Особливості організації кадрового діловодства в умовах воєнного стану врегульовано Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-ІХ, який набув чинності 24 березня 2022 року. Оскільки під час війни з’являється багато складних та нових ситуацій, з якими роботодавці стикаються вперше, Мінекономіки України 28.03.2022 року надало ряд своїх роз’яснень щодо порядку дій роботодавців під час воєнного стану. Проте у роботодавців залишається багато питань, як це реалізувати на практиці, щоб не порушити прав працівників, забезпечити достовірний облік та дотриматися вимог законодавства під час воєнного стану. Пропонуємо наші практичні поради щодо врегулювання деяких питань, які найчастіше виникають у працівників відділу кадрів під час дії воєнного стану.
1. Порядок роботи відділу кадрів та перелік кадрової документації, яку необхідно оформляти під час війни
Незважаючи на триваючий воєнний стан в Україні, всі роботодавці мають і надалі продовжувати ведення кадрового обліку.
Відповідно до коментарів Міністерства економіки України на час воєнного стану організація кадрового діловодства і архівного зберігання кадрових документів здійснюється на розсуд роботодавця, тому компанія має самостійно визначити порядок роботи відділу кадрів, а також перелік кадрової документації, яку необхідно оформляти під час дії воєнного стану. Звертаємо увагу, що дана норма не скасовує обов’язок роботодавця оформляти та зберігати кадрові документи протягом воєнного стану, а лише дозволяє робити це відповідно до власних правил. Іншими словами, роботодавець має максимально дотримуватися діючих правил, встановлених трудовим законодавством, та лише у випадку необхідності відступати від них та діяти на власний розсуд.
Ми рекомендуємо приділити увагу продовженню зберігання та ведення кадрових документів, які є обов’язковими, зокрема це штатний розклад, табель обліку робочого часу, накази з особового складу, особові картки П-2. Проте даний перелік кадрових документів не є вичерпним.
Вважаємо доцільним внести відповідні доповнення до інструкції з кадрового діловодства компанії (якщо вона є), зокрема, визначити, які кадрові документи обов’язково продовжувати оформляти, а які можуть зачекати до закінчення війни.
Також рекомендуємо створювати скановані копії всіх вказаних вище документів та розміщати їх на декількох носіях (наприклад, жорсткі диски комп’ютерів, USB-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам’яті), а також зберегти дані в хмарних сховищах (Google Drive, OneDrive тощо). Такі заходи забезпечать збереження даних від втрати у разі фізичного знищення одного з носіїв.
Головною умовою при веденні кадрового обліку під час війни є забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівниками роботи й обліку витрат на оплату праці.
2. Оформлення дистанційної роботи та комунікації між працівником і роботодавцем
У зв’язку із бойовими діями в Україні наприкінці лютого 2022 року багато працівників переїхали в інші безпечніші регіони Україні чи за кордон та залишили свої робочі місця. Якщо специфіка виконання роботи передбачає можливість її здійснення віддалено, за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій, роботодавцю доцільно прийняти рішення про переведення працівника на дистанційну роботу, якщо таке рішення не було прийнято раніше в зв’язку з введеним карантином.
Згідно з ч. 11 ст. 602 КЗпП України на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, і/або у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру дистанційна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) керівника підприємства без обов’язкового укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі. З таким наказом (розпорядженням) працівника необхідно ознайомити протягом двох днів з дня його прийняття, але до запровадження дистанційної роботи.
Неможливість виконання працівником дистанційної роботи в зв’язку з відсутністю відповідних комунікацій, на нашу думку, не може розглядатися як порушення трудової дисципліни.
Якщо трудовий договір про дистанційну роботу не укладався, а працівника було переведено на дистанційну роботу наказом роботодавця, з метою належної організації виконання дистанційної роботи, ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, дорученнями, завданнями та іншими документами роботодавця, рекомендуємо заздалегідь домовитися про подальшу комунікацію та взаємодію між сторонами під час виконання дистанційної роботи.
