Кадровый учет в ODOO: сотрудники и трудовой договор

Кадровый учет и трудовое законодательство Украины

Кадровый учет ведут абсолютно все предприятия.Порядок его ведения довольно строго регламентирован законодательством и является одним из самых трудоемких и сложных сфер деятельности  бухгалтера, который зачастую и ведет учет кадров, особенно это касается малых предприятий. 

Кадровый учет – это учет движения работников организации или индивидуального предпринимателя, связанный с документальным оформлением приема, перемещения и увольнения работников, трудовых отношений с работниками и организации труда работников. Таким образом, кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду.

Украинское законодательство включает в себя великое множество нюансов, которые к тому же имеют свойство меняться каждый год и причем эти изменения довольно кардинальны. Чего только стоит повышение минимальной заработной платы в 2017 г. и те последствия, которые оно за собой потянуло.

Как правило, ведение кадрового делопроизводства в Украине для предприятий, организаций и учреждений включает:

1) подготовку первичных кадровых документов:

• приказов по кадрам (прием, перевод, премирование, взыскания, отпуска, увольнения, командировки и др.);
• штатного расписания;
• табеля учета рабочего времени персонала.

2) оформление кадровых документов:

• оформление больничных листов (заполнение кадровой информации);
• оформление справок с места работы;
• подготовка документации для оформления увольнения сотрудника в соответствии с законодательством Украины.

3) ведение кадрового учета:

• ведение личных карточек персонала и личных дел;
• ведение трудовых книжек и книги учета движения трудовых книжек;
• ведение книг/журналов учета приказов по личному составу;
• ведение учета остатков отпусков персонала.

4) подготовку и подачу обязательной отчетности по персоналу в государственные органы Украины:

• отчет 1-ПВ (ежемесячный отчет);
• отчет 1-ПВ (ежеквартальный отчет);
• отчет 1-ПВ (ежегодный отчет);
• отчет 3-ПВ (полугодовой отчет);
• отчет 3-ПВ «условия труда» (ежегодный отчет);
• отчет 6-ПВ (ежегодный отчет);
• отчет 3-ПН (отчет по вакансиям);
• отчет 4-ПН (план) (при увольнении персонала);
• отчет 4-ПН (факт) (при увольнении персонала);
• отчет 5-ПН (отчет по уволенным);
• отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов 10-ПИ (ежегодный отчет).

5) мониторинг ключевых рисков, связанных с финансовыми санкциями и уголовной ответственностью за невыполнение трудового законодательства:

• соблюдение норматива рабочих мест для инвалидов на предприятии;
• соблюдение квот для лиц, имеющие дополнительные гарантии (одинокие матери, дети-сироты, лица предпенсионного возраста, лица освобожденные после отбывания срока, выпускники учебных заведений, ранее нигде не работающие и т.д.)
• своевременность и правильность оформления увольнений;
• своевременность выплаты и правильность расчета заработной платы;
• полноту, объём и сроки подачи обязательной отчетности по кадрам;
• соблюдение соглашений о труде, норм трудового законодательства;
• соблюдение нормативов по охране труда;
• периодичность и документирование прохождения медицинских профосмотров;
• других требований, предусматривающих уголовную и существенную материальную ответственность.

Отдельно в кадровом учете можно выделить воинский учет в Украине. Несмотря на указания Минобороны об обязательности его ведении в компаниях, на предприятиях и в организациях, включая сообщении в военкоматы о принятии/увольнении военнообязанных граждан, заполнении в личных карточках персонала записей и соблюдении других положений воинского учета, в том числе и на случай военных действий, отсутствие реальной ответственности не стимулирует предприятия к его ведению. По сути воинский учет в Украине является пережитком прошлого, который однако каждый год пытаются реанимировать и каждый год Министерство обороны напоминает о штрафах за его неведение.

Особое внимание стоит уделять приему на работу сотрудника, которое становится минным полем для бухгалтера, ведь сотрудник должен приступить к работе не ранее дня подачи уведомления о приеме на работу сотрудника, причем дата подачи этого уведомления должна быть как минимум на день раньше, чем день начала работы сотрудника. 

