного розпису в кожного суб’єкта господарювання. Проте Мінпраці (наразі — Мінсоцполітики) завжди наполягало на тому, що затверджувати штатний розпис повинно кожне підприємство (див., зокрема, лист від 27.06.2007 № 162/06/187-07). Цим керуються і фахівці Держпраці при проведенні перевірок. Відсутність штатного розпису вони розглядають як порушення вимог законодавства про працю. Тому рекомендуємо роботодавцям-підприємствам такий документ усе-таки мати.
А ось підприємцям пощастило більше. На думку Мінсоцполітики (див. лист від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133), для них чинне законодавство обов’язковості мати штатний розпис не передбачає.
Давайте поглянемо, як скласти цей документ і чим при цьому керуватися.
Складаємо штатний розпис. На сьогодні форма штатного розпису затверджена* тільки для бюджетних підприємств, установ і організацій. Інші суб’єкти господарювання розробляють форму штатного розпису самостійно, виходячи зі структури підприємства, Положення про оплату праці, чисельності працівників тощо. Водночас за основу такі підприємства можуть узяти «бюджетну» форму.
* Наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57.
Штатний розпис зазвичай вводиться в дію з початку календарного року і діє протягом усього цього року. Водночас для комерційних підприємств періодичність затвердження цього документа законодавством не регламентована. Тому рішення про те, коли затверджувати і переглядати штатний розпис, залишається за підприємством.
Якщо строк дії штатного розпису не обумовлений, він діє безстроково (до затвердження нового)
Процес складання штатного розпису можна поділити на декілька етапів.
Етап 1 — визначаємо структуру підприємства, форми і системи оплати праці.
Деякі підприємства свою структуру визначають у спеціальному документі, який називається «Структура і штатна чисельність». Але якщо у вас такого документа немає, визначитися зі структурою доведеться при складанні штатного розпису. Якою вона буде — підприємство вирішує на власний розсуд (ст. 64 ГКУ). Найменування структурним підрозділам підприємства теж присвоюють самостійно.
Форми і системи оплати праці, які застосовуються на підприємстві, мають бути встановлені в колективному договорі, Положенні про оплату праці або іншому локальному нормативному акті роботодавця, погодженому з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником, іншим представником трудового колективу).
Етап 2 — установлюємо перелік посад і професій працівників. У штатному розписі мають бути зазначені всі необхідні для нормальної роботи підприємства посади і професії, у тому числі ті, які обіймають сумісники, а також вакантні посади. Адже саме на підставі цього документа планується необхідна чисельність працівників.
У штатному розписі найменування посад зазначають відповідно до чинного Класифікатора професій
Етап 3 — розраховуємо чисельність штатних одиниць.
Під штатною одиницею розуміється посадова одиниця, встановлена штатним розписом підприємства.
Кількість штатних одиниць госпрозрахункові підприємства визначають самостійно.
Залежно від потреб підприємства допускається встановлювати в штатному розписі кількість штатних одиниць за посадами менше 1 (наприклад, 0,75 або 0,5). Так діють у випадках, якщо за конкретною посадою не потрібна зайнятість працівника повний робочий час.
Також зверніть увагу: на одну «цілу» одиницю, зазначену в штатному розписі за певною посадою (професією), може бути прийнятий як один працівник, так і, наприклад, два працівники з неповним робочим днем на 0,5 штатної одиниці кожен. Це означає, що кожен із цих двох працівників відпрацює 50 % робочого часу й отримає, відповідно, половину окладу, встановленого за цією посадою.
Не забудьте: за працівниками, що перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами і для догляду за дитиною до досягнення нею 3/6/16/18 років, на період такої відпустки зберігається місце роботи (посада) (ч. 3 ст. 2 Закону про відпустки). У зв’язку із цим у штатному розписі обов’язково відображають посади осіб, що перебувають у таких відпустках.
Етап 4 — установлюємо розміри окладів, надбавок, доплат.
Тут орієнтиром має бути колдоговір та інші локальні нормативні акти роботодавця* (наприклад, Положення про оплату праці), у яких установлено норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови введення та розміри надбавок і доплат.