Практично у всіх компаній сьогодні виникає необхідність спростити процес ознайомлення працівників з кадровою документацією. Для цього потрібно передбачити спрощений порядок здійснення комунікації працівників з роботодавцем у частині подання заяв роботодавцю та ознайомлення з кадровими документами, а саме:
- визначити засоби електронного зв’язку, наприклад електронна пошта, номер телефону, мобільний месенджер тощо);
- умови звітування працівника про виконану роботу (якщо це необхідно);
- умови повідомлення працівником про виникнення ситуацій, що унеможливлюють належне виконання дистанційної роботи;
- інші умови щодо комунікації та взаємодії сторін.
Такий порядок можна зафіксувати як у наказі чи внутрішній політиці компанії, так і шляхом укладання додаткових угод до трудових договорів працівників.
3. Як бути з трудовими книжками під час війни?
В умовах воєнного стану допускається видача трудової книжки на руки працівнику на його вимогу. Проте оформити таку вимогу бажано у вигляді заяви від працівника.
У випадку видачі трудової книжки працівнику на його вимогу, роботодавець знімає з себе відповідальність за її збереження. Це робиться задля забезпечення інтересів працівника, який може через небезпеку змінити місце проживання, чи взагалі виїхати з країни, влаштуватись за строковим трудовим договором за сумісництвом тощо. Тому буде краще, якщо трудова книжка буде у нього на руках. Адже у разі знищення трудової книжки через бойові дії працівник отримає чимало клопоту щодо відновлення даних про роботу при оформленні пенсії, а роботодавець навряд чи понесе відповідальність, адже ми всі зараз живемо в умовах війни, що визнано форс-мажорною обставиною.
Якщо ж трудові книжки продовжують зберігатися у роботодавця, а працівник, який працює дистанційно в Україні чи за її межами, вирішив звільнитися, виникає питання, як видати такому працівникові його трудову книжку в день звільнення. Слід звернутися до положень Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників. Зокрема, п. 4.2 вказаної Інструкції передбачено, що у разі, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Пересилання трудової книжки поштою на вказану адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника. Тому працівник має надати свою письмову згоду (наприклад, у вигляді заяви) із зазначенням поштової адреси, на яку необхідно надіслати його трудову книжку, але лише в межах України. Оскільки відповідно до п. 37 Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою КМУ від 05.03.2009 р. № 270, встановлено, що у міжнародних поштових відправленнях забороняється пересилати трудові книжки.
4. Дії роботодавця у разі знищення або втрати кадрових документів
Перше, що потрібно зазначити — це те, що всі втрачені чи пошкоджені документи необхідно буде відновити щойно з’явиться така можливість.
Для цього необхідно провести аудит кадрової документації та з’ясувати, які саме документи знищено чи втрачено.
Потім роботодавець має вирішити, хто буде займатися таким відновленням та в які строки.
Також слід заначити, що для цього в компанії мають бути наявні відповідні ресурси і створені всі необхідні умови.
Зауважимо, що наразі за відсутність обов’язкових кадрових документів вас не оштрафують, але після закінчення війни, контролюючі органи відновлять свої перевірки, тож існуватиме такий ризик. Тому якщо є можливість відновити документи зараз — відновлюйте зараз і не відкладайте це на потім.
Облік робочого часу
5. Як табелювати працівників, які залишили свої робочі місця на території ведення бойових дій?
З початку війни багато працівників залишили свої робочі місця, виїхали з місця постійного проживання у зв’язку із бойовими діями, та наразі перебувають в Україні чи поза її межами і не працюють або з ними немає зв’язку. В такому випадку роботодавець має право зафіксувати неявку на роботу (в табелі обліку робочого часу та актом про відсутність) і після появи працівника на роботу вимагати від нього пояснень відсутності на робочому місці. Відсутність такого працівника необхідно табелювати умовним позначенням «НЗ» («відсутність з нез’ясованих причин») або «І» («інші причини неявки»). Після з’ясування обставин та виявлення, що причини були поважні, табель обліку використання робочого часу можна буде скорегувати.
Фахівці Держпраці вважають зазначені вище причини відсутності на роботі поважними, тому радять не звільняти таких працівників за прогул. Тобто, звільнити працівника без його заяви через його невихід на роботу у зв’язку з бойовими діями роботодавець не має права.
6. Як оформляти відсутність працівника під час повітряної тривоги?
