Повний склад кадрових документів, які мають бути у ФОП, визначити достатньо складно, оскільки це залежить від багатьох факторів: сфери діяльності, умов праці тощо. Але є документи, які мають бути в підприємця у будь-якому разі. Про них і поговоримо.
| Назва документа | Необхідність складання підприємцем-роботодавцем |
| Колективний договір | Колективний договір укладають на підприємствах, в установах, організаціях. Підприємці з ним можуть не морочитися. «Трудовики» при перевірках цей документ не вимагають. |
| Трудовий договір | Обов’язково має бути укладений у письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Як зразок можна взяти форму трудового договору, затверджену наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260. Замінювати його іншими документами (наприклад, обмежуватися тільки розпорядженням (наказом) про прийняття на роботу замість складання трудового договору) не можна! Наявність трудових договорів і повідомлень про прийняття працівників на роботу (за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413) насамперед перевіряють представники Держпраці. Знову-таки, «трудовики» підвищену цікавість виявляють до цивільно-правових договорів (ЦП-договори). Не без спроб перекваліфікувати їх у трудові. Але тим ФОП, у яких є грамотно складені ЦП-договори, підкріплені актами виконаних робіт (наданих послуг), часто вдається обстояти свою правоту в суді (див., наприклад, постанову Третього апеляційного адмінсуду від 01.11.2018 р. у справі № 811/1538/18, рішення Рівненського окружного адмінсуду від 21.11.2018 р. у справі № 1740/2011/18, постанову Дніпропетровського окружного адмінсуду від 26.10.2018 р. у справі № 804/3421/18). |
| Трудова книжка | ФОП вносить записи про прийняття на роботу і про звільнення з роботи до трудових книжок працівників відповідно до Інструкції № 58. Але тільки в тому випадку, якщо для працівника це місце роботи (у ФОП) є основним. При цьому не важливо, є у працівника трудова книжка, чи він працевлаштовується вперше і трудової книжки в нього ще немає. Зберігаються трудові книжки в самих працівників. |
| Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них | Підприємці не ведуть, оскільки не зберігають у себе трудові книжки працівників. Працівники ФОП зберігають трудові книжки в себе вдома (п. 2.21 Інструкції № 58). Необов’язковість ведення книги обліку руху трудових книжок підтверджують і суди (див., зокрема, рішення Івано-Франківського окружного адмінсуду від 05.01.2018 р. у справі № 809/1601/17). |
| Правила внутрішнього трудового розпорядку | Останнім часом Мінсоцполітики наполягає на тому, що ФОП, які використовують працю найманих працівників, зобов’язані затверджувати Правила внутрішнього трудового розпорядку, оскільки в розумінні КЗпП є роботодавцями (див. листи Мінсоцполітики від 28.12.2017 р. № 568/0/22-17/134, від 21.06.2017 р. № 312/0/22-17/13). Відповідно, краще так і діяти. Але якщо вас уже «спіймали на гарячому», апелюйте до того, що питання, для вирішення яких призначені Правила, вже врегульовані в письмовому трудовому договорі з працівником. Знову ж таки, суди часто бачать можливим у такому разі ФОП до відповідальності не притягувати (див. постанову Кельменецького райсуду Чернівецької обл. від 14.02.2017 р. у справі № 717/92/17, ухвалу Вінницького апеляційного адмінсуду від 20.09.2017 р. у справі № 824/163/17-а). |