Список нюансов по ведению кадрового учета можно продолжать бесконечно, но мы просто хотели напомнить нашим читателям насколько важно правильно организовать и вести кадровый учет на предприятии. 

Целью же данной статьи является знакомство с ведением кадрового учета в Odoo и тех возможностей которые представляет эта система HR-менеджеру или бухгалтеру. Сейчас мы остановимся на заполнении карточки сотрудника и внесению в систему данных про трудовой договор. Правильно и корректное заполнение всех данных будет являться затем основой для начисления заработной платы сотруднику, поэтому к этому следует отнестись достаточно серъёзно.

Карточка “Сотрудника” в ODOO

Учету кадров и всех связанных с ними документов и движение в ODOO выделен отдельный пункт меню, который в английском варианте называется “Human Resources” или по нашему “Кадровый учет” или просто “Кадры”.

Тут находятся все справочники и документы которые так или иначе связанные с сотрудниками предприятия.

Мы с вами остановимся на том, что содержится в первых двух пунктах меню, а именно “Сотрудники” (Employees) и “Договора” (Contracts) . 

Итак, нажав на пункт меню “Сотрудники” (“Employees”) мы попадем в список сотрудников которые у нас заведены в системе.

Каждому сотруднику можно загрузить его же фото, чтобы не забывать как выглядит тот или иной сотрудник, особенно это актуально в больших компаниях :)

У каждого сотрудника мы уже можем отсюда увидеть его должность и его контактный e-mail, но в случае необходимости сюда можно вывести любую информацию, которая будет полезна пользователю.

Вверху есть панель поиска, которая позволит нам найти любого сотрудника введя часть его фамилии или имени в поиск. Так же можно организовать поиск по любой информации которая будет вас интересовать – например по должности сотрудника или его номеру телефона. Все зависит от ваших потребностей.

Теперь перейдем непосредственно в карточку сотрудника. Перед нами откроется такое окно:

И давайте кратко пройдемся по основным полям и вкладкам.

Поле “Теги” (Tags) – достаточно важное поле, которое позволит вам разделить сотрудников по определенному признаку. Как мы видим у нас уже есть небольшая подсказка в этом поле, можно сделать сортировку сотрудников по признаку их занятости: полная занятость, частичная занятость или например человек у нас работает по по какому-то специфическому договору . Рекомендуем детально продумать признак разделения сотрудников, это потом будет иметь большое значение при начислении заработной платы.

Поля рабочая электронная почта и рабочий телефон (Work Email and Phone) не нуждаются в дополнительном пояснении.

В поле рабочий адрес (Working Address), указывает организацию в которой работает данный сотрудник и ее мы подтягиваем из справочника “Контрагенты”

В поле рабочий сотовый телефон (Work Mobile) заносим данные о мобильном номере телефона сотрудника, в поле “Местоположение офиса” заносим адрес офиса где работает сотрудник, чтоб потом могли знать где его искать :)

“Подразделение”  (Department)- указываем подразделение организации где работает сотрудник. Мы можем создать в системе столько подразделений сколько нам нужно и они могут иметь к тому же иерархическую структуру.

Раз мы уже затронули этот справочник, очень вкратце по нему пройдемся. Полей у нас тут не так много.

В поле “Менеджер” (Manager) заносим данные о руководителе подразделения.

В поле “Вышестоящее подразделение” (Parent Department)заносим информацию про вышестоящее подразделение.

В поле “Analytic” заносим данные про аналитический счет, на том что это такое мы сейчас останавливаться не будем, слишком уж обширная данная тема.

Возвращаемся к карточке сотрудника и следующее у нас поле “Должность” (Job Title), которое не нуждается в дополнительном пояснении.

Если сотрудник является руководителем проставляем галочку в специально отведенном для этого месте.