Вважаємо, що відсутність працівника на робочому місці під час повітряної тривоги не вважається порушенням трудової дисципліни.
Тобто перебування працівника в укритті не вважається прогулом, також цей час не вважається простоєм, тому його необхідно продовжувати включати в робочий час.
7. Як табелювати мобілізованих працівників та працівників, які вступили до територіальної оборони?
Відповідно до ст. 119 КЗпП України працівників, які долучилися до воєнної складової територіальної оборони і уклали контракти про проходження військової служби, призвані як резервісти або під час мобілізації, необхідно увільнити від роботи зі збереженням місця роботи, посади і середнього заробітку. Таке увільнення оформлюється відповідним наказом керівника.
Час відсутності на роботі таких працівників рекомендуємо позначати у табелі обліку використання робочого часу умовним позначенням «ІН» — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством.
Документами, що підтверджують мобілізацію, можуть бути, зокрема повістка чи мобілізаційне розпорядження Територіального центру комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП); військовий квиток; довідка з ТЦК та СП або військової частини. Підтвердженням участі працівника в територіальній обороні є контракт добровольця територіальної оборони.
Якщо ж працівник не встиг надати документи, які підтверджують призов (вступ) на військову службу чи залучення до рядів територіальної оборони, такого працівника необхідно табелювати буквеним кодом «НЗ» (неявки з нез’ясованих причин), доти, доки працівник не надасть відповідні підтверджувальні документи.
8. Як відобразити в обліку призупинення трудового договору на період дії воєнного стану?
Слід зазначити, що у типовій формі № П-5 немає прямого умовного позначення для призупинення трудового договору. Відповідно до рекомендацій Головного управління Держпраці в Одеській області від 12.04.2022 року, для табелювання працівника, з яким призупинено трудовий договір, можна використовувати умовні позначення «ІН» — інший невідпрацьований час, «ІВ» — інші види неявок, передбачені колективними договорами, угодами або «І» — інші види неявок.
Зауважимо, що лише правильне ведення табелю обліку робочого часу забезпечить достовірність обліку виконуваної працівниками роботи та обліку витрат на оплату праці.
Подання кадрової звітності в умовах воєнного стану
9. Повідомлення про прийняття працівника на роботу
За відсутності технічної можливості у роботодавця подати повідомлення про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту засобами електронного зв’язку в електронній формі, таке повідомлення можна подати у формі документа на папері згідно з додатком разом із копією в електронній формі.
Якщо роботодавець не має можливості через незалежні від нього обставини подати до органів Державної податкової служби України чи її територіального органу повідомлення про прийняття працівника на роботу, то він повинен мати підтвердження про намагання вчинити такі дії.
10. Статистична звітність: № 1-ПВ (місячна та квартальна), № 3-борг (місячна)
Відповідно до роз’яснення Державної служби статистики України від 10.03.2022 року, статистична звітність в документальній та (або) в електронній формі подається до органів державної статистики протягом трьох місяців після припинення чи скасування воєнного стану або стану війни за весь період неподання звітності.
Тому за неподання чи несвоєчасне подання такої звітності у період дії воєнного стану або стану війни, а також протягом трьох місяців після його завершення до роботодавців не буде застосовуватися адміністративна відповідальність.
Водночас роботодавці, які не мають фізичної можливості протягом визначеного вище строку, подати звітність у зв’язку з безпосередніми наслідками їхньої участі у бойових діях, звільняються від адміністративної відповідальності та подають звітність чи документи не пізніше 30 календарних днів з дня закінчення наслідків, які унеможливлювали її подання.
Також фахівці Держстату запевняють, що у період дії воєнного стану або стану війни не будуть здійснюватися перевірки щодо своєчасності та повноти подання статистичної звітності.
Хоча війна і внесла свої корективи в наше повсякденне життя і роботу, ми повинні пристосовуватися до таких умов та бути готовими вирішувати складні і спірні питання, які виникають в процесі роботи, зокрема у веденні кадрового обліку.
Отже, підсумовуючи зазначене вище, незважаючи на воєнний стан в Україні та бойові дії в окремих регіонах України, ведення кадрового обліку повинно здійснюватися виключно відповідно до вимог чинного законодавства.