| Штатний розпис | Мінсоцполітики традиційно наполягає на обов’язковій наявності штатного розпису в усіх суб’єктів господарювання, у тому числі й у ФОП (див. лист від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06). Вторить йому і Держпраці (див., наприклад, роз’яснення Держпраці). Із цим, у принципі, можна й посперечатися. Але якщо ви не любитель «розбирань» з контролерами, рекомендуємо його складати. Тим паче, що штатний розпис — документ для ФОП явно не зайвий. Якщо він є, в трудовому договорі можна не зазначати конкретний розмір зарплати працівника, а обмежитися формулюваннями такого змісту: «заробітна плата виплачується в розмірі не нижче мінімальної заробітної плати» або «оплата праці здійснюється згідно зі штатним розписом». Такий підхід дозволяє не складати додаткової угоди до трудового договору кожного разу при зміні розміру зарплати працівника. Актуальність штатного розпису також підтверджується діючими правилами індексації зарплати, яка «танцює» від місяця підвищення тарифної ставки (окладу) за певною посадою. Складають штатний розпис у довільній формі. Причому зверніть увагу: посади (професії) працівників у штатному розписі доцільно зазначати відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010, а при встановленні розміру заробітної плати за кожною з посад враховувати кваліфікацію і складність виконуваної роботи — ст. 96 КЗпП, ст. 6 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР(див. рішення Дніпропетровського окружного адмінсуду від 25.05.2018 р. у справі № 804/782/18, постанову Полтавського окружного адмінсуду від 18.05.2017 р. у справі № 816/440/17). |
| Особова картка й особова справа працівника | Мінсоцполітики наполягає на тому, що ФОП повинні вести особові картки працівників (лист від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06). Представники Держпраці також часто вимагають, щоб ФОП вели особові картки працівників за формою № П-2, затвердженою наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656. Обґрунтування — п. 2.5 Інструкції № 58, згідно з яким з кожним записом, що вноситься до трудової книжки про прийняття на роботу, переведення та звільнення, працівник має бути ознайомлений під підпис в особовій картці типової форми № П-2. Ця вимога поширюється в тому числі й на ФОП-роботодавців. Є судова практика, коли суди в цьому питанні підтримують перевіряючих (див. постанову Третього апеляційного адмінсуду від 13.11.2018 р. у справі № 804/1854/17). Особові справи працівників ФОП може вести за власним бажанням, наприклад, з метою систематизувати інформацію про працівників, адже від кожного працівника ФОП отримує копії паспорта і довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документів про освіту, документів, що підтверджують право на податкову соцпільгу тощо. |
| Табель обліку використання робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489) | Необхідно вести. Табель підтверджує, що підприємець веде облік: — фактично відпрацьованого працівниками часу (у режимі повного, скороченого, неповного робочого часу); — годин, відпрацьованих надурочно, у святкові та неробочі дні, у вечірній і нічний час тощо; — часу, не відпрацьованого працівником з поважних (хвороба, відпустка) і неповажних (прогул) причин. Якщо в працівників нестандартний режим роботи (наприклад, підсумований облік робочого часу), рекомендуємо також складати графіки змінності. Наявність графіків і табеля буде надійною доказовою базою в разі виникнення спорів з перевіряючими. |
| Заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення, відпустку тощо | Заява про прийняття на роботу — необов’язковий документ. Тому можете не вимагати його від працівника. А ось заяви про переведення на іншу роботу (посаду), встановлення неповного робочого часу рекомендуємо зберігати. Вони будуть підтвердженням того, що ініціатором зміни істотних умов праці виступав працівник. Також рекомендуємо не нехтувати заявами працівників про відмову або про згоду на певні дії (наприклад, на переведення на роботу в умовах праці, що змінилися). Це дозволить уникнути можливих трудових спорів з працівниками. Не зайвими будуть і заяви на звільнення, наприклад, якщо працівник звільняється за власним бажанням і повинен відпрацювати 2 тижні. |
| Розпорядження (накази) з основної діяльності | Розпорядження (накази) з основної діяльності можуть (але не зобов’язані!) видавати підприємці з питань виробничо-господарської діяльності, планування, реалізації продукції. |