* Такі документи мають бути погоджені з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.
Зверніть увагу: у штатному розписі допускається затвердження однакових найменувань посад з різними посадовими окладами (тарифними ставками). Про це свого часу говорило і Мінсоцполітики (див. лист від 28.12.2016 № 1812/0/101-16/284). Але при цьому рекомендуємо обґрунтувати відмінності розмірів окладів різними посадовими обов’язками, прописаними в посадових (робочих) інструкціях.
А ось однакові оклади за всіма посадами встановлювати штрафонебезпечно (детальніше див. раніше).
Зауважте, що в штатному розписі на 2022 рік оклад (місячна тарифна ставка) працівника не може бути нижче за прожитковий мінімум, установлений для працездатних осіб на 1 січня поточного року (тобто 2481 грн).
За окремими посадами можуть бути зазначені доплати та/або надбавки, які є складовими системи оплати праці та носять постійний характер. А ось «трудову» доплату до мінзарплати в штатному розписі відображати не треба, оскільки її розмір може змінюватися залежно від виконаної норми праці в поточному місяці.
Окрема історія — працівники-відрядники. Так, на думку Мінсоцполітики (див. лист від 13.09.2019 № 1127/0/204-19), для працівників, яким установлено відрядну оплату праці, у штатному розписі можна не зазначати розмір оплати, а наводити тільки кількість штатних одиниць.
Етап 5 — готуємо проєкт штатного розпису.
Проєкт штатного розпису зазвичай готується відділом організації праці та заробітної плати, погоджується з керівниками відділів (служб), із заступниками керівника і затверджується керівником підприємства.
Якщо на підприємстві відділ організації праці та заробітної плати не створений, розробка зазначеного документа може бути покладена на інший структурний підрозділ (наприклад, на кадрову службу) або, за рішенням керівника підприємства, на окремого фахівця в порядку, передбаченому внутрішніми нормативними актами.
Підписують штатний розпис зазвичай один із заступників керівника підприємства і керівник фінансової служби (головний бухгалтер).
Проєкт штатного розпису погоджувати із профспілкою (радою трудового колективу) не треба, оскільки такої вимоги в законодавстві немає.
Етап 6 — затверджуємо штатний розпис.
Зазвичай штатний розпис затверджують шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) з основної діяльності. Допускається також затвердження штатного розпису безпосередньо грифом затвердження (див. у прикладі нижче). Датою документа вважається дата його затвердження.
У разі потреби штатний розпис погоджують з організацією вищого рівня. У такій ситуації обов’язково оформляють гриф погодження.
Нижче наведемо фрагмент штатного розпису підприємства, затвердженого безпосередньо грифом затвердження.
Зверніть увагу: в штатному розписі не зазначають прізвища працівників, які обіймають певні посади (одиниці). Якщо ж вам необхідно «прив’язати» зайняті посади (одиниці) до конкретних працівників із зазначенням їхніх П. І. Б., окладів (тарифних ставок), а також побачити вакантні посади, то для цих цілей підійде такий документ, як штатно-посадова книга.
Вносимо зміни. До штатного розпису необхідно внести зміни? Будь ласка! Якщо вони не істотні, достатньо видати наказ про внесення змін до штатного розпису. Якщо ж змін багато, має сенс викласти штатний розпис у новій редакції.
Але пам’ятайте: згідно зі ст. 32 КЗпП про зміну істотних умов праці, зокрема систем і розмірів оплати праці, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад, працівник має бути повідомлений у письмовій формі не пізніше ніж за 2 місяці*.
* Детальніше про це див. у підрозділі 7.2.
Зразок наказу про внесення змін до штатного розпису ви можете побачити нижче.
ВИСНОВКИ
- Відсутність на підприємстві штатного розпису Держпраці розглядає як порушення вимог законодавства про працю.
- Найменування посад у штатному розписі зазначають відповідно до Класифікатора професій.
- Штатний розпис затверджують або шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) з основної діяльності, або безпосередньо грифом затвердження