В правом верхнем углу есть так называемые кнопки в которых аккумулируется информация о данном сотруднике

Тут мы можем увидеть сколько отгулов (Leaves)  было у сотрудника, под которыми мы подразумеваем отпуска, больничные и другие причины отсутствия. Количество трудовых договоров, табелей и начисления заработной платы “Расчетные листки”. При нажатии на эти кнопки мы перейдем в перечень документов именно по этому сотруднику и мы можем посмотреть все документы по нему в системе.

Перейдем теперь на вторую вкладку, которая называется “Личные данные” (Personal information)

Тут мы заносим личную информацию о сотруднике, начиная от его гражданства и заканчивая его датой и местом рождения.

Поле “Номер банковского счета” (Bank Account Number)предназначено для ведения информации о банковском счете сотрудника, для перечисления заработной платы.

В поле “РНОКПП” (Other Id) мы заносим информацию про ИНН сотрудника.

Особое внимание хотим сосредоточить на нижнем поле “Инвалид”, если сотрудник является инвалидом и предоставил необходимые документы, то тут необходимо поставить галочку и тогда при начислении заработной платы будет применяться пониженная ставка ЕСВ – 8,41%

И перейдем к нашей третьей вкладке “HR установки”

Тут мы заносим информацию оставшихся днях неотгулянного отпуска, данные о последнем медицинском осмотре сотрудника (особенно это актуально для продавцов, врачей и тех, кто работает с людьми), данные о служебном транспорте сотрудника.

“Оценивания” и “табели” мы пока затрагивать не будем, но обязательно к ним вернемся в наших следующих публикациях. 

Договора (Contracts) с сотрудниками в ODOO

Основное назначение договоров с сотрудниками – фиксация всех данных необходимых для начисления заработной платы и фиксации того, что сотрудник у нас работает. Нажав на пункт меню “договора” мы откроем перечень всех договоров.

Тут мы можем воспользовавшись панелью поиска найти интересующий нас договор или мы можем их сгруппировать по любому признаку. Например по сотрудникам, графику работы сотрудников или по типу договора.

Сам договор имеет следующий вид

В правом верхнем углу у нас есть поле “Тип договора” (Contract Type). Это чисто информативное поле, которое может вам позволить сортировать договора с сотрудниками по определенному признаку – по какому решать только вам.

В разделе “Заработная плата и преимущества” (Salary and Advantages)  заносим данные о размере заработной платы, ее структуре ( к ней мы вернемся в будущих публикациях когда затронем момент начисления заработной платы), страховой стаж сотрудника – это имеет значение для начисления больничных, базовый период для начисления индексации, размер фиксированной индексации, информация про прибавку к заработной плате и будет ли использоваться налоговая социальная льгота.

В разделе “Учет” (Accounting) мы проставляем журнал по умолчанию, где будут делаться бухгалтерские проводки при начислении заработной платы и счет аналитики на котором будет накапливаться информация в целях управленческого учета.

В разделе “Длительность” (Duration) мы проставляем продолжительность испытательного срока, дату приема на работу сотрудника, график работы сотрудника и как будет происходить выплата зарплаты.

Во вкладке “Разрешения на работу” (Work Permit) мы заполняем информацию про трудоустройство иностранцев, если у нас есть такие работники.

Список указанных полей не является конечным и в карточку сотрудника и в договор можно внести любое количество полей, в которые будет заносится интересующая вас информация.

Итоги

Мы начали рассматривать кадровый учет в ODOO и затронули информацию которая будет особо полезна бухгалтерам, работающим в системе, ведь рассмотренный функционал непосредственно касается вопроса начисления заработной платы, который мы уже  более детально рассмотрим в наших следующих материалах.

И если вы дочитали до конца то прошу вас принять участие в нашем небольшом опросе

 [democracy id=”4″]

Для получения более детальной информации об ODOO и ее возможностях пишите на нашу почту info@buh24.com.ua или посетите наш сайт vashoblik.org.ua

Автор статьи: руководитель направления финансы компании “Симбиоз” , директор компании “Бухконсалт” Пискун А.Е.