| Розпорядження (накази) за особовим складом: про прийняття на роботу, переведення, відпустки, відрядження, звільнення | Однозначно необхідно видавати розпорядження (накази) про: — прийняття на роботу. Це вимога ч. 3 ст. 24 КЗпП — підкреслює Мінсоцполітики в листі від 12.12.2016 р. № 488/0/22-16; — направлення у відрядження (п.п. 170.9.1 ПКУ). Також настійно рекомендуємо видавати розпорядження (накази): — про відпустки. Це допоможе уникнути можливих непорозумінь з працівниками щодо відгуляних ними днів відпусток. Та й контролерам буде доказ того, що відпустки працівникам надавалися; — про звільнення. У них разом з підставою і датою звільнення можна зафіксувати, наприклад, кількість днів відпустки, які підлягають компенсації при звільненні або відгуляні в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, необхідність виплати вихідної допомоги. |
| Графік відпусток, повідомлення про дату початку відпустки | Необхідно складати. Річ у тому, що в ч. 4 ст. 79 КЗпП зазначено, що порядок надання відпусток визначається графіками відпусток, які доводяться до відома всіх працівників. Там же прописаний обов’язок роботодавця повідомити працівника про початок відпустки за 2 тижні до її початку. Аналогічні вимоги встановлені ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР. Як показує судова практика, «трудовики» при перевірках вимагають, щоб у ФОП були складені графіки відпусток і доведені до працівників під підпис, а суди підтримують їх у цьому (див., зокрема, рішення Рівненського окружного адмінсуду від 08.10.2018 р. у справі № 1740/1945/18, від 20.07.2018 р. у справі № 817/1319/18). При перенесенні початку відпустки на іншу дату, що відрізняється від зазначеної в графіку, незайвими будуть заява працівника і наказ (розпорядження) ФОП про таке перенесення (див. постанову Полтавського окружного адмінсуду від 11.07.2017 р. у справі № 816/512/17). |
| Акти, пояснювальні записки | Будь-який форс-мажор протягом робочого дня краще зафіксувати. Наприклад, працівник прогулює роботу. За такий проступок підприємець має право його звільнити, але за умови, що документально було все правильно оформлено (є відповідний акт і письмові пояснення працівника про причину відсутності). |
| Зарплатні відомості | Потрібні обов’язково. Розрахунково-платіжні (зарплатні) відомості потрібні підприємцеві для того, щоб підтвердити: — розмір нарахованого доходу і правильність проведених утримань з нього; — витрат на оплату праці у загальносистемників і єдиноподатників — платників ПДВ. У розрахунково-платіжних відомостях також має сенс зазначати суму нарахованої й виплаченої індексації заробітної плати. Річ у тому, що і Держпраці, і суди розглядають непроведення індексації як недотримання мінімальних гарантій в оплаті праці і накладають штраф у 10-кратному розмірі мінзарплати за кожного працівника, щодо якого виявлено порушення (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП) (див. рішення Херсонського окружного адмінсуду від 13.11.2018 р. у справі № 2140/1563/18). |
| Посадові інструкції | «Трудовики» при перевірках нерідко вимагають надати посадові інструкції. Проте ми вважаємо, що ФОП цілком можуть обійтися й без них. Головне — повідомити працівників про умови праці та трудові функції, роз’яснити їх права й обов’язки (див. рішення Івано-Франківського окружного адмінсуду від 05.01.2018 р. у справі № 809/1601/17). Найкращий варіант — це, звичайно ж, прописати все безпосередньо в трудовому договорі. |
Часто трапляється таке запитання: чи повинен ФОП зберігати кадрові документи безпосередньо в торговельній точці? Вважаємо, що ні. У чинному законодавстві вимог із цього приводу ви не знайдете. Та й представники Держпраці, зазвичай, цього не вимагають.
Головне — надати документи перевіряючим. Причому зробити це потрібно оперативно, оскільки строк інспекційного відвідування ФОП обмежений двома робочими днями (п. 10 Порядку здійснення держконтролю за додержанням законодавства про працю, затвердженого постановою КМУ від 26.04.2017 р. № 295).
